7.4.1 减值准备处理
1.计提减值准备
固定资产的减值是指该资产未来可收回金额低于其账面价值。按规定企业应当在期末或至少在每年年度终了，对固定资产逐项进行检查，当发现固定资产已经发生减值的情况，比如由于市价持续下跌，或技术陈旧等情况导致其可回收金额低于账面价值的，应当将可回收金额低于账面价值的差额作为固定资产减值准备。固定资产减值准备必须按单项资产计提。
例7.12 对笔记本电脑计提减值准备。
单击“卡片”—“变动单”—“计提减值准备”，进入变动单窗口，可进行计提减值准备处理。
具体操作步骤与其他变动单的处理相同，不再赘述。
2.转回减值准备
当原来发生减值的原因消除，已计提减值准备的固定资产价值又得以恢复，应在原已计提的减值准备范围内转回。
在固定资产子系统中，单击“卡片”—“变动单”—“转回减值准备”，进入变动单窗口，可以进行转回减值准备处理。具体操作步骤与其他变动单的处理相同。
7.4.2 折旧处理
自动计提折旧是固定资产系统的主要功能之一。可以根据录入系统的资料，利用系统提供的“折旧计提”功能，对各项资产每期计提一次折旧，并自动生成折旧分配表，然后制作记账凭证，将本期的折旧费用自动登账。
影响折旧计提的因素有原值、减值准备、累计折旧、净残值（率）、折旧方法、使用年限、使用状况。由于在使用过程中，上述因素可能产生变动，这种变动后调整应遵循以下原则：
（1）系统提供的直线法计算折旧时总是以净值作为计提原值，以剩余使用年限为计提年限计算折旧，充分体现平均分摊的思想（平均年限法（一）除外）。
（2）本系统发生与折旧计算有关的变动后，加速折旧法在变动生效的当期以净值为计提原值，以剩余使用年限为计提年限计算折旧，以前修改的月折旧额或单位折旧的继承值无效；直线法还以原公式计算（因公式中已考虑了价值变动和年限调整）。
（3）当发生原值调整、累计折旧调整、净残值（率）调整时，当月计提的折旧额不变，下月按变化后的数值计算折旧。
（4）发生折旧方法调整、使用年限调整、工作总量调整当月按调整后的值计算折旧。
（5）使用状况调整当月按调整前的数据判断是否计提折旧，即使用状况调整下月有效。
（6）本系统各种变动后计算折旧采用未来适用法，不自动调整以前的累计折旧，采用追溯调整法的企业只能手工调整累计折旧。
（7）折旧分配。发生部门转移和类别调整的，当月计提的折旧分配则分配到变动后的部门和类别。
（8）报表统计。将当月折旧和计提原值汇总到变动后的部门和类别。
1.工作量输入
当账套内的资产有使用工作量法计提折旧的时候，每月计提折旧前必须录入资产当月的工作量，本功能提供当月工作量的录入和以前期间的工作量信息的查看。
操作步骤：
（1）在固定资产子系统中，单击“处理”—“工作量输入”，进入“工作量”输入窗口，窗口中显示了当月需要计提折旧、并且折旧方法是工作量法的所有资产的工作量信息。
（2）如果本月是最新的未结账的月份，该表可编辑，可以输入本月工作量。当某些资产的本月工作量与上月相同时，选中该区域，单击“继承上月工作量”按钮，选中区域的资产的本月工作量自动录入。累计工作量显示的是截止本次工作量输入后的资产的累计工作量。单击“保存”按钮，即完成工作量输入工作。
“提示”
1）输入的本期工作量必须保证累计工作量小于或等于工作总量。
2）在选择继承上月工作量情况下，如果上期期末累计工作量加上本期继承值大于工作总量，则系统不执行继承上月工作量，而是根据“本月工作量=工作总量-上期期末累计工作量”自动计算，然后在本月工作量后的单元格内标上星号，如果对自动计算的值不满意，可手工修改。
