内部控制的方式很多,在不同的业务处理过程中,应当采用不同的控制方式,才能最大限度地发挥内部控制制度的作用。
1.授权控制
授权控制是指单位内部的各级工作人员必须获得批准和授权后,方能执行或处理有关的经济业务。其基本要求是:单位内部的各级管理层必须在授权范围内行使相应职权,各级工作人员在处理业务时,必须首先明确自己的职权和责任,在授权范围内开展工作,既不能超越权限去处理那些不属于自己职权范围内的事情,如非出纳员收付货币资金、非会计员处理账务等,也不能推诿责任,对那些属于自己职权范围内的事情不认真办理,如保管员不认真负责物资收发,会计员不按规定登记账簿等。
按授权的性质,授权控制可分为:“一般授权”和“特定授权”。一般授权通常规定处理正常经济业务的标准,授予有关人员处理一般经济业务的权利,如推销员按规定价格销售产品或商品、采购员可在计划指标内购买材料等。特定授权是指授予有关人员处理特殊经济业务的权利。例如,企业销售闲置设备、削价处理积压的存货,必须经私营企业主特别批准授权后才能处理,销售人员不得自行决定。否则,就属于越权行为,销售价格就会失去控制,就有可能产生漏洞。
授权控制有利于建立岗位责任制,便于有关人员各司其职,各负其责,有效防止问题的出现,即使发生问题也便于查找解决。
2.分权控制
分权控制,又称职务分管控制,它要求任何一项经济业务的办理,都必须由两人或两人以上分工掌管,不允许任何一个人单独办理任何一项经济业务,以便形成相互制约、相互监督的格局,避免一个人包办经济业务全过程而容易出现的弊端和错误。一般情况下,以下职务和权力应当实行分管:
(1)经济业务的授权批准职务与执行职务应予以分离,即将审批权与执行权分离。
(2)经济业务的执行职务与记录职务应予分离,即将业务的执行权与记录权分离。
(3)财产物资的保管职务与会计记录职务应予分离。
(4)经济业务的经办职务与稽核职务应予分离。
(5)货币资金出纳职务与总账记录职务应予分离。
此外,经济业务的授权批准职务与监督检查等职务也应分离,以确保内部控制的严密性。
3.凭证控制
凭证控制是指经济业务发生时,通过填制和传递原始凭证,对经济业务实施记录控制,以便在任何时候、任何问题发生时都有据可查。为此,设计足够的凭证联次和合理的凭证传递程序,将业务发生所涉及到的各职能部门或个人联系起来,是强化内部控制的有效方式。
其主要内容是:
(1)每发生一笔经济业务,都必须填制或取得合法的、真实的、正确的原始凭证,作为各项业务的证明材料和控制依据。
(2)根据需要用复写方式填制凭证,即一式几联。
(3)重要的凭证如收款收据、销货发票等应当事先编号,以防短缺,一般凭证可在使用时按顺序统一编号。
(4)凭证上必须具备业务经办人员的签名或盖章,以明确其应负责任,强化制约关系。
(5)建立复查和核对制度,包括对凭证本身的复查和与其他有关凭证的核对。如购货发票,既要审查其是否符合原始凭证填制要求,又要与订货合同、收料单等进行核对。
(6)建立科学合理的凭证传递程序,与业务的标准处理程序结合起来,使各种凭证在业务经办部门和人员之间合理的流转。既要经过每一个必要的环节,防止遗漏,发生失控现象,分不清责任,又要尽可能地减少传递环节,提高工作效率。
(7)建立严格的印制、购买、保管、使用、注销和存档等管理制度。
4.账簿控制
这一控制方式是通过利用会计账簿对经济业务进行序时、分类记载的功能,实施内部控制。其主要内容是:
(1)建立完整的账簿组织体系,明确规定各种账簿的作用以及它们之间的关系。做到:总账控制明细账、日记账;明细账控制财产实物和债权债务的数量、金额变化;日记账控制收付款的笔数和金额。
