6．例会的安排。为避免会议过多或重复，物流组织正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容组织召开。例行会议安排如下：
⑴行政技术会议。
总经理办公会。研究、部署行政工作，讨论决定物流组织的行政工作及其他重大问题。
行政事务会。总结评价当月生产、行政工作情况，安排布置下月工作任务。
班组长以上经营管理大会。总结上期工作情况、部署本期工作任务。
经营活动分析会。汇报、分析计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，指出失误，提出改进措施，不断提高物流组织的经济效益。
质量分析会。汇报、总结上月产品质量情况，讨论分析质量事故，研究决定质量改进措施。
安全工作会。汇报总结前期安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。
技术工作会。汇报、总结当月的技术改造、科研、技术和日常生产技术准备工作计划及其完成情况，布置下月的技术工作任务，研究确定解决有关技术问题的措施方案。
生产调度会。调度、平衡生产进度，研究解决各部门不能自行解决的重大问题。
部门事务会。检查、总结、布置工作。
班组会。检查、总结、布置工作。
⑵各类代表大会。
员工代表大会。
部门员工大会。
企协会员代表大会。
⑶民主管理会议。
管理委员会议。
总经理、工会主席联席会。
生产经营管理委员会议。
生活福利委员会议。
7．其他会议的安排。凡涉及多个部门主管参加的各种会议，均须于会议召开前10天经分管副总经理批准后，分别报两办汇总，并由总经理办公室统一安排，方可召开。
⑴总经理办公室每周应将组织例会和各种临时会议，统一平衡并编制会议计划，分发到物流组织主要管理人员及有关服务人员。
⑵凡总经理办公室已列入会议计划的会议，如需改期或遇特殊情况需安排其他会议时，召集单位应提前两天报请总经理办公室调整会议计划。未经总经理办公室同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。
⑶对于准备不充分、重复性或无多大作用的会议，总经理办公室有权拒绝安排。
⑷对于参加人员相同、内容接近、时间相近的几个会议，总经理办公室有权安排合并召开。
⑸各部门会议的会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应与物流组织例会同期召开，应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。
8．会议主持人和与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案，落实会场，安排好座位，备好茶具茶水、奖品、纪念品，通知与会者等）。
9．参加企业办公例会的人员无特殊原因不能请假，如请假需经主管-领导批准。
10．有以下原因，副总裁以上的高层管理人员可提议临时或提前召开公司办公例会：
⑴有重要事项需提交企业办公例会讨论决定。
⑵各部门重要业务管理人员的录用及辞退。
11．会议纪要属物流组织内部重要文件，具有一定范围的保密性，未经批准不得外传。
12．与会人员应知无不言、集思广益，一经会议决定之事，应按期完成。
13．与会人员必须严格遵守会议纪律，不得随意走动，不得使用手机、传呼机。
十三、会议室、接待室使用管理制度
⑴会议室、接待室是物流组织举行会议、接待客户的场所，为加强管理，规范会议室、接待室的使用，给员工营造一个良好的工作环境，特制定管理制度。
⑵物流组织所有员工非接待客人和参加会议，不得随意进入接待室和会议室。
⑶各部门如需使用会议室，要提前到总经理办公室申请，在会议室使用登记簿上签字，由办公室统一安排。
⑷接待室有专人负责引见、招待、接送来宾。
⑸任何员工不得随便移动会议室、接待室的家具及物品。
⑹任何员工不得随意使用会议室、接待室的茶叶、咖啡、饮料等用品。
⑺任何员工不能随意拿走接待室的报刊、杂志等资料。
⑻爱护接待室、会议室的设施。
⑼会议结束，要整理会场，保持清洁，并去办公室办理交接手续。
十四、办公用品管理制度
（一）办公物品采购制度
1. 所有办公用品的购买，都应由办公用品管理员统一负责。
2. 根据办公用品库存量情况以及消耗水平，向办公用品管理室经理报告，确定订购数量。如果办公印刷制品需要调整格式，或者未来某种办公用品的需要量将发生变化，也一并向主管经理提出。
