总是有些时候,你发觉老板并没有详细了解全部的事实,因此对于情势的判断过度乐观,低估了可能的风险;你听到了不少顾客的抱怨,认为公司有必要改变某些作业流程,否则将严重流失客源;你想到过去曾经有过类似的成功案例,所以你相信这一次的提案一定可行。这些种种的情况,让你觉得有话要说,更需要让老板听到:
“老板与属下之间的关系,其实是两个同样会犯错的人彼此相互依赖。”管理大师约翰·科特说道。除了职务上的层级差别之外,其实你与老板之间,只是角色扮演的不同,有不同的职责,对事情自然有不同的认知或看法,也会有盲点存在。
通常高层的主管比较偏重大方向的思考,缺乏对于细节的了解,因此在做决策时很容易忽略执行面的困难或是阻碍。更何况,当老板的想法或是决策有所缺失,倘若你什么都不说、不去说服老板,其实只会让自己的工作陷入更困难的境地,甚至无法执行,最后仍是你自己去承担失败的后果。如果你真的对自己的工作结果负责,说服老板就是你不可逃避的责任,你的目的只有一个,就是要让工作能更顺利的完成。而你必须认知到,说服的目的不是要对方完全接受我的想法,而是共同协调出双方都可接受的答案。
以下是人们在说服时常犯的错误:
1.在过程开始即坚定陈述自己的立场。
我们常认为说服老板就像是商业谈判一般,以为在一开始时就应当坚定而清楚地表明自己的立场,在过程中不断证明自己想法的正确性。然而,在面对老板时,这种强势的态度常常却容易引起反效果。
专家建议,最好不要采取直接的方式,对着老板说:“我觉得……,我们应该……”,而是应该运用假设性的说法:“如果……,也许可以……”“有没有可能……”。采取建议性的态度,比较容易为老板所接受。
2.说服是单一事件。
说服是持续性的动态沟通过程,而非立即可获得解决的单一事件。说服不仅发生在你与老板之间几小时的面对面讨论而已,还包含了准备、发现,以及对话的过程。准备的过程除了你必须搜集相关资料支持自己的观点之外,更重要的是,在进行说服之前,你必须从各种角度去测试自己的想法:这会对其他人有什么影响?我的说明是否有不足的地方?还有没有其他可能的方法?老板对这样的想法会有什么样的质疑?
此外,在说服之前,你也必须花费一段时间透过各种可能的对话机会或是观察,试着了解与发现老板的真实想法:在工作中他最优先考虑哪些事情?他必须顾及到哪些层面?他的思考模式又会是什么?在说服时你才有可能找到正确的切入点,更容易打动老板的心。
另一方面,老板也需要时间做全盘考虑,有些问题并非是一次性的讨论就能决定的。自我发现是最有效的方式,你必须给老板一些时间自行得出最后的结论。
向上说服的四大关键
如何说明你的内容、强化说服力,其实与内容的逻辑性与合理性是同等的重要。一般人都太过注重说明的内容,却没有注意到如何运用技巧,强化自己的说服力。
要能强化说服力,必须掌握以下四大关键:
1.建立个人的信用。
根据多年的观察以及研究显示,在说服时,多数人都过度高估了自己的信用。在工作上,个人的信用来自于两方面:专业度以及人际关系。专业度代表的是你在某个领域所具备的专业知识,这可以从你过去所表现出来的具体成绩中得到证明。另一方面,在说服过程中,你是否表现出对问题的深入了解,并对各种可能影响在事前已做好完整的分析。
至于人际关系的信用度,指的是个人的合群度。老板是否相信你是一位愿意接受他人意见、容易沟通的人,而非坚持己见、不容易妥协的人;你不是为了自己利益,而是为了部门或是组织整体利益着想;你是诚实、稳定而可靠的人,不是情绪起伏不定、工作表现大起大落的人。
2.运用生动的语言。
你的说明内容必定会牵涉比较抽象的概念或是大量的数据,最好运用实际的例子,或是生活中所熟悉的事物作为模拟,才能让资料产生意义,同时让老板快速的理解。
举例来说,“增加×××的营业额,相当于多销售××××套产品”、“这套全新研发的数据库软件就好比是你的私人管理顾问,不仅可以即刻提供你需要的资料,更具备了资料对比分析的功能。”
3.考虑老板的立场。
我们时常感觉身为老板的人总是性格保守,对于许多事情都持否定的态度,似乎他唯一的目的就是反对。事实上,老板在行事作风上所表现出的保守倾向,多半时候是为了顾及不同的需求,必须在相互冲突的期望之间寻求最大公约数。
你的老板所面对的是更广大的组织网络,他所要解决的不只是工作的问题而已,更多时候他必须处理复杂的人际关系。这是你在说服时必须考虑到的。
4.不宜过度感性。
你必须表现出对于自己的提议或是报告内容的热情与信心,但是也不要过度的感性,以免显得有些感情用事、不够专业。另一方面在说服的过程中,最好能一心二用,在陈述意见的同时,仔细观察老板的情绪状态,随时调整说话的语气。
对于职场人士而言,向上管理似乎比向下管理要困难,若是谈到说服老板,又更让人难以启口。说服只是一种沟通的过程,我们并不是要否定或是推翻老板的想法,而是借由双向的沟通,让这个想法更为完整或是提出其他更好的答案,最终的目的无非是希望能让工作更顺利的进行。
其实,真正的说服是学习与协调的过程。在过程中彼此学习理解对方的想法,最后相互协调出双方都可接受的答案。所以,从某种意义上来说,妥协也是说服结果的一部分。
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