一个账套是由若干个子系统构成的，这些子系统共享公用的基础信息，基础信息是系统运行的基石。在启用新账套之始，应根据企业的实际情况，结合系统基础信息设置的要求，事先作好基础数据的准备工作，这样可使初始建账顺利进行。
3.3.1 基础档案的设置顺序
由于企业基础数据之间存在前后承接关系（如必须在设置客户分类的基础上设置客户档案），因此，基础档案的设置应遵从一定的顺序。明确基础数据之间的关联，可以使得基础档案的设置顺利进行。图中未列出的项目，不存在先后顺序问题。
3.3.2 基础档案的设置方法
基础档案各项内容，需要在“企业应用平台”—“基础信息”—“基础档案”中进行设置。设置基础档案之前应首先确定基础档案的分类编码方案，基础档案的设置必须遵循分类编码方案中的级次和各级编码长度的设定。
以下分别说明部分基础档案的设置。
1.部门档案
部门指某使用单位下辖的具有分别进行财务核算或业务管理要求的单元体，不一定与企业实际的职能部门相对应。部门档案用于设置部门相关信息，包括部门编码、名称、负责人、部门属性等。
新增部门档案录入部门档案前，首先要根据企业组织结构确定编码方案，然后根据编码方案给各个部门编码。在录入部门档案时，首先要录入上级部门，然后才能录入下级部门。
下面以部门档案为例说明具体操作。
（1）新增部门档案。
操作步骤：
1）打开“部门档案”窗口。在企业应用平台中，选择工作列表中的“设置”页签，单击“基础档案”—“机构人员”—“部门档案”。
2）单击“增加”按钮，在右窗口的“部门编码”、“部门名称”栏目后分别输入“1”、“管理中心”。
3）单击“保存”按钮。
“栏目说明”
·部门编号：必须录入且唯一。需符合编码级次原则。
·部门名称：必须录入。
·成立日期：指部门的成立时间，默认为当前登录时间。
·负责人、电话、地址、备注：部门的辅助信息，也可以为空。
·部门属性：可以输入车间、采购部门、销售部门等部门分类属性，也可以为空。
·信用信息：包括信用额度、信用等级、信用天数，指该部门对客户的信用权限，也部门是可以为空。如果在销售管理系统一信用控制中选择“部门信用控制”，需要进行部门信用控制的部门建议在这里输入相应信息。
（2）修改部门档案。在部门档案界面左边，将光标定位到要修改的部门上，用鼠标单击“修改”按钮。这时界面处于修改状态，除部门编号不能修改，其他信息均可修改。
（3）删除部门。单击左边目录树中要删除的部门，背景显示蓝色表示选中，单击“删除”按钮即可删除此部门。若部门被其他对象引用后就不能被删除。
（4）撤销部门。单击左边目录树中要撤销的部门，背景显示蓝色表示选中，单击“撤销”按钮，输入撤销日期，即可撤销此部门。
“提示”
1）若部门中有在职人员和未注销的业务员，则不能被撤销。
2）撤销前，提供人员批量转移部门的功能，如果不想使用批量转移，可在人员档案中将人员或业务员手工调整行政部门和业务部门。
3）撤销后，提供客户档案、供应商档案、存货档案、仓库档案等档案中的所属部门批量修改功能。
4）如果存货核算系统的参数设置中选择存货按部门核算，并且仓库在存货明细账或总账（存货核算系统）中已经使用，则此仓库所属部门不能注销。
（5）反撤销部门。单击左边目录树中要反撤销的部门，背景显示蓝色表示选中，单击“反撤销”按钮，即可反撤销此部门。
“提示”
反撤销的部门可继续使用，但转出的人员只能手工再调整回此部门。
（6）刷新档案记录。在网络操作中，可能同时有多个操作员在操作相同的目录，可以单击“刷新”按钮，查看当前最新目录情况。
2.人员类别
（1）人员类别设置。所谓人员类别就是按照某种特定分类方式将企业的人员分为若干类型。不同类型人员的工资水平可能不同，计算工资费用时要根据不同的人员类型来进行财务核算，在计算成本费用时也要根据不同的人员类型进行分配、分摊。因此对人员进行分类有助于实现工资的多级化管理，为企业提供不同类别人员的工资信息。
对企业的人员类别进行分类设置和管理，一般是按树形层次结构进行分类。系统预置了在职人员、离退人员、离职人员和其他人员四类顶级类别，在此基础上用户可以自定义扩充人员子类别。
（2）增加人员类别。
例3.3 光华公司对于在职人员细分为管理人员、经营人员、车间管理人员以及生产人员四类。
操作步骤：
1）在工作列表的“设置”页签中，单击“基础档案”—“机构人员”—“人员类别”，打开“人员类别”窗口。
2）从左侧人员类别目录中选择“在职人员”，然后单击“增加”按钮，打开“增加档案项”对话框。在对话框中输入档案编码“101”、档案名称“管理人员”。
3）单击“确定”按钮，将此记录保存。
4）在“增加档案项”对话框中继续录入其他人员类别。
“栏目说明”
·档案编码：人员类别编码不能为空，不能重复，同级档案编码长度相同。·档案名称：人员类别名称不能为空，不能重复。
“提示”
顶层人员类别由系统预置，不能增加。
（3）修改人员类别。在“人员类别”窗口中，选定要修改的人员类别档案，单击“修改”按钮，或者双击要修改的人员类别，打开“修改档案项”对话框，对各信息进行修改。
“提示”
档案编码不可修改。
（4）删除人员类别。在“人员类别”窗口中，选定要删除的人员类别，单击“删除”按钮，确认后删除。
“提示”
如果该人员类别已被引用，则不允许删除。
3.人员档案
这里的人员是指企业的各个职能部门中参与企业的业务活动，且需要对其进行核算和业务管理的职员。
设置人员档案前，必须先设置好部门档案才能在这些部门下设置相应的人员档案。除了固定资产和成本管理产品外，其他产品均需使用人员档案。如果企业没有对职员进行核算和管理的要求，则可以不设置人员档案。
下面以人员档案为例说明具体操作。
（1）新增人员档案。
操作步骤：