调整印刷制品格式，必须由使用部门以文书形式提出正式申请，经企划部门审核确定大致的规格、纸张质地与数量，然后到专门商店采购，选购价格合适、格式相近的印刷制品。
3. 在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则，选择直接去商店购买或者订购的方式。
4. 在各部门申请的办公用品中，如果包含有需要订购的办公用品，则申请部门还必须另填一份订购单，经办公用品管理部门确认后，直接向有关商店订购。
5. 按订购单以及订购进度控制卡检查所订购办公用品，以及在预定日期送到与否。
6. 所订购办公用品送到后，按送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题后，在送货单上加盖印章，表示收到。然后，在订购进度控制卡上做好登记，写明到货日期、数量等等。
7. 收到办公用品后，对照订货单与订购进度控制卡，开具支付传票，经主管签字盖章，作好登记，转交出纳室负责支付或结算。
8. 办公用品原则上由总公司统一采购、分发给各个部门。如有特殊情况，允许各部门在提出“办公用品购买申请书”的前提下就近采购。在这种情况下，办公用品管理部门有权进行审核，并且把审核结果连同申请书一起交付监督检查部门保存，以作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。
（二）办公物品的申请、分发领用及报废处理制度
9. 各部门的申请书必须一式两份，一份用于分发办公用品，另一份用于分发领用用品台账登记。在申请书上要写明所要物品、数量与单价金额。
⑴接到各部门的申请书(两份)之后，有关人员要进行核对，并在申请受理册上做好登记，写上申请日期、申请部门、用品规格与名称，以及数量，然后再填写一份用品分发传票给发送室。
⑵发送室进行核对后，把申请的全部用品备齐，分发给各部门。
⑶用品分发后做好登记，写明分发日期、品名与数量等。一份申请书连同用品发出通知书，转交办公用品管理室记账存档；另一份作为用品分发通知，连同分发物品一起返回各部门。
10. 对决定报废的办公用品，要做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。
（三）办公物品的保管制度
11. 所有入库办公用品，都必须一一填写台账。
12. 必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫，必要时要采取防虫等保全措施。
13. 办公用品仓库一年盘点两次。盘点工作由管理室主任负责。盘点要求做到账物一致，如果不一致，必须查找原因，然后调整台账，使两者一致。
14. 印刷制品与各种用纸的管理比照盘存的台账为基准，对领用的数量随时进行记录并进行加减，计算出余量。一旦一批消耗品用完，立即写报告递交办公用品管理室主任。
15. 必须对物流中心各部门所拥有的办公日用低值易耗品，主要指各种用纸与印刷制品作出调查。调查方式是，每月5日对前一月领用量、使用量以及余量作出统计，向上报告。办公用品管理室对报告进行核对，检查各部门所统计的数据是否与仓库的各部门领用台账中的记录相一致。最后把报告分部门进行编辑保存。
（四）对办公物品使用的监督与调查制度
16. 对物流中心各部门进行监督调查的内容包括：
⑴核对用品领用传票与用品台账。
⑵核对用品申请书与实际使用情况。
⑶核对用品领用台账与实际用品台账。
⑷核对收支传票与用品实物台账。
⑸核对支付传票与送货单据。
十五、办公物品管理制度
⑴物流组织行政管理部负责物流中心办公用品、办公设备、低值易耗品、通信设备的采购、保管与发放，电脑及附属设备的购置与管理，由信息管理部设专人负责。
⑵物流组织各部门将所需办公用品提前半个月报至行政管理部，行政管理部根据实际用量和库存情况制定购置计划，经总裁批准后购置。
⑶特需办公用品、低值易耗品和通信设备，须经主管总裁批准，由行政管理部负责购置，然后记人备品保管账目。
⑷备品发放采取定期发放制度，每月的1日和15日办理，其他时间不予办理。
⑸备品仓库设专人负责。备品入库需根据《入库单》严格检查品种、数量、质量、规格、单价是否与进货相符，按手续验收入库，登记上账。未办入库手续，财务一律不予报销。
⑹备品保管实行“三清、两齐、三一致”，即材料清、账目清、数量清，摆放整齐、库房整齐，账、卡、物一致，做到日清月结。
