档案管理是公司人力资源管理的一个重要组成部分，档案要齐全，这样有利于掌握员工信息，有利于企业有效利用人力资源。档案管理主要包括档案建立、查询、投递与接受等工作。
（一）档案管理的目的
1．保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。
2．维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。
3．便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。
（二）人事档案保管制度的基本内容
建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。
1．材料归档制度
新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。
2．检查核对制度
⑴检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。
⑵检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。
⑶检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：
突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后；
对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；
发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。
3．转递制度
转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：
⑴取出应转走的档案；
⑵在档案底账上注销；
⑶填写《转递人事档案材料的通知单》；
⑷按发文要求包装、密封。在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。
4．保卫保密制度
具体要求如下：
⑴对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。
⑵库房备有必要的防火、防潮器材。
⑶库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。
⑷任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。
⑸无关人员不得进入库房，严禁吸烟。
⑹离开时关灯关窗，锁门。
5．统计制度
人事档案统计的内容主要有以下几项：
⑴人事档案的数量。
⑵人事档案材料收集补充情况。
⑶档案整理情况。
⑷档案保管情况。
⑸利用情况。
⑹库房设备情况。
⑺人事档案工作人员情况。
十七、人事档案利用制度
（一）目的
1．建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。
2．建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。
（二）人事档案利用的方式
人事档案的利用有多种方式：
1．设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。这是人事档案利用的主要方式。
2．借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案；公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。
3．出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。
（三）人事档案利用的手续
在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。
1．查阅手续
正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅单位（部门）盖章。负责人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。
2．外借手续
⑴借档单位（部门）写出借档报告，内容与查档报告相似。
⑵借档单位（部门）盖章，负责人签字。
⑶人事档案部门对其进行审核、批准。
⑷进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。
⑸归还时，及时在外借登记上注销。
3．出具证明材料的手续
单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关单位（部门）开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章；其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。
（第三节）人力资源管理常用表格
一、招聘申请表
申请部门申请日期需要日期拟选择日 期拟选择方 式所需条件工作内容增补理由批示情况
部门名称编制
人数现有
人数拟增加
人 数性别年龄学历
经历
二、招聘计划表（用制度管人135页表4-4）
三、人力资源部年度招聘计划报批表（用制度管人136页）
四、招聘广告及展板（用制度管人137页）
五、工作说明表
1.姓名 2.部门 3. 职务
工作描述
六、职位规范表
职 务职位上级主管
管辖范围
直接责任人
主要职能
职务代理人
素质要求
七、人员增减申请书
部门： 日期：
职位编制
人数现有
人数拟增减
人 数工作
内容所需条件增减
理由备注
年龄学历
总经理部门主管人事部门
意 见
八、应聘人员个人资料登记表
九、员工个人资料登记表
十、招聘筛选名单（用制度管人139页）
十一、笔试、操作考核记录表（用制度管人140页）
十二、面谈构成表（用制度管人141页）
十三、面谈记录表（用制度管人142页）
十四、人员试用标准（用制度管人145页）
十五、新员工甄选比较表（用制度管人146页）
十六、拟录用名单（用制度管人146页）
十七、新员工试用申请及核定表（用制度管人147页）
十八、新员工试用表
人事资料姓 名应聘职位入职时间
分发部门甄选方式□公开招考 □推荐选取
□内部提升
工作经验
年 龄学历
特殊训练技能
试
用
计
划1.试用职位：
2.试用期限：
3.督导人员：
4.督导人员工作：□观察 □培训
5.拟安排工作：
6.培训项目：
7.试用人员： 核准： 拟订：
试
用
结
果
考
核1.试用期间：自 年 月 日至 年 月 日 2.安排工作及培训项目 3.工作情形：□满意 □尚可 □差 4.出勤状况：返退 次，病假 天，事假 天 5.评语：□拟正式任用 □拟予辞退 □正式工资拟核
人事经办： 核准： 考核：
十九、员工工资调整表
二十、员工收入计算表
二十一、员工出勤统计表
二十二、员工考核登记表
二十三、员工分布及定岗情况登记表
二十四、员工奖惩情况登记表
日期姓名所在部门奖惩事项奖惩呈报表编号奖惩级次备注
嘉奖记功记大功警告记过记大过
复核： 保管：
二十五、员工月度考评成绩登记表
部门： 年度：
编号姓名上半年度下半年度年度
考绩总结
考核： 复核：
二十六、员工年度考评成绩登记表
部门： 年度：
编号姓名入职薪
资出勤记录功过记录年中
考核年底
考绩平均
成绩
年月日迟
到早
退事
假病
假旷
工其
他奖
励惩
罚
考核： 复核：
二十七、员工晋升申请考评表
姓 名年龄性别
学 历专业目前职位
前一年内
考核情况
以下由考评小组评定
工作经验标准及分值10年以上8年以上6年以上2年以上2年以下
10分8分5分3分0分
实际得分
领导能力标准及分值强有一定能力需提高弱不具备
10分8分5分3分0分
实际得分
政策执行标准及分值全部贯彻大部分贯彻部分贯彻小部分贯彻不贯彻
10分8分5分3分0分
实际得分
工作能力标准及分值强有一定能力需提高弱不具备
10分8分5分3分0分
实际得分
工作态度标准及分值很好好一般差
很差
10分8分5分3分0分
实际得分
创新能力标准及分值强有一定能力需提高弱不具备
10分8分5分3分0分
实际得分
发展潜力标准及分值知识解决问题
能力判断力主见果断
10分10分5分5分
实际得分
总分
以下是相关部门意见
原部门意见
原部门领导意见
人力资源部意见
考评结论
二十八、员工培训需求调查表（用制度管人159页）
二十九、员工年度培训计划表
序号日期部门班次人数时间费用备注
三十、员工培训经历登记表
三十一、在职员工培训测验成绩表（用制度管人163页）
三十二、员工培训效果调查表
调查项目良好一般无改变差很差不知道备注
三十三、员工培训记录表（用制度管人166页）
三十四、从业人员在职训练资历表（用制度管人167页）
三十五、个人外部训练申请表（用制度管人171页）
三十六、职员签到表
姓名部门月 日月 日月 日月 日月 日月 日
上班下班上班下班上班下班上班下班上班下班上班下班
三十七、员工日常工资表
编号姓名部门基本工资罚款部分公积金所得税备注
三十八、员工薪金单（用制度管人230页）
三十九、员工工资调整表（用制度管人231页）
四十、员工出勤工薪计算表（用制度管人233页）
四十一、营业人员奖金核定表（用制度管人235页）
四十二、工作奖金核定表（用制度管人236页）
