1 办公文件整理
1 Please file all the reports for me.
请帮我把这些报告归档。
例句说明此句话用来请求对方归档报告。
商务交谈
A：Please file all the reports for me.
B：OK，would you like to file them according to dates
A：请帮我把这些报告归档。
B：好的，需要我按日期顺序归档吗？
句型替换
Can you help me file these documents in chronological order
你能帮我将这些文件按时间顺序归档吗？
You need to classify the files.
你需要把档案归类。
file[fa?l]v.归档，登记备案n.档案；文件夹
chronological[?kr?n??l?d??kl]adj.按时间顺序的
classify[?kl?s?fa?]v.把……分类
2 Can you please also list all the documents in those old files
你能把旧档案里的所有文件列一个目录出来吗？
例句说明此句话用来请求对方整理旧档案。
商务交谈
A：Can you please also list all the documents in those old files
B：Sure.When do you expect it to be finished
A：你能把旧档案里的所有文件列一个目录出来吗？
B：当然。你希望我什么时候完成？
3 Do you have those files that I asked for
我要的那些文件你那里有吗？
例句说明此句话用来询问对方是否有文件。
商务交谈
A：Do you have those files that I asked for
B：I haven't found them yet.I thought they were on my desk，but they aren't there.
A：我要的那些文件你那里有吗？
B：我还没有找到。我以为就在我的办公桌上，但并没有。
4 Did you find the file I requested
你找到我要的那份档案了吗？
例句说明此句话用来询问对方是否找到自己索要的档案。
商务交谈
A：Did you find the file I requested
B：I'm sorry.I couldn't find any information on that company，even though I checked all the cross-references.I don't think it's here.
A：你找到我要的那份档案了吗？
B：对不起，尽管我查了全部对照表，仍未找到和那个公司有关的任何资料。
句型替换
Have you found the files I need
你找到我要的档案资料了吗？
Did you look up the documents I requested
我要的文件你查了吗？
cross-reference[?kr?s?ref?r?ns]n.互见，相互参照的诠释
5 All papers need to be sorted out.
所有的文件都得分类。
例句说明此句话用来强调文件分类。
商务交谈
A：All papers need to be sorted out.
B：OK.I will do them.
A：所有的文件都得分类。
B：好的，我会分的。
句型替换
You need to sort methodically through the papers.你需要有条理地整理这些文件。
How should the filing materials be sorted into order要入档的材料该如何分类呢？
sort out 整理
methodically[m??θ?d?kli]adv.有条理地，有条不紊地
6 I'm almost sure that information was filed.
我几乎可以肯定，那份资料已经存档了。
例句说明此句话用来表达资料已存档。
商务交谈
A：I'm almost sure that information was filed.
B：But we can't find it.Each file should be named clearly.
A：我几乎可以肯定，那份资料已经存档了。
B：可我们找不到。每份档案都要名称清晰。
clearly[?kl??li]adv.清楚地，明白地
7 Please put the document in the file cabinet.
请把这份文件放在档案柜里。
例句说明此句话用来告知对方把文件放在具体的某个地方。
商务交谈
A：Please put the document in the file cabinet.
B：OK.I will.
A：请把这份文件放在档案柜里。
B：好的，我会的。
cabinet[?k?b?n?t]n.陈列柜
8 These forms should be filed alphabetically.
这些表格应该按字母顺序整理。
例句说明此句话用来表达按某种方式归档文件。
商务交谈
A：Should I file these forms according to dates
B：No.These forms should be filed alphabetically.
A：我要按日期顺序归档吗？
B：不用，这些表格应该按字母顺序整理。
句型替换
The documents should be ordered alphabetically by subject.
这些文件应该根据主题的字母顺序整理。
Can you help me file these documents in chronological order
你能帮我将这些文件按时间顺序归档吗？
alphabetically[??lf??bet?kli]adv.按字母表顺序
9 Will you make copies and file them
请将文件复印好然后归档好吗？
例句说明此句话用来请别人对文件归档。
商务交谈
A：Will you make copies and file them
B：Yes.I will.
A：请将文件复印好然后归档好吗？
B：好的，我会的。
10 Can you update these files
你可以把这些档案更新吗？
例句说明此句话用来表达对档案进行更新的要求。
商务交谈
A：Can you update these files
B：Sure.I will update them this afternoon.
A：你可以把这些档案更新吗？
B：好的，我今天下午就更新。
update[??p?de?t]v.更新
11 File the reports both ways.
将报告以两种方式各归档一份。
例句说明此句话用来表达归档文件的份数。
商务交谈
A：File the reports both ways.