（3）查询工作量。单击期间选择框，从第1～12期中任选一个期间，列表中的各项数据就是要查看的期间的工作量数据；选择“全年”，则列表列出的数据是各资产在全年12期各期间的工作量数据。
2.计提本月折旧
当开始计提折旧时，系统将自动计提所有资产当期折旧额，并将当期的折旧额自动累加到累计折旧项目中。计提工作完成后，需要进行折旧分配，形成折旧费用，系统除了自动生成折旧清单外，同时还生成折旧分配表，从而完成本期折旧费用登账工作。
例7.13 光华公司计提2006年12月折旧。
操作步骤：
（1）单击“处理”—“计提本月折旧”，弹出系统提示“计提折旧后是否要查看折旧清单？”对话框。
（2）单击“是”按钮，系统再次提示“本操作将计提本月折旧，并花费一定时间，是否要继续？”对话框。
（3）单击“是”按钮，稍候，系统计提折旧完毕，自动打开“折旧清单”。
“提示”
计提折旧应遵循以下原则：在一个期间内可以多次计提折旧，每次计提折旧后，只是将计提的折旧累加到月初的累计折旧上，不会重复累计。
（1）若上次计提折旧已制单并传递到总账系统，则必须删除该凭证才能重新计提折旧。
（2）如果计提折旧后又对账套进行了影响折旧计算或分配的操作，必须重新计提折旧，否则系统不允许结账。
（3）若自定义的折旧方法月折旧率或月折旧额出现负数，系统自动终止计提。
（4）资产的使用部门和资产折旧要汇总的部门可能不同，为了加强资产管理，使用部门必须是明细部门，而折旧分配部门不一定分配到明细部门，不同的单位处理可能不同，因此要在计提折旧后，分配折旧费用时作出选择。
3.折旧清单
折旧清单显示所有应计提折旧的固定资产当前所计提折旧数额的列表，一个月为计提期间的折旧清单中列示了资产名称、计提原值、月折旧率、单位折旧、月工作量、月折旧额等信息。全年的折旧清单中同时列出了各资产在12个月计提期间中月折旧额、本年累计折旧等信息。
4.折旧分配表
折旧分配表是制作记账凭证的原始凭证，是把计提折旧额分配到有关成本和费用的依据，折旧分配表有两种类型：类别折旧分配表和部门折旧分配表，只能选择一个制作记账凭证。什么时候生成折旧分配表，是根据在初始化设置的或选项中选择的折旧分配汇总周期来确定的，如果选定的是一个月，则每期计提折旧后自动生成折旧分配表；如果选定的是三个月，则只有到三的倍数的期间，即第3，6，9，12期间计提折旧后才自动生成折旧分配凭证。制作记账凭证要在生成折旧分配表后进行。
“提示”
如果要选择类别折旧分配表则单击“修改”按钮，然后选择“按类别分配”选项，折旧分配表将按固定资产类别显示分配折旧额。
如果要修改折旧分配部门，单击“修改”按钮，然后单击“部门分配条件”按钮，弹出“折旧部门汇总”窗口，选择要分配汇总的部门，在部门前面的框内打勾。单击确定后，将按选择的结果列出部门折旧分配表，以后每次均按此条件生成部门折旧分配表，直至下一次修改部门分配设置。
在折旧费用分配表界面，可以单击“凭证”按钮制单，也可以以后利用“批量制单”功能进行制单。
7.4.3 制单、对账与结账处理
1.制作记账凭证
固定资产系统和总账系统之间存在数据的自动传输关系，这种传输是通过记账凭证来完成的。本系统需要制作记账凭证的情况包括：资产增加、减少、卡片修改（涉及原值和累计折旧时）、资产评估（涉及原值和累计折旧时）、原值变动、累计折旧调整以及折旧分配等。
制作记账凭证可以采取“立即制单”或“批量制单”两种方法实现。当在“选项”中设置了“业务发生后立即制单”，则以上需要制单的相关业务发生后系统自动调出不完整凭证供修改；如果在“选项”中未选取“业务发生后立即制单”，则可利用本系统提供的另一功能“批量制单”完成制单工作。批量制单功能可同时将一批需要制单的业务连续制作凭证并传输到账务系统，避免了多次制单的烦琐。凡是业务发生当时没有制单的，该业务自动排列在批量制单表中，表中列示应制单而没有制单的业务发生的日期、类型、原始单据号，缺省的借贷方科目和金额、以及制单选择标志。
