电话已经越来越多地融入社会中了，是现代交际的重要工具之一，也是现代商人越来越常用的一种交流工具，因此，了解打电话的一般礼貌要求是很有用的。打电话的基本原则是简明扼要，切忌啰嗦，既突出不了问题，又占用别人时间，会引起别人反感。因此，在打一个重要电话之前，不妨作些必要的准备，如要讲的事情预先按顺序写在纸上，提醒自己。接通电话后，如果办公室里的人接电话，应该先报出自己的姓名，然后再讲清楚有关事宜；如果挂断电话，可以用惯用的托辞婉言拒之，如"有事"、"暂时不在"或"正在忙着"等用语都可派上用场。如果受话人确实很忙，又想与之接洽，可以请他过些时候再打，或者等受话人打去电话。如果在讲话过程中突然断线，打电话的人应该再打一次。
打电话时，还应注意以下几点：
(1)选择好通话的时间，除非必要，早7点以前、晚上22点以后和用餐时间，都不应该给别人打电话。每次通话的时间不宜过长。
(2)通话的内容要简单明了。电话一通就应当主动告诉对方自己的姓名，并且马上进入正题。打电话不要把一句话来回重复。
(3)通话的双方都要讲礼貌。接电话者，拿起话筒来，如果对方没声音，就应首先报出自己的单位和姓名，要是对方打错了电话，不要一言不发地把电话挂了，如对方致歉，应表示没关系。
(4)在通话中，双方的语气应当热情愉快，使彼此都感受对方在向自己微笑，不要装腔作势或娇声娇气。
(5)通话临近结束，双方都要使用"麻烦了"、"谢谢"、"再见"之类的礼貌用语。
(6)要做好通话记录。通话双方应不时地轻声说"嗯"、"对"之类的话，假如通话内容较重要，可以当场记下来。
(7)如代人接电话，接到电话后需传呼他人，事先应问清找谁，然后用手捂住话筒喊人。若人不在，可代人记下对方姓名、号码、单位；若自己找的人不在，可请接电话的人记下自己的姓名、单位和号码；若不想告诉对方，可请对方代约一个时间。
