Internet即通常所说的互联网或国际网,它是目前世界上最大的互联网,是由世界上的各种网络互联而构成的。Internet的前身是美国国防部高级发展研究署(DARPA)与1959年组建的用于军事作用的ARAP网。它的设计与实现是基于这样的一种主导思想:网络要能够经得住故障的考验而维持正常工作,当网络的一部分因受攻击而失去作用时,网络的其他部分仍能维持正常通信。然而今天这一网络已从一个位于北美大陆的军用网络发展成为世界的网络。
互联网在经济领域的应用其意义在于这一平台已可以使企业将网络技术应用于企业内部;同时更大的商际网络又将各企业网络及企业网络技术有机的联系在一起。它不仅打破了国界、距离与时间的限制,而且改变了企业经营模式和生产方式,使得经营、管理和服务变得实时而迅速。在这一前提下,网络财务给企业管理、经营以及财会工作带来一次具有深远意义的变革。
(1)改变了原有的会计管理模式,为集团企业集中式管理提供服务金字塔式的组织机构一直是我国企业运营的架构,这种层层分级的管理模式在传统的经济环境下确实发挥了巨大作用。但是时至今日,企业经济活动量大大增加,经济环境变化无常,所面临的竞争日益激烈,特别是对于大型企业集团跨行业、跨地域、跨国际发展的影响。原有的管理模式抑制了企业的快速反应及决策能力的发挥,同时企业整体目标可能因信息反馈慢而导致次优化和各分目标相冲突等问题。为了使企业的资源得到最大的发挥,个别集团企业整合财务资源,提高竞争力,往往采用集中式财务管理模式。然而,在网络财务概念出现之前,集团企业集中式管理是很难实现的。企业集团只能按照传统的会计管理模式,由基层单位编制财务报表,然后层层汇总上报,最终,总机构对汇总报表进行分析,根据分析结果做出决策。这种金字塔式的财务管理模式必然导致会计信息滞后,从而使会计信息的有用性大打折扣。同时随着外部环境的变化,企业集团为了克服人的有限理性的压力和减少组织内部的机会主义行为,企业的组织形式逐渐从高度集中的一元结构过渡到高度分权的控股公司结构发展演变至现代企业组织所广泛采用的事业部制和多分支公司结构。这种集权和分权相结合的组织创新形势,将日常经营决策权下放到掌握相关信息的下属部门,总部只负责制定和执行战略决策、计划、协调、监督等职能,从而可以解决大规模企业内部的高层管理者既能摆脱日常经营的繁琐事务,又能和下属企业保持广泛的接触,同时也降低了企业内部的交易成本,因而成为现代企业广泛采取的一种企业组织形式。
然而,这种组织形式也存在着一定程度的问题,这主要表现在以下方面。
1)总部与分部之间信息不对称的可能性增加,因为分部不仅有决策权,还有相对独立的利益。分部为了自己的利益有可能向总部隐瞒某些真实情况,如隐瞒利润等,总部难以明确各分部的情况,尤其是在一个大型的组织内部。
2)由于允许各事业部之间开展竞争,分部之间由于利益的相对独立性,就有可能在一定程度上采取类似于市场主体的机会主义行为,传出有利于自己的不真实信息。
3)由于企业的高层管理者通常以利润来衡量各分部的业绩,就容易导致分部产生本位主义,只顾眼前利益,忽视长远的整体利益,总部为了协调上述矛盾,只能多设置一些中间管理层次和中间管理人员,不仅加大了监控成本,还会使企业的中间管理层膨胀,损伤了组织的运行效率。
然而网络财务的出现,不仅可以有效地解决组织存在的上述矛盾,还可以压缩组织的中间管理层级。网络财务管理运用在线管理和集中式管理模式,具有远程处理和实施处理功能,可以实现资料传递的电子化和集中化,消除了物理距离及时差概念,高效快速地收集资料,企业集团可以利用网络财务系统对所有分支机构实现集中记账、远程报账、远程审计、集中资金调配等远程处理特别对成本发生、库存占用、销售情况能够做到及时掌握。从而可以杜绝分部隐瞒利润等机会主义行为,同时通过网络又可以整合整个集团公司内部的财务资源,将众多的财务资料集中处理,集中调配集团内的所有资金、有利于实现资源在各个部门之间的最优配置,提高资源的利用效率,而且下属机构成为一个财务报账单位,可以节约基层单位会计人员和会计费用支出,企业集团总部可以对资料进行及时地处理和分析,使企业得以实现决策科学化。
随着全球经济一体化进程的加快,企业在激烈的市场竞争环境下面临的不确定性越来越大,为了在未来的世界经济大潮中生存和发展,许多公司纷纷走向联合,企业兼并、收购、重组日益频繁,企业规模越来越大。在这样的巨型公司中,“自治”的子公司尤其是一种威胁,特别是面对全球化经济中风云变幻的汇率波动,跨国公司愈来愈需要对其实行集中统一的管理,避免分离的财务决策对企业整体业绩的影响。然而,在传统的单机和局域网环境下很难办到,常常会因为距离的限制而导致决策延迟和因资金调度不及时带来损失。在财务管理日益国际化的今天,跨地区的公司可以通过网络财务对异地的分支机构实行集中的财务管理,将所有的财务活动从所有的营业单位(包括母公司)中抽走,由总部将其作为系统性的活动加以管理,而各分部可以远程查询其账务。同时利用网络的互动功能,可以使分部在世界各地的人员共同决策。这一方面协调了整个集团公司内部的资金流动和资源配置,避免了分部的利己主义行为;而且,还可以避免因集团公司内部重复设置带来的人、财、物的浪费,从而可以精简中层管理机构,实现“组织结构扁平化”使复杂的结构变得简单了,这对资金管理一体化日益重要的企业来说具有重要意义。以此为契机,在知识经济时代和互联网环境下,企业必须注重网络财务带来的机遇,构建基于信息的扁平化组织结构,使经济在企业内部畅通无阻。