例7.14 将12月未制单的业务批量制单。
操作步骤：
（1）单击“处理”—“批量制单”，打开“批量制单”对话框。
（2）单击“制单选择”页签，在每个业务行的“制单”栏双击选中。若要进行汇总制单，在“合并号”一栏下输入标记，以确定哪几张卡片汇总制作一张单据。
（3）单击“制单设置”页签，根据实际情况和需要选择“科目”和“部门核算”。
（4）单击“制单”按钮，将根据设置进行批量制单和汇总制单，屏幕显示出所作的记账凭证。
（5）选择凭证类别、日期，输入摘要等等，确认无误后单击“保存”按钮。
（6）单击“下张”按钮，完成其他业务制单。
“提示”
（1）通过固定资产系统制作的凭证，必须保证借方合计数、贷方合计数分别与原始单据的数值相等。如资产重估原值增加500元，则合法的凭证借方、贷方合计必须等于500元。
（2）如该单据在其他系统已制单或者发生其他不应制单的情况。可以选中该行后单击“删除”按钮，将该应制单业务从表中删除。
（3）如果在业务发生时立即制单，摘要根据业务情况自动填入；如果使用批量制单方式，则摘要为空，需要手工录入。
（4）在选择批量制单的时候，“计提减值准备”和“转回减值准备”业务的单据生成凭证时，则带入系统默认的减值准备科目。
（5）在选择批量制单的时候，“资产减少”业务的单据生成凭证时，如果该资产已发生减值的，在借方可以增加一条，带入系统默认的减值准备科目。若在“选项”按钮中选中了“执行事业单位会计制度”，且“增加方式”中选中了“列支科目”，则新增资产生成凭证时产生四个会计科目，带入增加方式中所设置的对应入账科目及列支科目。
（6）删除也可运用批量制单操作完成，即可以选中多条待制单业务后统一删除。
2.查询、修改、删除凭证
本系统所产生的凭证的查询、修改和删除可通过“处理”—“凭证查询”完成。
“提示”
（1）从固定资产系统传递到总账中的凭证，总账无权修改和删除。
（2）需修改凭证时，能修改的内容仅限于摘要、用户在凭证中自行增加的科目、系统缺省的分录的折旧科目，而系统缺省的分录的金额是与原始单据相关的，不能修改。
3.对账
当在初始化设置中或者选项中选择了与账务系统对账，才可使用本系统的对账功能。
系统在运行过程中应保证固定资产系统的固定资产价值与总账系统中固定资产科目的数值相等，可随时使用对账功能对两个系统进行审查。对账的操作不限制时间，在系统运行的任何时候都可以进行对账，但系统在执行月末结账时自动对账一次，并给出对账结果。
在固定资产子系统下，单击“处理”—“对账”，系统自动完成对账工作并给出对账结果。
“提示”
（1）只有设置账套参数时选择了“与财务系统进行对账”，本功能才能操作。
（2）如果对账不平，则需要根据在初始化设置时是否选中“在对账不平情况下允许固定资产月末结账”项目来判断此时是否可以进行结账处理，未选中则不能结账，选中可以结账。
4.月末结账
根据制度相关规定，每月末都需要进行结账。一般情况下，固定资产系统完成本月全部制单后，生成的凭证自动传输到总账账务系统，在总账账务系统中审核，记账。当总账系统记账结束后，固定资产系统才可以进行对账，对账平衡则可以开始结账，结账后当期数据不能修改。
操作步骤：
（1）单击“处理”—“月末结账”，打开“月末结账……”对话框。
（2）阅读系统提示，单击“开始结账”按钮开始结账。
（3）稍候系统提示“与账务对账结果”显示框。
（4）单击“确定”按钮，系统提示“月末结账成功完成！”对话框。