1）打开“人员档案”窗口。在企业应用平台中，选择工作列表中的“设置”页签，单击“基础档案”—“机构人员”—“人员档案”。
2）单击“增加”按钮，打开“人员档案”窗口，在“基本信息”页签中分别输入相关信息，其中蓝色字段为必输项，其他为任选项。
3）单击“保存”按钮。
4）增加其他人员。操作方法同步骤1）～3）。
“栏目说明”
·人员编号：必须录入，必须唯一。
·人员姓名：必须录入，可以重复。
·人员类别：必须录入，参照人员类别档案。
·行政部门：输入该职员所属的行政部门，参照部门档案。
·人员属性：填写职员是属于采购员、库房管理人员还是销售人员等人员属性。
·照片：指定人员的照片，不能大于100K。
·是否业务员：指此人员是否是企业中的业务人员，或是否体现在产品业务单据上的业务人员，如销售人员、采购人员、财务核算员等。
·是否操作员：指此人员是否可操作用友U8产品，可以将本人作为操作员，也可与已有的操作员作对应关系。
·业务及费用归属部门：指此人员作为业务员时，所属的业务部门，或当他不是业务员，其费用需要归集所设置的业务部门，参照部门档案，只能输入末级部门。
·信用信息：包括信用额度、信用等级、信用天数，指该职员对客户的信用权限，可以为空。如果在“销售管理系统—信用控制”中选择了“业务员信用控制”，建议在这里输入职员信用权限。
“提示”
1）人员类别在“人员类别”档案中设置。企业可用来对人员进行分类设置和整理。一般是按树形层次结构进行分类，系统预置在职人员、离退人员、离休人员和其他人员四类顶级类别，用户可以自定义扩充人员子类别。
2）当此人员选择为业务员时，需填写“业务”页签中的信息。
（2）修改人员档案。在人员列表中双击要修改的人员，进入“人员档案”窗口，单击“修改”按钮即可进入修改状态修改。人员编号不可修改。
（3）删除人员档案。在人员列表中双击要删除的人员，进入“人员档案”窗口，单击“删除”按钮即可删除职员档案。
4.供应商及客户分类
企业可以从自身管理要求出发对供应商、客户进行相应的分类，以便于对业务数据的统计、分析。如可以按照行业或者地区对供应商、客户进行划分。建立起供应商、客户分类后，必须将供应商、客户设置在最末级的分类之下。如果在建账时选择了供应商分类、客户分类，就必须先建立供应商、客户分类，再增加供应商、客户档案；若对供应商、客户没有进行分类管理的需求，可以直接建立供应商档案、客户档案。
（1）新增供应商分类。
操作步骤：
1）打开“供应商分类”窗口。在企业应用平台中，选择工作列表中的“设置”页签，单击“基础档案”—“客商信息”—“供应商分类”。
2）单击“增加”按钮，在右窗口的“类别编码”、“类别名称”栏目后分别输，“01”、“原料供应商”。
3）然后单击“保存”按钮。
4）重复步骤2）～3）增加其他分类。
“栏目说明”
·类别编码：供应商的类别编码是系统识别不同供应商的唯一标志，所以编码必须唯一，不能重复或修改。
·类别名称：供应商的类别名称是用户对供应商的信息描述，可以是汉字或英文字母，不能为空。
“提示”
1）新增的供应商分类的分类编码必须与“编码原则”中设定的编码级次结构相符。
2）供应商分类必须逐级增加。
（2）修改供应商分类。选择要修改的供应商分类，单击“修改”，注意这时只能修改类别名称，类别编码不可修改。
（3）删除供应商分类。将光标移到要删除的供应商分类上，单击“删除”按钮，即可删除当前分类，已经使用的供应商分类不能删除。非末级供应商分类不能删除。
客户分类的增加、修改和删除与供应商分类类似，在这里不再赘述。
5.供应商及客户档案
供应商（客户）档案要用于设置往来供应商（客户）的档案信息，以便于对供应商（客户）资料管理和业务数据的录入、统计、分析。如果在建立账套时选择了供应商（客户）分类，则必须在设置完成供应商（客户）分类档案的情况下才能编辑供应商（客户）档案。建立供应商（客户）档案主要是为企业的采购管理（销售管理）、库存管理、应付（应收）账管理服务的。在填制采购入库单（销售出库单）、采购发票（销售发票）和进行应付（应收）款结算和有关供（购）货单位统计时都会用到供应商（客户）档案，因此必须先设立供应商（客户）档案，以便减少工作差错。在输入单据时，如果单据上的供（购）货单位不在供应商（客户）档案中，则必须在此建立该供应商（客户）的档案。
下面以客户档案为例说明具体的操作。
（1）新增客户档案。
操作步骤：
1）打开“客户档案”窗口。在企业应用平台中，选择工作列表中的“设置”页签，单击“基础档案”—“客商信息”—“客户档案”（如果对客户进行分类，左窗口将显示已设置的客户分类，否则不显示）。
2）增加“天宏公司”。单击“增加”按钮，打开“增加客户档案”对话框。打开“增加客户档案”对话框的“客户编码”、“客户简称”栏目后分别输入“001”、“天宏公司”。（蓝色字段为必输项，其他信息自行选择输入）然后单击“保存”按钮。
3）在“增加客户档案”对话框中增加其他客户档案。
“栏目说明”
1）客户档案基本页介绍如下：
·客户编码：客户编码必须唯一；客户编码可以用数字或字符表示，最多可输入20位数字或字符。
·客户名称：可以是汉字或英文字母，客户名称最多可写49个汉字或98个字符。客户名称用于销售发票的打印，即打印出来的销售发票的销售客户栏目显示的内容为销售客户的客户名称。
·客户简称：可以是汉字或英文字母，客户名称最多可写30个汉字或60个字符。客户简称用于业务单据和账表的屏幕显示，例如，屏幕显示的销售发货单的客户栏目中显示的内容为客户简称。
·对应供应商编码、简称：在客户档案中输入对应供应商名称时不允许记录重复，即不允许有多个客户对应一个供应商的情况出现。例如，当在001客户中输入了对应供应商编码为333，则在保存该客户信息时同时需要将333供应商档案中的对应客户编码记录保存为001.