B：No problem.I've got the reports here.
A：将报告以两种方式各归档一份。
B：没问题，我已经把报告整理出来了。
12 Do you remember how our filing system works
你还记得我们的归档系统是怎样操作的吗？
例句说明此句话用来询问是否知道归档系统的操作。
商务交谈
A：Do you remember how our filing system works
B：Sure，all the documents are arranged alphabetically.
A：你还记得我们的归档系统是怎样操作的吗？
B：当然记得，所有的文件都是按照字母顺序排列的。
一句顶万句
Please file all the reports for me.
请帮我把这些报告归档。
Can you help me file these documents in……order
你能帮我将这些文件按……顺序归档吗？
Did you find the file I requested
你找到我要的那份档案了吗？
All papers need to be sorted out.
所有的文件都得分类。
Please put the document in the file cabinet.
请把这份文件放在档案柜里。
These forms should be filed……
这些表格应该按……顺序整理。
Can you update……
你可以把……更新吗？
File……both ways.
将……以两种方式各归档一份。
商务必备
归档文件整理的10大步骤
1.确定整理单位，每份文件为一件，其中：正本与稿本为一件；正文与附件为一件；来文与复文为一件（也可各为一件）；转发文与被转发文为一件。
2.划分保管期限，确定每份文件的保管期限。
3.装订加固，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；复文在前，来文在后；转发文在前，被转发文在后。
4.编填页号，如果原文件页号齐全，则不必做，或右上角右下角标顺序号，请注意：用铅笔。
5.简单分类，按年度，保管期限，组织机构（问题）分类。
6.排序，在分类最后一层文件按时间大流水顺序排序。
7.盖归档章。
8.编号，由档案室将归档章的各个项目统填写，室件编号按文件排列顺序大流水逐渐编号。
9.编制文件级目录，逐件填写目录表格的项目，一年一册，打印多份，送领导及各部门。
10.装盒，按顺序将文件依次装人档案盒内，盒满另装；打印本盒文件目录，放盒内文件前；填写备考表，放盒内文件后；填写档案盒封面，盒脊的项目；按档案盒顺序依次排架。
读书笔记
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2 收发传真
1 Could you please fax the invoice to me
你能把发票传真给我吗？
例句说明此句话用来请求对方发送传真。
商务交谈
A：Could you please fax the invoice to me
B：OK.Just wait a moment.
A：你能把发票传真给我吗？
B：好的，请稍等。
句型替换
Could you please fax the quotation to me
你能把报价单传真给我吗？
Can you send the quotation to me by fax
你能把报价单传真给我吗？
Would you like to fax the quotation to me
你能把报价单传真给我吗？
fax[f?ks]v.用传真机传送 n.传真（机），传真件
invoice[??nv??s]n.发票
quotation[kw???te???n]n.报价，牌价，行情
2 Would you send this fax for me，please
你能帮我把这份传真发出去吗？
例句说明此句话用来请求对方帮忙发传真。
商务交谈
A：Would you send this fax for me，please
B：Sure.Whose attention should it go to
A：你能帮我把这份传真发出去吗？
B：当然。发给谁呢？
3 Please fax me the catalogue of your new items.
请把你们新产品的目录传真给我。
例句说明此句话用来表达让对方传真的材料。
商务交谈
A：Please fax me the catalogue of your new items.
B：OK.Please tell me your fax number.
A：请把你们新产品的目录传真给我。
B：好的，请告诉我您的传真号。
catalogue[?k?t?l?g]n.目录
4 What's your fax number
你的传真号是多少？
例句说明此句话用来询问对方的传真号码。
商务交谈
A：What's your fax number
B：It's 12345678.
A：你的传真号是多少？
B：是12345678。
句型替换
Can you tell me your fax number
能告诉我你的传真号吗？
5 I'm sending a fax to Karl.Please give me a signal.
我要给卡尔发传真，请给我个信号。
例句说明此句话用于正在发传真，请对方给信号。
商务交谈
A：I'm sending a fax to Karl.Please give me a signal.
B：Hold a second，please.
A：我要给卡尔发传真，请给我个信号。
B：请稍等。
signal[?s?gn?l]n.信号
6 Did you get my fax
你收到我的传真了吗？
例句说明此句话用来询问对方是否收到传真。
商务交谈
A：Did you get my fax
B：I was off work this morning and didn't receive your fax.
A：你收到我的传真了吗？
B：我今天上午没上班，没收到你的传真。
7 I have faxed you the quotation.Please have a check.