⑺做好出库管理。在日清月结的条件下，月末必须对所有单据按部门统计，及时转到财务部结算。
⑻各部门设立耐用办公用品档案卡，由行政管理部定期检查使用情况，如非正常损坏或丢失，由当事人赔偿。
⑼行政管理部负责收回物流组织调离人员的办公用品和物品。
⑽行政管理部建立物流组织固定资产总账，对每件物品要进行编号，每年进行一次普查。
十六、工作服管理制度
⑴行政部根据物流组织的要求负责联系工作服的选料制作、发放与保管。
⑵为防止冒领和丢失。发放工作服时，要手续齐全，填制领存卡。
⑶员工领用工作服后，个人保管。要保持其整洁，完好，不得私自改制式样、装饰。
⑷员工工作服由物流中心按规定时间统一清洗。办公室人员每季洗一次；一线员工两月洗一次。
⑸员工内部调动，经劳动人事部审批后，领用新岗位工作服。
⑹因个人原因损坏工作服，在照价赔偿后，补领新工作服。
⑺员工调出物流中心，按一定标准折价收款，工作服不再收回。
十七、包装物品回收管理制度
⑴对于废旧的包装物品，应该由物流组织行政部统一回收，各部门不得自行对外处理。
⑵物流组织各部门在拆箱或开包时，要尽量保持包装物完好，要指定专人负责。废旧包装物品应及时送到行政部指定存放地点。
⑶行政部设专人管理，回收的包装物要按类型、规格码放整齐，必要时要进行加工处理，及时联系回收单位，做好防火、防雨工作。
⑷对外处理废旧包装物品要坚持尽可能多收益的原则。收入根据物流组织有关规定除上交财审部外，其余部分奖励上交单位和行政部。
⑸回收工作做得好的单位，由行政部报请物流组织可对其进行表扬或奖励。
⑹回收工作中行政部与各部门之间要做好登记工作。
（第三节）物流行政管理常用表格
一、总经理日程安排表
日期
时间
星期一
星期二
星期三
星期四
星期五
星期六
星期日
二、公文送件登记表
日期发送部门、单位发文类型件数文号发件机关或收件人收件人盖章
三、收文登记表
日期收文号文件标题来文单位来文号密级份数处理情况
四、发文登记表
文件号文件标题签发人拟稿部门密级印数余存登记日期发出日期备注
五、文件登记表
文件类别文件编号文件名称版本页数日期备注
六、重要文件收发记录表
序号收文字号来文单位类别事由附件收文日期处理说明
七、员工休假情况表
姓 名是否在班是否紧急休假时间（含出差）休假地点备注
八、年度例行事务会议安排表
活 动 名 称日期内容承办部门
负责人联系人
年初致词
新年据会
创立纪念日
新员工计划
就职典礼
新员工培训
团体活动
员工旅游
年度计划
备注事项：
九、使用会议室申请表
日期时 间会议名称主持人地 点人 数备 注
申请部门管理部门
名 称填表人主 管责任人事务主管副经理
十、会议登记表
会议名称时间地点主 席与会人数会 次主要讨论事项
十一、会议通知单
召开部门召集人
开会日期时 间
会议地点
会议内容
参加人员
拟交费用
准备资料
备 注
十二、会议议程表
××会议讨论进程年 月 日
序号程序主持人时间情况备注
十三、会议记录表
时间：
地点：
名称：
主持人：
参会人员：
记录：
出席人员：
主持人报告：
讨论事项及结论：
备注
十四、会议决议事项实施管理表
决定事项是否同意
部门执行负责人实施目标评价
实施部门每月执行检查表
月实施目标评价月实施目标评价
十五、员工奖惩情况登记表
员工
编号姓 名奖惩事项及文号统 计
警告记过记大过奖励记功记大功
十六、交办事项登记簿
交办编号交办项目交办主管经办
部门完 成逾期原因处理结果其他事项内容及编号
日月预定实际
月日月日
十七、内部业务往来便笺
□指示 □通知 □协调
□请求 □报告 □协办
发出部门：日期 年 月 日
接收部门：□请回复 □请归档
标题：
内容：
十八、内部复印文件登记表
序号日期文件名称原稿页数纸张复印人使用部门备注
A3A4B4B5合计
十九、内部机密文件保管登记表
存档日期文件编号内容概要经手部门档 号预定保存期限份数备注
副本影本
二十、报废文件处理记录表
序号文件名称份数页数文件原本编号编号
二十一、存档文件登记表
序号文件名称文件编号份数页数存档时间文件版本编码备注
二十二、内部文件借阅登记表
序号文件名称文件编号借阅人数量借阅时间归还时间归还人
二十三、办公用品需求计划表（物流制度532页）
二十四、办公用品请购表（物流制度533页）
二十五、办公用品领取登记表（物流制度536页）
二十六、办公用品消耗统计表（物流制度538页）
二十七、办公用品盘存登记表（物流制度539页）