“提示”
客户档案和供应商档案记录可以设置对应关系，主要为了处理既是客户又是供应商的往来单位，这种对应关系只能一对一。
·所属分类：单击参照按钮选择客户所属分类，或者直接输入分类编码。
·所属地区码：可输入客户所属地区的代码，输入系统中已存在代码时，自动转换成地区名称，显示在该栏目的右编辑框内。建议输代码。也可以用参照输入法，即在输入所属地区码时用鼠标按参照键显示所有地区供选择，用户用鼠标双击选定行或当光标位于选定行时用鼠标单击“确认”按钮即可。
·客户总公司：客户总公司指当前客户所隶属的最高一级的公司，该公司必须是已经通过“客户档案”功能设定的另一个客户。在销售开票结算处理时，具有同一个客户总公司的不同客户的发货业务，可以汇总在一张发票中统一开票结算。在此处，可输入客户所属总公司的客户编号，输入系统中已存在编号时，自动转换成客户简称，显示在该栏目的右编辑框内。请输入代码，也可以参照输入。
·所属行业：输入客户所归属的行业，可输入汉字。
·开票单位：选择总公司名称或本身的名称录入，必须参照选择输入。
·税号：输入客户的工商登记税号，用于销售发票的税号栏内容的屏幕显示和打印输出。·法人：输入客户的企业法人代表的姓名。
·开户银行：输入客户的开户银行的名称，如果客户的开户银行有多个，在此处输入该企业同用户之间发生业务往来最常用的开户银行。
·银行账号：输入客户在其开户银行中的账号。银行账号应对应于开户银行栏目所填写的内容。如果客户在某开户银行中银行账号有多个，在此处输入该企业同用户之间发生业务往来最常用的银行账号。
·客户级别：指客户的等级分类，参照客户级别档案输入。
2）客户档案联系页介绍如下：
·分管部门：该客户归属分管的销售部门。
·专营业务员：指该客户由哪个业务员负责联系业务。
·地址：可用于销售发票的客户地址栏内容的屏幕显示和打印输出，如果客户的地址有多个，在此处输入该企业同用户之间发生业务往来最常用的地址。
·电话、手机号码、呼机：可用于销售发票的客户电话栏内容的屏幕显示和打印输出。
·邮政编码：关于客户的辅助信息，可以不填。
·联系人：可参照联系人档案进行录入，可参照范围是该客户的所有联系人；也可录入档案中不存在的联系人，保存客户档案时，同时按一定规则保存到客户联系人档案中。
·发货地址：可用于销售发货单中发货地址栏的缺省取值，它可以与客户地址相同，也可以不同。在很多情况下，发货地址是客户主要仓库的地址。
·发运方式：可用于销售发货单中发运方式栏的缺省取值，输入系统中已存在代码时，自动转换成发运方式名称。也可以参照输入。
·发货仓库：可用于销售单据中仓库的缺省取值，输入系统中已存在代码时，自动转换成仓库名称。也可以参照输入。
3）客户档案信用页介绍如下：
·应收余额：应收余额指客户当前的应收账款的余额，由系统自动维护，用户不能修改该栏目的内容。单击客户档案主界面上的“信用”按钮，计算并显示应收款管理系统中客户当前应收款余额。
·价格级别：根据可选择的价格级别，选择对该客户销售产品（商品）时使用的价格级别。
·扣率：显示客户在一般情况下可以享受的购货折扣率，可用于销售单据中折扣的缺省取值。
·信用等级：按照用户自行设定的信用等级分级方法，依据客户在应收款项方面的表现，输入客户的信用等级。
·是否按总公司控制信用额度：一般来说如果总公司与子公司的控制信用额度不同时，选择那一种信用额度对客户进行控制是需要注意的，选择此项则在信用控制时按照总公司控制的统一额度对当前客户进行信用额度控制。
·信用期限：可作为计算客户超期应收款项的计算依据，其度量单位为“天”。
·是否控制信用期限：此控制项打“√”，同时在《销售管理》—销售选项—信用控制—设置中选择“按照客户控制信用期限”，表示对该名客户制要实行信用期限控制。
·付款条件：可用于销售单据中付款条件的缺省取值，输入系统中已存在代码时，自动转换成付款条件表示。也可以用参照输入法，即在输入付款条件码时用鼠标按参照键显示所有付款条件供选择，用户用鼠标双击选定行或当光标位于选定行时用鼠标单击确认按钮即可。我们建议用参照输入法。
·最后交易日期：由系统自动显示客户的最后一笔业务的交易日期，例如，该客户的最后一笔业务（在各种业务中业务日期最大）是开具一张销售发票，那么最后交易日期即为这张发票的发票日期。用户不能手工修改最后交易日期。
