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第78章 做个部门间协调高手(5)

“在我研究为人处世技巧之前,我一定会对那个人说:如果拒绝对银行透露那些材料的话,我们就不让他开户。我很惭愧过去我就采取过那种方式。当然,像那种断然的方法会使我觉得很痛快。我表现出谁才是老板,也表现出银行的规矩不容破坏。但那种态度,当然不能让一个进来开户头的人,有一种受欢迎、受重视的感觉。

“我决定那天早上采用一点实用的普通常识。我决定不谈论银行所要的,而谈论对方所要的。最重要的,我决意在一开始就使他说‘是,是’。因此,我不反对他。我对他说,他拒绝透露的那些资料,并不是绝对必要的。

“‘但是’,我接着说,‘假如你把钱存在银行一直等到你去世,难道你不希望银行把这笔钱转移到你那依法有权继承的亲友那里吗?’

“‘是的,当然。’他回答道。

“我继续说:‘你难道不认为,把你最亲近的亲属名字告诉我们是一种很好的方法吗?万一你去世了,我们就能准确而不耽搁地实现你的愿望。’

“他又说:‘是的。’

“当他发现我们需要的那些资料不是为了我们,而是为他的时候,那位年轻人的态度改变了!

“在离开银行之前,那位年轻人不但告诉我所有关于他自己的资料,而且在我的建议下,开了一个信托户头,指定他的母亲为受益人,同时还很乐意地回答所有关于他母亲的资料。

“我发现,一开始就让他说‘是,是’,他就忘掉了我们所争执的,而乐意去做我所建议的事。”

所以说,如果要让别人同意你的观点,你必须记住下面这个重要的原则:

让对方开口就说“是”!

建立恰当的汇报机制

任何部门的领导都会时而从下属那里得到一些令他措手不及、手忙脚乱的事情。下属交上来的报告不合格、格式不符合要求,一项关键工作受到拖延却未预先通报,问题没有迅速解决以至于酿成大乱。这些情境令人非常尴尬,会使管理者的工作变得极为被动。

导致一些不受欢迎的、措手不及事件出现的原因是:沟通的失败。这种失败是部门领导的责任。下属之所以没有汇报重要的情况,是因为部门领导未能建立恰当的汇报体制。

每个部门领导上任后的第一件事就是应该建立一个汇报体制,以监督部门内部发生的每一重要事件。这里的关键词是“重要”,如果部门领导陷入了事无巨细的泥潭里,也将承受不起这个代价。下面提供一些在建立这一信息系统方面的建议:

1.通过向下属传达重要信息而树立正确的榜样,告诉你的下属为什么某些信息是重要的。定期召集会议,在会上相互交换信息。部门领导者自己要开放而直率,作为回报下属也会开放而坦率。