至此，用户不能再对此账套本月任何数据进行修改，如果要开始下一会计期间的业务处理，需要从“系统”—“重新注册”以下一会计期间日期注册重新登录系统后，方可进行相关业务操作。
“提示”
本期不结账，将不能处理下期的数据；结账前一定要进行数据备份，否则数据一旦丢失，将造成无法挽回的后果。
5.恢复月末结账前状态
如果结账后发现有未处理的业务或者需要修改的事项，可通过系统提供的“恢复月末结账前状态”功能进行反结账。
操作步骤：
（1）以要恢复结账的月份登录系统，单击“处理”—“恢复月末结账前状态”，屏幕显示提示信息。
（2）单击“是”按钮，系统即执行反结账操作。
（3）反结账完成后，系统提示：“成功恢复账套月末结账前状态！”单击“确定”按钮返回。
“提示”
（1）在使用“恢复月末结账前状态”功能时，应注意不能跨年度恢复数据，即本系统年末结转后，不能利用本功能恢复年末结转。
（2）由于成本系统每月从本系统提取折旧费数据，因此一旦成本系统提取了某期的数据，则该期不能反结账。
（3）恢复到某个月月末结账前状态后，本账套内对该结账后所做的所有工作都已无痕迹删除。
7.4.4 账表管理
固定资产管理的任务是及时反映和监督企业固定资产的增加、调出、保管、使用及清理报废等情况，起到保护企业财产的安全完整，充分发挥固定资产效能的作用，也便于成本计算。
固定资产管理过程中，需要及时统计资产的各类信息，并以账和表的形式将这些信息提供给财务人员和资产管理人员。系统中的“账表管理”功能提供的报表分为五类：分析表、统计表、账簿、折旧表、自定义报表。选择相应账表可以查看各报表信息。同时，账表管理提供了强大的联查功能，将各类账表与部门、类别明细和原始单据等有机地联系起来，真正实现了方便、快捷的查询模式。
1.分析表
分析表主要通过对固定资产的综合分析，为管理者提供管理和决策依据。系统提供了四种分析表：部门构成分析表、价值结构分析表、类别构成分析表、使用状况分析表。管理者可以通过这些表了解本企业资产计提折旧的程度和剩余价值的大小。
2.统计表
统计表是出于资产管理的需要，按管理目的统计的数据。系统提供了八种统计表：固定资产原值一览表、固定资产到期提示表、固定资产统计表、评估汇总表、评估变动表、盘盈盘亏报告表、逾龄资产统计表、役龄资产统计表。这些表从不同的侧面对固定资产进行统计分析，使管理者可以全面细致地了解企业对资产的管理、分布情况，为及时掌握资产的价值、数量以及新旧程度等指标提供依据。
其中，“固定资产到期提示表”是本系统新增的一种统计表。该表主要用于显示当前期间使用年限已到期的固定资产信息，以及即将到期的资产信息，以丰富查询分析功能，提高产品的管理性能。与此相对应，在“选项”中增加“是否每次登陆系统时显示资产到期提示表”的选项，根据该参数判断是否当用户每次登陆固定资产系统时自动显示该表。
“提示”
（1）固定资产到期提示表显示在所选择期间内使用年限恰好到期的资产信息，期间长度可以选择“1—12”，对于未处理的期间也可以提前查看资产的即将到期数据，但折旧数据仅为已计提期间的数据。
（2）如果在选项中选择了“每次登录系统时显示资产到期提示表”，则无论是否有到期的固定资产，都会显示资产到期提示表。
3.账簿
系统自动生成的账簿有（单个）固定资产明细账、（部门、类别）明细账、固定资产登记簿、固定资产总账。这些账簿以不同方式，序时地反映了资产变化情况，在查询过程中可联查某时期（部门、类别）明细及相应原始凭证，从而获得所需财务信息。
4.折旧表
系统提供了五种折旧表：部门折旧计提汇总表、固定资产折旧清单表、固定资产折旧计算明细表、固定资产及累计折旧表（一）（二）。通过该类表可以了解并掌握本企业所有资产本期、本年乃至某部门计提折旧及其明细情况。