·最后交易金额：由系统自动显示客户的最后一笔业务的交易金额，例如，该客户的最后一笔业务（在各种业务中业务日期最大）是开具一张销售发票，那么最后交易金额即为这张发票的总价税合计金额。用户不能手工修改最后交易金额。
·最后收款日期：由系统自动显示客户的最后一笔收款的日期。
·最后收款金额：由系统自动显示客户的最后一笔收款业务的收款金额，即在最后修改客户档案选择要修改的客户记录，单击“修改”按钮，修改方法与新增方法相同，注意客户编码不可修改。
（2）删除客户档案。选择要删除的客户记录，单击“删除”按钮即可删除。已被调用的客户不能删除。
（3）过滤查询客户档案。当企业客户较多时，会给查询带来不便，利用系统提供的“过滤”功能输入查询条件，可以快速找到需要的客户记录。
单击客户档案列表中的“过滤”按钮，打开“过滤条件”对话框，在“过滤条件”页签中设置的过滤条件是基础档案中的各输入项，由此得知客户基础档案信息输入的内容越全面，可以使用的过滤条件就越多，过滤结果越精确。在“高级过滤条件”页签中可以使用系统提供的逻辑关系、条件项、关系选择和条件值，并利用“加入条件”和“清除条件”按钮编辑过滤条件表达式。一般来讲，高级过滤能够构造更为复杂的查询条件。
供应商档案设置的各栏目内容同客户档案基本相同。以下仅对不同项目做简要说明在供应商档案基本页中不同与客户档案的内容为供应商属性，它分货物、委外、服务三种属性：货物属性的供应商用于采购货宅时可选的供应商，委外属性的供应商用于委外业务时可选的供应商，服务属性的供应商用于费用或服务业务时可选的供应商。
“提示”
如果此供应商已被使用，则供应商属性不能删除修改，可增选其他项；供应商档案信用页中不同于客户档案管理的内容有单价是否含税：显示的单价是含税价格还是不含税价格。供应商档案其他页中不同于客户档案管理的内容有对应条形码：用于存货进行条形码管理时，若存货条形码中有供应商信息，需要在对应供应商中输入对应编码信息。
6.外币设置
如果企业的业务还需要用外币进行核算，那么在填制凭证处理业务中所用的汇率应先在基础档案的外币设置中进行定义，以便制单时调用，减少录入汇率的次数和差错。当汇率变化时，也应预先在此进行定义，否则，制单时不能正确录入汇率。
对于使用固定汇率（即使用月初或年初汇率）作为记账汇率的用户，在填制每月凭证前，应预先在此录入该月的记账汇率，否则在填制该月外币凭证时，将会出现汇率为零的错误。对于使用变动汇率（即使用当日汇率）作为记账汇率的用户，在填写该天的凭证前，应预先在此录入该天的记账汇率。
（1）增加外币。
操作步骤：
1）在企业应用平台中，选择工作列表中的“设置”页签，单击“基础档案”—“财务”—“外币设置”，进入“外币设置”窗口。
2）增加币种。在“外币设置”窗口中，单击“增加”按钮，然后在币符及币名栏目中分别输入“USD”和“美元”，单击“确认”按钮，将输入内容保存。
3）输入汇率。在“外币设置”窗口中，选中左栏中的“美元”币种，单击“固定汇率”选项，在“2006.12”的“记账汇率”栏目中输入“7.425”。
“栏目说明”
·币符及币名：所定义外币的符号及其名称，如美元，其币符可以定义为USD，名称定义为美元，币符为必输项。
·汇率小数位：定义外币的汇率小数位数，系统默认为5位。
·折算方式：分为直接汇率与间接汇率两种，用户可以根据外币的使用情况选定汇率的折算方式。直接汇率即“外币 汇率=本位币”，间接汇率即“外币/汇率=本位币”。
·外币最大误差：在记账时，如果外币￥（或/）汇率-本位币＞最大折算误差则系统给予提示，系统默认最大折算误差为0.00001，即不相等时就提示，系统最大折算误差为0.00001，即不相等时就提示，如果用户希望在制单时不提供最大折算误差提示，可以将最大折算误差设为一个比较大的数值，如1000000即可。
·固定汇率与浮动汇率：选“固定汇率”即可录入各月的月初汇率，选“浮动汇率”即可录入所选月份的各日汇率。
·记账汇率：在平时制单时，系统自动显示此汇率，如果用户使用固定汇率初汇率），则记账汇率必须输入，否则制单时汇率为0.