(2)改变原有的经营形式,会计核算从静态走向动态会计信息的滞后性一直是困扰企业集团发展和财务管理展开的棘手问题。传统经营方式下的会计核算,我们可以称之为“静态会计核算”。所谓静态会计核算,即经济活动发生之后,会计人员根据一定的会计核算组织程序,将经济信息转化成为会计信息,并定期报出报表,会计部门与业务部门是以静态的方式来进行信息交流的,信息从业务部门传递到会计部门总得经历一段时间,这样会计报表所反映的只能是企业上一会计期间的财务状况。企业管理层依据这样的会计信息所做出决策的有效性及正确性是值得怀疑的。
网络的主要特征是信息集成,用通俗的话来讲,就是“来源唯一,信息共享”。各种资料在没有网络的传统模式中不太集中,表现出极强的分散性、不一致性和滞后性。利用网络财务能将所有内部机制正常运行的资料集中到一个系统去处理,从而实现“信息集成、过程集成、功能集成”。任何资料,由一个部门、一位员工负责输入,任何其他部门不再需要重复输入,只需对其做出审核,并登记自己相应的台账。因此,可以实现“一张原始凭证(销货发票、购货发票、入库单、领料单、作业工程结算单等)一次录入、业务核算、统计核算、会计核算等经相关部门审核后自动逐步完成”,这样可以做到减少重复劳动、提高效率。系统可以根据录入、审核资料的人员的编码、口令查明信息来源,做到责任明确。
网络财务管理基于电子商务,也是电子商务的重要组成部分,使用电子商务不仅可以在网上做生意、而且还可以进行网上销售、定购、采购、付款会计处理以及交易资料的记录、传递、认证、汇总与管理作业,实现了企业与上下游厂商进行信息的交流和产销的整合,从而改变了企业原有的经营形式。搞好网络财务工作,可以减少采购、销售环节、减少库存、降低成本、提高效率。计划经济时期,企业是坐在家里开单子,等用户上门。改革开放以后,我们逐步开始走出去,向用户推销产品,这已经是一次很大的变革。而实现电子商务,是又一次深刻的变革。他可以减少大量“走出去”,“请进来”的订货会,减少交通费用,缩短交易时间,减少产品库存,加快资金周转,提高经济效益。
与此同时,网络财务又涵盖了企业集团物流、资金流及信息流,为各种交易和事项的确认、计量和披露等会计活动提供了技术基础,为会计核算从静态走向动态创造了条件。财务部门的预算控制、资金准备、网上支付、网上结算等工作与业务部门的工作协同进行,即经济业务发生的同时,会计信息已同步得到更新。网络配合财务软件能够便捷的产生各种反映企业经营和资金状况的动态财务报表、财务报告、年报、季报、月报和日报均可以实时生成,并及时传递到网络中的每一个投资者、债权人、政府主管人员的站点上。目前许多国有企业集团正在重组改制,按照国际会计准则和股份公司的财会制度,要做到统一报表,统一核算科目,共享资料,这就要求企业财务要联网;对企业、分公司、子公司利润等各方面的逐级考核,也要求企业财务联网。财务管理网的形成必将大大推动以财务资金成本为中心的企业管理,有利于我们及时准确分析和调整资金流、物资流,其直接效益和间接效益是不可估量的。网络财务下的会计核算将从事后的静态核算达到事中的动态核算和管理,更注重事前控制。通过制定预算,对责任成本和控制成本费用做到心中有数,将成本核算、成本分析、成本控制、成本考核紧密结合在一起极大地丰富了会计信息的内容并提高了会计信息的价值。基于动态会计信息,企业管理层将能够对经济环境的变化及时做出反应,通过各种经营和财务指令实现在线管理,部署经营活动,做出财务安排。
(3)改变原有会计工作方式,建立业务协同的工作方式财务与业务的协同一直是企业管理工作中的一个重要问题。在网络财务之前,由于企业集团会计人员无权或无条件管理业务问题,而会计人员又要承担确保业务资料在财务上正确反映的责任,结果造成责权不分明、扯皮、推卸责任、业务与财务管理脱节。网络财务作为企业集团内办公自动化的重要组成部分,从根本上促进了财务和业务的协同。这种协同包括以下内容。
1)企业内部的协同即对于企业内部信息可通过企业网络传递实现内部的协同。采购和销售部门的业务员可以使用手持信息设备输入各种商品/劳务资料,并实施或批量送给网络财务系统;公司职员可以借助联网的信息终端进行考勤、申请借款、填报各项收支;会计人员可以坐在计算机前等待公共数据传过来,自动生成各种账表,进行事中控制和事后分析。
2)企业与供应链的协同即通过国际互联网实现供货商、客户和企业之间的协同。网上订货、网上采购、网上销售的物流信息和资金流信息瞬间传递到网络财务系统;网上服务、网上咨询使供应链的协同更加默契。
3)企业与社会各部门的协同即通过国际互联网实现企业、银行、证券公司、海关等的协同。与银行联网,可以随时查询企业最新银行资金信息,并实行网上支付和网上结算;与海关联网,可以实现网上报税、报关;与证券公司联网,可以实现网上证券投资等。
网络财务所带来的变革远不止这些。网上理财、网上财务咨询、网上各种资料共享等各种变革将随着国内网络技术运用的深入和不断发展而推进,网络财务不仅仅是将网络技术转变为企业财务动作的一种工具,更重要的是它将引起企业管理思想、经营理念和会计管理工作的变化。