(2)规定过账、对账、结账的要求,并区别各种账簿做出不同的规定。如总账既可逐笔过账,又可汇总过账,而明细账、日记账必须逐笔登记,尤其是现金、银行存款日记账还须逐笔结出余额。
(3)建立严格的账簿领用、存档、查阅、销毁等方面的管理制度。
5.岗位轮换控制
岗位轮换是指各个岗位上的工作人员定期不定期的相互调换职务,避免一个人在一个工作岗位上长期滞留。特别是涉及货币资金收支和财产实物收发的岗位,应尽可能地经常调换。
具体而言岗位轮换具有以下好处:
(1)防止某些人因长期从事某项工作而产生惰性,或利用工作之便编织“关系网”进行舞弊。
(2)有利于及时发现问题,并采取措施尽快解决。由于原来的工作人员所从事的工作被轮换后,要受到接替人员的检验,即使发生了差错或舞弊行为,也便于发现和揭露并加以处理,以免长期隐匿,造成大的损失。
(3)有利于促使工作人员尽职尽责。由于每一个工作人员随时都有调动职务、移交工作的可能,所以必须按规定及时完成自己的本职工作,不能拖拉。
(4)有利于培养“多面手”,提高工作人员的业务素质和独立工作的能力。
职务轮换的具体方式,一般有对换和轮换两种,对换即两种职务之间的对调,如材料保管员与产品保管员对换,管应收款的会计与管应付款的会计对换等。轮换则是多种职务之间的循环调换,如财会机构内部的材料会计去搞成本核算,成本会计去管销售账务,销售会计去登记总账和编制报表,总账会计则去从事材料核算,以形成一个工作轮换循环圈。
6.预算控制
预算控制是指单位内部的各项费用开支应当实行预算管理的办法,通过预算的编制、执行、分析和考核,强化费用开支的管理。
7.审批与稽核控制
这种方式是通过事前的审批控制与事后的稽核控制,对经济业务的合法合理性起到事前把关、事后验收的作用。
8.档案专管控制
这一控制方式是指对会计凭证、账簿、报表等档案资料,实行专人保管,以便对档案所涉及的有关人员的工作情况实施控制,防止根据个人需要更改、调整甚至毁灭档案记录的现象发生。其主要内容是:设置专职或兼职(出纳员不得兼任)档案保管员并规定其岗位责任;
规定专门的保管场所;规定各种档案的存续时间;建立严格的档案调阅、销毁等制度。
9.标准处理程序控制
这一控制方式是指对每种经济业务的处理程序和手续制定出标准化模式,使程序的各个环节之间形成步步核查、环环监督的格局,以便及时发现差错和弊端,加以处理,防止同类业务的处理因程序与手续不同而出现工作扯皮、职责不清、结果各异等现象。其主要内容有:规定每种经济业务应经过的环节和手续;对主要经济业务用文字或流程图的方式制定出标准化处理程序;规定经济业务由哪些部门和哪些人员处理,各环节的流转手续和滞留时间以及审核内容等;规定各个环节和各道手续之间的关系。
采用标准处理程序控制方式实施内部控制,一方面可以把各职能部门串联在一起,形成一个有机的整体,有条不紊地开展工作,及时规范地完成任务;另一方面又可形成相互制约、相互监督的机制,把可能发生的差错和弊端消灭在业务处理过程中。
10.电子信息系统控制
随着电子计算机在会计中的普及应用,一些传统控制方式的作用被削弱,而舞弊手段也在朝着智能化、现代化的方向发展。为适应这种变化,必须运用电子信息技术手段建立控制系统,减少和消除人为控制的影响,确保内部控制的有效实施。同时要加强对电子信息系统开发与维护、数据输入与输出、文件储存与保管、网络安全等方面的控制。
以上各种方式,有些是从总体上考虑,不局限于某种经济业务。有些则是针对具体的业务而采用,管理者应当根据业务的需要灵活把握。