·调整汇率：即月末汇率。在期末计算汇兑损益时用，平时可不输，等期末入期末时汇率，用于计算汇兑损溢，本汇率不作其他用途。
“提示”
此处仅供用户录入固定汇率与浮动汇率，并不决定在制单时使用固定汇率还是浮动汇率；在总账模块的“选项”中，“汇率方式”的设置决定制单使用固定汇率还是浮动汇率。
（2）删除外币。将光标移到要删除的外币上，用鼠标单击“删除”，即可删除当前外币。
“提示”
已经使用的外币不能删除。
7.会计科目
会计科目是对会计对象具体内容进行分类核算的目录。会计科目是填制会计凭证、登记会计账簿、编制会计报表的基础。会计科目设置的完整性影响着会计的顺利实施，会计科目设置的层次深度直接影响会计核算的详细、准确程度。
本功能完成对会计科目的设立和管理，用户可以根据业务的需要方便地增加、插入、修改、查询、打印会计科目。
（1）设置会计科目的原则。财务软件中所采用的一级会计科目必须符合国家会计制度的规定，而明细科目，各使用单位则可根据实际情况，在满足核算和管理要求以及报表数据来源基础上，自行设定。具体设置原则如下：
会计科目的设置必须满足会计核算与宏观管理和微观管理的要求，在会计核算时资产、负债、所有者权益、成本、损益等各类科目中所有可能用到的各级明细科目均需设置。
会计科目的设置必须满足编制财务会计报告的要求，凡是报表所用数据要从总账系统中取数的，必须设立相应的科目。
会计科目的设置必须保持科目与科目间的协调性和体系完整性。不能只有下级科目，而没有上级科目，既要设置总账科目又要设置明细科目总括和详细的会计核算资料。
会计科目要保持相对稳定，会计年中不能删除。会计科目名称的设置，一级会计科目名称按国家会计制度的规定，明细科目的名称要通俗易懂，具有普遍的适用性。
设置会计科目要考虑到与子系统的衔接。因为，在总账系统中，只有末级会计科目才允许有发生额，才能接收各个子系统转入的数据，因此，要将各个子系统中的核算大类设置为末级科目。
为了满足企业对某些具体会计业务的核算和管理，企业除了完成一般的总账、明细账核算设置外，还可以设置辅助核算，以更灵活多变的辅助核算形式、统计方法为管理者提供准确、全面的会计信息。辅助账主要包括数量核算、外币核算、个人往来核算、客户与供应商往来核算、部门核算和项目核算等。
在建立会计科目时，对有辅助核算要求的科目，需要设置相应的辅助核算标识，以便在输入凭证时，系统根据辅助账标识，输入相应的附加业务信息。
例如，管理费用可设成部门核算，生产成本可设成项目核算，应收账款可设成客户往来核算，应付账款可设成供应商往来核算。
在建立会计科目时，输入的基本内容包括会计科目编码、科目名称、科目类型、辅助账类、账页格式、受控系统等项目。
1）会计科目编码。一级科目编码按财政部规定；明细科目编码按照参数设置中对科目编码级次和级长的规定进行设置。通常的方法是同级科目按顺序排列，以序号作为本级科目编码，加上上级科目编码，组成本级科目全编码。
2）科目名称。它是指会计科目的汉字名称。科目汉字名称是证、账、表上显示和打印的标志，是企业与外部交流信息所使用的标志。输入科目名称时尽量避免重名，以免影响科目运用的准确性。
3）科目类型。按会计科目性质对会计科目进行划分，按照会计制度规定，科目类型分为五大类，即资产、负债、所有者权益、成本、损益。
4）辅助账类。辅助账标识一般要求设在最底层的科目上，但为了查询或出账方便，其上级也可以设账类。辅助账一经定义并已使用，则不要进行随意的修改，以免造成账簿数据的混乱。
5）账页格式。规定每个科目的会计账页格式，账页格式一般有金额式、外币金额式、数量金额式、数量外币式等种类。
6）受控系统。为了加强各系统间的相互联系与控制，在定义会计科目时引入受控系统概念。即设置某科目为受控科目，受控于某一系统，则该受控系统只能使用受控科目制单。如“应收账款”是应收系统的受控科目，则应收系统只能使用应收账款科目制单。
（2）增加会计科目。如果用户需建立的会计科目体系与所选行业标准会计科目基本一致，则可以在建立账套时选择预置标准会计科目，这样在会计科目初始设置时只需对不同的会计科目进行修改，对缺少的会计科目进行增加处理即可。
如果用户需建立的会计科目体系与所选行业标准会计科目相差较多，则可在系统初始设置时选择不预留行业会计科目，这样可以根据自身的需要自行设置全部会计科目。
例3.4 为光华信息有限公司的会计科目表增加“100202”｜“中行存款”会计科目，账页格式为“外币金额式”，外币核算方式为“美元USD”，并设置为日记账、银行账科目。
操作步骤：
1）在企业应用平台中，选择工作列表中的“设置”页签，单击“基础档案”—“财务”—“会计科目”，进入“会计科目”窗口。
2）在“会计科目”窗口中，执行“编辑”—“增加”命令，或单击工具栏上的“增加”按钮，或按“F5”键，打开“新增会计科目”对话框。
3）根据业务要求，在有关栏目内输入“100202”｜“中行存款”会计科目相应内容，并正确选择单选项或复选项，然后，单击“确定”按钮保存。
“提示”
增加会计科目时，要遵循先建上级再建下级的原则；会计科目编码的长度及每级位数要符合编码规则；编码不能重复；科目已经使用后再增加明细，系统自动将上级科目的数据自动结转到新增加的第一个明细科目上，以保证账账平衡。