（1）部门折旧计提汇总表。部门折旧计提汇总表反映该账套内各使用部门已计提折旧的情况，包括计提原值和计算的折旧额信息。
该表既可以选择某一个月份汇总折旧数据，也可以选择某期间段进行查询。如果用户选择期间段数据，如选择2月～3月，在报表栏目中则隐藏“计提原值”列，仅显示按期间段汇总的“折旧额”数据，并且不允许联查明细账。
（2）固定资产折旧清单表。固定资产折旧清单表用于查询按资产明细列示的折旧数据及累计折旧数据信息，以完善系统报表查询功能。该报表可以按部门、资产类别查询固定资产的明细折旧数据信息。
（3）固定资产折旧计算明细表。固定资产折旧计算明细表是按类别设立的，反映资产按类别计算折旧的情况，包括上月计提情况、上月原值变动、和本月计提情况。
“提示”
1）由于本系统除在建账时录入原始卡片外，其他使用期间也可录入原始卡片。原始卡片录入当月计提折旧，所以在当期或上期录入原始卡片的情况下，上月计提原值+上月增加原值-上月减少原值=本月计提原值。
2）当有多个使用部门的资产发生原值变动时，变动的原值在各部门之间按比例分配，分配比例之和为100%，分配比例可通过修改使用部门和分配比例改变，按比例变动出现的差额，按分配部门顺序，归属最后一个部门。
（4）固定资产及累计折旧表（一）。固定资产及累计折旧表（一）是按期编制的反映各类固定资产的原值、累计折日（包括年初数和期末数）和本年折旧的明细情况。
“提示”
建账当年的年初数是指建账当期的期初数。
（5）固定资产及累计折旧表（二）。本表是固定资产及累计折旧表（一）的续表，反映本年截止到查询期间固定资产的增减情况。本表与表（一）的数值之间是有联系的，它们之间的关系可用公式描述：
固定资产原值期末数合计=原值年初数合计+本年增加的原值合计-本年减少的原值合计
固定资产累计折旧期末数合计=累计折旧年初数合计+本年折旧额合计+本年增加累计折旧合计-本年减少累计折旧合计
但上述公式不是绝对成立的，如在资产发生原值变动情况下，表（一）反映该变动，而表（二）不反映。
5.自定义报表
各企业对报表信息的需求存在很大的差别，当系统提供的报表不能满足企业要求时，可以自己定义报表，可存放在自定义账夹中。
6.图形分析
所谓图形分析，是将报表中的数据用图形方式反映出来。系统提供可以进行图形分析的报表有：固定资产总账、部门折旧计提汇总表、固定资产使用状况分析表、固定资产部门构成分析表、固定资产及累计折旧表（二）。
产生固定资产使用状况图形分析的操作过程如下：
单击“账表”“我的账表”，进入“我的账表”窗口，双击分析表中的“固定资产使用状况分析表”，选择期间，单击“确定”按钮，出现要查看的分析表，单击分析表中“图形分析”工具按钮，出现图形后可在图形分析窗中选择图形工具确定图形的形式。
自定义查询是通过用户设置的自定义查询条件表进行的。以自定义查询卡片为例，自定义查询表是用户根据自己管理卡片的需要自定义的一类报表，其内容是根据所定义的查询条件（由多个查询条件组成的查询条件集合）筛选出的卡片集合。
操作步骤：
（1）从卡片管理界面中查询条件下拉框中选择“自定义查询”。
（2）如果该查询只是临时查询，单击“查找”按钮，则自定义的查询条件不保存。如果在日常业务处理中经常按某一条件集合查询时，可把该条件集合保存，方便以后查询时直接调用。
（3）单击“编辑查询”按钮输入要定义的查询表名称，编辑查询条件。
（4）单击“新增行”按钮，可以输入查询条件，每一行表示一个查询条件，当定义的查询条件是由多个条件组成的条件集合时，各行用关系符组合起来。
（5）查询条件输入后单击“确定”按钮，右侧列表显示符合查询条件的卡片列表。