2.确保别人理解了你的指示。让下属对自己的工作任务进行理解以获得反馈信息,让他们把你的口头指示写下来。

3.坚持让下属参与。当人们认识到别人希望自己有所贡献时,则会更为积极主动。

4.在分配任务时,明确告诉下属他们需要提供一系列工作进程的汇报,这样做有助于你了解工作是否按计划如期完成。

5.不要斥责带来坏消息或承认错误的员工。如果你这样做,下一次他们会尽可能长时间地隐瞒这种消息不让你知道。

6.设立绩效标准,并根据标准衡量实际的绩效。如果本部门应该每天处理120份订购单,突然间每天的份额减少了50份,则数量本身就“表明”了问题的出现。

7.偶尔要求在工作进行的过程中去实地看看工作完成情况。对好的进行表扬,对不好的进行改正,但不要斥责。除非你过去已经提供了修改方案。

8.平易近人。敞开办公室的大门是一种无言的邀请,欢迎人们走进来并讨论问题。

9.让你的下属知道为什么信息必须全面。提供咨询、鼓励和辅导。

10.让你的下属知道你不喜欢措手不及、令你吃惊的事情。让你的下属知道,最终必定暴露出来的东西应该及早暴露才对。

11.真诚地对员工及员工所说的话感兴趣。人们喜欢和对自己感兴趣的人交谈。

12.少批评多表扬。被批评的员工下一次不会再对你“敞开心扉”,受到表扬的员工则急于再次来到你的面前带给你更多的信息。

如果你做到了所有这些方面,你就能够成为公司中消息最灵通的领导者。所有的人都会羡慕你的沟通体制以及你与员工之间的融洽关系。

擅于以分权来制衡

春秋战国时代,齐桓公不计前嫌任用管仲传为千古佳话,但这用才背后隐藏的集权与分权的辨证关系更能警策后人、齐桓公在任命管仲之前曾经征求臣下的意见,让同意的人站左边,不同意的人站右边,唯独东郭牙站在中间。齐桓公不解,问问,东郭牙说:“既然陛下认为管仲具备能够平定天下的能力与成就大事的决断力,还不断增扩他的权限,难道您不认为他也是一个危险的人物吗?”

齐桓公沉默一会儿,最后点头。于是桓公便任用鲍叔牙、等人牵制管仲、这个故事告诉我们的是:首先,领导者要有分权意识,要像齐桓公那样敢于给管仲等人以相当的权力,事实表明,领导说到底是用人成事的艺术,领导者只有善于发现贤能之士而授之以权柄,使之各负其责,各尽其能,各展所长,才能成就就一番事业。

其次,在分权的过程中,要防止下属集权现象的发生。深刻明白权力不受监督制约就必然会产生腐败的道路,设法在下属之间形成权力制衡关系,以防止少数人专断和产生腐败现象。

当今,是一个讲究分权制衡的时代,为了防止权力腐败,任何人的权力都必须接受监督和制约,即使像管仲这样的也不例外,不过需要申明的是,人类社会演泽到现在已经不同于百年之前的****王权,权力制衡关系是必要的,但这主要是为了防止某些人的个人专断和权力变异,而不是为了巩固上级领导的权力,更不是统治者所推崇的那种分权治下的权术,再演太平天国以诸王互相牵制的闹剧。

中国行政制度自古就十分重视分权制衡的必要性。

秦汉时,中央设三公九卿。“三公”指丞相、太尉、御史大夫,他们同为宰相。丞相总领百官,助理万机,为国家最高行政首长;太尉掌军事,一般由皇帝亲自兼任,或缺而不授;御史大夫掌图籍章奏和监察。行政权、军事权、监察权分立。丞相地位最高,权力最大,上听命于皇帝,下有御史大夫监察弹劾。而且丞相分为左右,因此丞相要受到诸多牵制。太尉负责国家军事,废置无常,掌武官的选授和考核等,但无调兵权。御史大夫地位比丞相、太尉要低得多,但却可以监察文武百官,纠弹丞相、太尉。

这种互相牵制的艺术固然可以使权力均匀分散,重要权力集中于中央,君主,然而弄不如也太出现很多问题,比如多,设官吏会造成机构臃肿,人浮于事,影响行政效率。而且多设官吏,正职之外又设副职、监察官来互相监督牵制,禁止别人来以权谋私;如果副职、监察官也想以权谋私,谁又来禁止他们呢?再派人牵制副职、监察官,势必造成人人自危的局面。

因此,分权制衡要有目的,有针对性,不能盲目安插牵制职位,防止随入类似于北宋未因冗员过多而不得不变法改革的困境。

综上表明若真要驾驭好“集权”和“分权”这两把剑的确并非易事。但松下幸之助推出的事业都制却很好地解决了这个问题:

一是分散与集中结合得比较紧密,一方面松下公司的事业部,是权、责、利相统一的独立核算的经营单位,事业部的部长被授予公司总经理那样的大部分权力,在产品开发和人、财、物与供、产、销等方面都有自主权。另一方面,事业部又要接受总公司的财务管理和严格考核。二是松下幸之助灵活地运用事业部制,不断地根据企业内外环境的变化对集权和分权进行合理的调整。

有了良好的组织机构,还需辅以合理的责任制形成,使每个部门、每个工作人员各司其职、各尽其责,高质量、高效率地完成各自承担的任务,使领导系统的整体功能建立在合理的、明确的职务分工、责任分工、权力分工和合理的利益分配基础之上,这样有利于克服职责不清、功过不分、不讲效率的现象,有利于增强工作人员的事业心和责任感,发挥其主动性和创造精神。

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