（3）复制增加会计科目。为了加快建立会计科目的速度和准确性，系统提供了复制会计科目的功能，可以对下级科目或者同级属性相近的科目进行复制，这样只需稍作改动即可完成增加工作。
（4）批量复制会计科目。如果某一科目的下级与另一个或几个科目的下级内容相同，我们还可以将某一科目的下级成批复制到另一科目中作为下级，同样的，必要时只需将科目做适当调整即可。
“提示”
1）源科目与目标科目的级次必须相同。
2）源科目的级次必须是非末级。
3）目标科目的级次必须为末级。
4）如果需要将源科目的核算形式一起复制过去，应选中相应的核算形式，否则，不能复制核算形式。
5）如果想将本账套某一科目的下级复制到其他账套同一科目的下级，可选择“其他账套”，根据栏目提示输入相关内容并选择目标账套，然后单击“确认”按钮保存。
（5）修改会计科目。如果需要对原有会计科目的某些项目进行修改，如科目名称、账页格式、辅助核算、汇总打印、封存标识等，我们可以通过“修改”功能来完成。
例3.5 将光华公司会计科目表中的“1131”｜“应收账款”修改为“客户往来”辅助核算。
操作步骤：
1）在“会计科目”窗口中选择“1131”｜“应收账款”科目，执行“查看”—“修改”命令，或单击工具栏上的“修改”按钮，或双击该科目，打开“会计科目修改”对话框。
2）在“会计科目修改”对话框中，单击“修改”按钮，进入修改状态。
3）选择“客户往来”辅助核算选项，然后单击“确定”按钮保存。
“一点通”
1）只有处于修改状态才能设置汇总打印和封存。汇总打印是指在同一张凭证中当某科目或有同一上级科目的末级科目有多笔同方向的分录时，如果希望将这些分录按科目汇总成一笔打印，则需要在修改该科目时设置为汇总打印，汇总到的科目设置成该科目的本身或其上级科目。被封存的科目在制单时不可以使用。
2）成批修改会计科目时，可在“会计科目修改”对话框中直接查找科目进行修改。
“提示”
1）没有会计科目设置权的用户只能在此浏览科目的具体定义，而不能进行修改。已有下级科目，不能修改其编码，应遵循“自下而上”的原则，即先删除下一级科目，然后修改本级科目。
2）已经输入余额的科目，不能修改其编码，必须先删除本级及其下级科目的期初余额（设为0），才能修改该科目。
3）已有数据的科目不能修改科目的相应属性。
（6）删除会计科目。假设某些科目目前暂时不需用或者不适合企业科目体系的特点，可以将其删除。
例3.6 将光华有限公司会计科目表中的“110110短期投资 其他”科目删除。
操作步骤：
1）选择要删除的“110110短期投资 其他”科目，执行“编辑”—“删除”命令，或单击工具栏上的“删除”按钮，打开“删除记录”对话框。
2）单击“确定”按钮即可将该科目删除。
“提示”
1）如果科目已输入期初余额或已制单，则不能删除。
2）被指定为现金银行科目的会计科目不能删除，如想删除必须先取消指定。
（7）指定现金、银行及现金流量会计科目。指定会计科目是确定出纳的专管科目。被指定为现金、银行总账科目的在出纳功能中可以查询现金、银行日记账，进行银行对账，以及在制单中进行支票控制和资金赤字控制。从而实现现金、银行管理的保密性。
一般情况下，现金科目要设为日记账；银行存款科目要设为银行账和日记账。
此处指定的现金流量科目供UFO编现金流量表时取数函数使用，所以在输入凭证时，对指定的现金流量科目系统自动弹出窗口要求指定当前输入分录的现金流量项目。
例3.7 根据光华公司的业务需要，指定“1001 现金”为现金总账科目，指定“1002 银行存款”为银行总账科目，指定“1001 现金”、“1002 银行存款”和“1009 其他货币资金”及其下级科目为现金流量会计科目。
操作步骤：
1）在“会计科目”窗口中，执行“编辑”—“指定科目”命令，打开“指定科目”对话框。
2）单击“现金总账科目”单选按钮，在待选科目框中选择“1001 现金”科目，单击“＞”按钮或双击该科目，将“1001 现金”科目添加到已选科目框中。
3）单击“银行总账科目”单选按钮，在待选科目框中选择“1002 银行存款”科目，单击“＞”按钮或双击该科目，将“1002 银行存款”科目添加到已选科目框中。
4）单击“现金流量科目”单选按钮，在待选科目框中分别选择“1001 现金”、“100201 工行存款”、“100202 中行存款”科目，单击“＞”按钮或双击该科目，将其添加到已选科目框中。
5）单击“确认”按钮保存。
“提示”
在指定科目时，如果本科目已被制过单或已输入期初余额，则不能删除、修改该科目。如要修改该科目必须先删除使用该科目的凭证，并将该科目及其下级科目余额清零，再修改。
（8）定义科目自由项。在填制凭证时，除了摘要、科目、金额等主要信息外，还可能有许多辅助信息来说明此项业务的情况，这些信息并不是凭证的主要信息，又无法通过辅助账实现，但在制单时又希望对这些信息提供输入的地方，并在查询时可以进行统计。
利用科目自定义项，就可以很方便地实现这些功能了。科目自定义项由用户自由设置并在填制凭证时输入内容。
“说明”
1）在此定义了自定义项的科目，可在制单中填写自定义项的内容。
2）在账簿查询中查看有关自定义项数据。
（9）查找科目。如果想快速查找某科目，可执行“查看”—“查找”命令，或者单击“查找”按钮，或按“Ctrl K”键，打开“查找科目”对话框，输入科目编码、名称或助记码，单击“查找”按钮，即可找到指定科目。
8.凭证类别
根据企业管理和核算要求，将会计凭证进行分类编制，系统提供了设置凭证类别的功能，以便管理、记账和汇总。
第一次使用总账系统，首先应正确选择凭证类别的分类方式。
用户完全可以按照本单位的需要对凭证进行分类。如果是第一次进行凭证类别设置，可以按以下几种常用分类方式进行定义：
1）记账凭证；
2）收款、付款、转账凭证；
3）现金、银行、转账凭证；
4）现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证；
5）自定义凭证类别。
操作步骤：
1）在企业应用平台中，选择工作列表中的“设置”页签，单击“基础档案”—“财务”—“凭证类别”，打开“凭证类别预置”对话框。
2）在“凭证类别预置”对话框中选择“收款凭证、付款凭证、转账凭证”单选项。
3）单击“确定”按钮，打开“凭证类别”对话框。在“凭证类别”对话框中，单击“修改”按钮，依次为“收”、“付”、“转”三个凭证类别选择限制类型为“借方必有”、“贷方必有”和“凭证必无”，限制科目均输入“1001，100201，100202”。
“技术细节”
某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，这里，系统有七种限制类型供选择：
1）借方必有。制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生额。
2）贷方必有。制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生额。
3）凭证必有。制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生额。
4）凭证必无。制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生额。
5）无限制。制单时，此类凭证可使用所有合法的科目限制科目由用户输入，可以是任意级次的科目，科目之间用半角逗号分割，数量不限，也可参照输入，但不能重复输入。
6）借方必无。即金额发生在借方的科目集必须不包含借方必无科目。可在凭证保存时检查。
7）贷方必无。即金额发生在贷方的科目集必须不包含贷方必无科目。可在凭证保存时检查。
设定以上限制后，在凭证录入保存时由系统自动进行检查。
“说明”
凭证类别的前后顺序，将决定明细账中账项的排列顺序。例如，设置凭证类别排列顺序为收、付、转，那么在查询明细账、日记账时，同一日的凭证，将按照收、付、转的顺序进行排列。
“提示”
1）若选有科目限制，则至少要输入一个限制科目。若限制类型选“无限制”，则不能输入限制科目。
2）若限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制。
3）已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字。
4）输入多个限制科目时，科目之间必须用半角逗号分割，否则会出错误信息。
9.项目目录
一个单位项目核算的种类可能多种多样，如在建工程、对外投资，技术开发、融资成本、在产品成本、课题、合同订单等。为了满足企业的实际需要，可定义多类项目核算，将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类，一个项目大类可以核算多个项目。为了便于管理，企业还可以对这些项目进行分类以便统计管理。
使用项目核算与管理的之前必须设置项目档案，项目档案设置包括：增加或修改项目大类，定义项目核算科目、项目分类、项目栏目结构，并进行项目目录的维护。这些工作都是在基础档案的“项目目录”中完成的。
例如，光华公司需要对生产成本进行项目核算。
（1）定义项目大类。定义项目大类的内容包括：
1）项目大类名称。项目大类名称是该类项目的总称，而不是会计科目名称。
2）定义项目级次。项目级次即项目编码规则，项目分类最多分8级，总级长不超过22位，单级级长不能超过9位。
3）定义项目栏目。编辑项目栏目的名称和各栏目的属性。系统默认的栏目有“项目编号”、“项目名称”、“是否结算”及“所属分类码”，用户可根据需要，单击“增加”、“删除”按钮，编辑栏目内容。
操作步骤：
i）在企业应用平台中，选择工作列表中的“设置”页签，单击“基础档案”—“财务”—“项目目录”，打开“项目档案”对话框。
ii）单击工具栏上的“增加”按钮，打开“项目大类定义增加”对话框。
iii）输入新项目大类名称：基建项目；选择新增项目大类的属性为“普通项目”。
“栏目说明”
·普通项目：除了系统预置的成本对象、项目管理、存货核算和现金流量项目大类之外，您可以自由设置任何具有相同经济性质的一类经济业务组成为一个项目大类，例如一份合同、一张订单、一个建筑项目、投资项目等。
·使用存货目录定义项目：如果企业使用了存货核算系统，可以在这里选择存货档案中已定义的存货目录作为项目进行核算管理。新增项目大类时，选择“使用存货目录定义项目”，定义“存货核算”为项目大类名称，系统自动将存货分类设置为项目分类，并将存货目录设置为项目目录。
·成本对象：如果需要进行成本核算，可以以成本对象作为项目大类进行核算管理，定义“成本对象”为项目大类名称。项目栏目中增加“对应产品结构父项编码”和“对应产品结构父项名称”，其类型和长度由系统预置。
·现金流量项目：以现金流量项目为项目大类进行核算管理，定义“现金流量项目”为项目名称除了系统预置的四个固定栏目外，还增加一个“方向”标题，用以定义现金的流入或流出方向，为现金流量统计提供基础参数设置。
·项目成本核算大类：系统预置的固定项目，除了四个固定栏目外，还增加一个“完工日期”标题，类型是日期型，长度为10个字符，不可修改类型和长度。
iv）单击“下一步”按钮。
v）选择项目级次：1级，1位，单击“下一步”按钮。
vi）定义项目栏目。取系统默认值，然后单击“完成”按钮保存设置。
“提示”
如果用户需要修改项目大类名称、项目分类级次、项目栏目结构等项目大类的相关信息，可单击工具栏上的“修改”按钮，进入项目大类修改向导，再进行修改。
（2）指定核算科目。指定核算科目就是具体指定核算此大类项目所使用的会计科目。
指定核算科目之前，必须在总账系统的会计科目设置中，将需要进行项目核算的科目的辅助核算属性设置为项目核算。
操作步骤：
1）在“项目档案”对话框中，选择项目大类：生产成本。
2）单击“核算科目”页签。
3）在“核算科目”页签的待选栏目中选择科目：4101生产成本各明细科目，单击“＞”添加到已选科目栏内。
4）单击“确定”按钮。
“提示”
一个项目大类可指定多个科目，一个科目只能指定一个项目大类。
（3）定义项目分类。为了便于统计，可对同一项目大类下的项目做进一步划分，这就需要进行项目分类的定义。如工程的项目大类下的分类项目及明细项目。
操作步骤：
1）在“项目档案”对话框中，单击“项目分类定义”页签。
2）输入分类编码“1”、“自行开发项目”，单击“确定”按钮保存设置。
3）重复上述步骤，设置“委托开发项目”的项目分类。
如果要删除某一类项目，可先选中该项目，再单击“删除”按钮。
“提示”
1）分类编码应该遵循定义项目分类时的设置。
2）不能隔级输入分类编码。
3）显示“已使用”标记的项目分类不能删除。
4）若某项目分类下已定义下级项目则不能删除，也不能定义下级分类，必须先删除项目，再删除该项目分类或定义下级分类。
（4）定义项目目录。定义项目目录是将各个项目大类中的具体项目输入系统。而具体输入的内容又取决于项目栏目中所定义的栏目名称。在项目目录下，系统将列出所选项目大类下的所有项目，其中“所属分类码”为此项目所属的最末级项目分类的编码。
操作步骤：
1）在“项目档案”对话框中，单击“项目目录”页签；
2）单击“维护”按钮，进入“项目目录维护”窗口；
3）在“项目目录维护”窗口中单击工具栏上的“增加”按钮，输入项目编号“101”、项目名称“普通打印纸-A4”、所属分类码“1”（或单击参照按钮进行选择）；
4）重复步骤3）增加项目“102”、“凭证套打纸-8X”，所属分类为“2”；
5）单击“退出”按钮即可保存设置。
“说明”
（1）如果要删除某项目目录，可先选中该项目，再单击工具栏上的“删除”按钮。
（2）如果要快速查找某项目目录，可单击工具栏上的“查找”按钮，打开“查找”对话框，按提示输入查找条件，单击“确定”按钮完成。
（3）如果只想查看部分项目目录，可单击工具栏上的“过滤”按钮，打开“过滤”对话框，按提示输入过滤条件，单击“确定”按钮完成。
“提示”
（1）“维护”功能用于输入各个项目的名称及定义的其他数据，因此平时项目目录有变动应及时在本功能中进行调整。在每年年初应将已结算或不用的项目删除。
（2）标识结算后的项目将不能再使用。
10.备查科目设置
备查科目设置用于定义哪些科目需要设置备查簿。
“提示”
（1）在此设置科目备查薄表。
（2）在填制凭证时，输入每笔经济业务的备查簿具体内容。如在用1603科目填制凭证时，单击“备查”按钮，可输入备查资料。
（3）凭证记账后，可在“账表”菜单下，“我的账表”中的“科目备查资料”中显示查询备查资料清单。
（4）待选项目栏目中的备选项取自“自定义表结构”中用户自行设置的字段项。
11.结算方式
为便于管理和提高银行对账的效率，提供了设置银行结算方式的功能，用来建立和管理用户在经营活动中所涉及的结算方式。它与财务结算方式一致，如现金结算、支票结算等。
结算方式设置主要内容包括：结算方式编码、结算方式名称、票据管理标志等。
（1）结算方式编码。用以标识某结算方式。用户必须按照结算方式编码级次的先后顺序进行输入，输入值必须唯一。
（2）结算方式名称。它是指其汉字名称，用于显示输出。用户根据企业的实际情况，必须输入所用结算方式的名称，输入值必须唯一。
（3）票据管理标志。票据管理标志是为出纳对银行结算票据的管理而设置的功能，类似于手工系统中的支票登记簿的管理方式。用户可根据实际情况，选择该结算方式下的票据是否要进行票据管理。
操作步骤：
（1）在企业应用平台中，选择工作列表中的“设置”页签，单击“基础档案”—“收付结算”—“结算方式”，打开“结算方式”窗口；
（2）单击工具栏上的“增加”按钮，输入结算方式编码“1”、结算方式名称“现金”，单击“保存”按钮，保存设置；
（3）重复步骤（2），增加“支票”及其下属结算方式，选择“是否票据管理”，单击“保存”按钮。
“说明”
（1）结算方式最多可以分为2级。
（2）如果要修改或删除某种结算方式，单击工具栏上的“修改”或“删除”按钮即可，结算方式一旦被引用，便不能进行修改和删除的操作。
