学院2004年建设校园时，让一个工程队修建围墙。结果当时没有结算。2008年年底，这个工程队找上门来要工程款。基建部门以自己的理由拒绝了对方的要求。工程队的人转而找到分管院领导，分管院领导指示基建部门妥善处理，基建部门再次以同样的理由拒绝了对方要求。不知何故，工程队的人找到了我这里，让我协调解决。我一面安抚对方，做解释工作，一面向有关领导汇报，联系有关部门处理此事。这样来来往往无数次，后来听说终于妥善解决了。
学院规模逐渐变大，人多了，事多了，官司也多了。很多官司中学院是主体，自然会找到我这儿来。尽管聘请了法律顾问，但是法律顾问只是“顾问”，具体的措施、办法在接到院领导指示之后还得我来负责处理、执行、落实。而且无论是法院的传票、起诉人的诉状、我方法律顾问的应诉方案首先是到达我这里。有些需要报告院领导，有些是后续事态，我自己就必须先行处理。有时我还得代表学院去和大学城管理办公室、区法院等部门接洽、打通关系。
学院曾经辞退过几个一线教师，被辞退的人对自己部门的负责人提出抗议，对辞退决定提出行政复议和劳动仲裁，这自然是要我这个分管这方面工作的工会副主席来处理。人人都知道，这种事很令人头疼。特别是其中纠缠进去个人恩怨的因素，处理起来更加复杂。一方面要严格执行学院的决定，另一方面要顾及被辞退人的利益，特别是他们的情绪。我这个人心软，特别是看到群众要求帮助，总是心怀怜悯去听他们的意见，尽可能地向他们伸出援助之手。有些纠纷处理起来难度比较大，要耐心地、心平气和地做好几方面的工作。实际上，在日常工作中，要面对的类似干群关系、人际关系的问题还很多。
我的办公室门口挂着“院长办公室主任室”的牌子，有些来人不认真看，或者是不了解，误以为我是院长，敲门进来就喊我院长，让我这个“院长”处理他们的事情。有些事，我会把他们引荐到分管院领导或者相关部门领导那儿去；有些事，我必须挡下来，揽下来，能够处理的一定要代表院领导和学院直接处理掉，而不能推诿。有时候也难免会引起一些人的误会，以为我拉大旗作虎皮，“挟天子以令诸侯”。有一次，一个学生家长找到我反映情况，说自己的孩子因故在外租房住已经批准，要求退还他本人在校住宿费。在这个问题上，学校有新的规定：不予退还，但是老问题另当别论。而这个学生的问题属于老问题。有关部门和系在这个问题上没有达成默契，互相扯皮，系里让找分管部门，分管部门又让找系里。最后不知何故学生家长找到我这儿来了，要求协助解决。于是，我给分管部门领导打电话，请按照规定妥善解决，又亲自带着学生家长到系里去找系主任了解处理此事。结果，后来听说其中一位领导发牢骚，说这事怎么跑到赵雪波那儿去了。其实，我不知道自己能不能解决这样的事，也没有义务去管此事，更没有权力压其他部门的同仁们处理此事。只是觉得事情到我这儿了，我不能推诿。至少，院办是学院的窗口，代表着学院的形象。我不能让外界因为自己的不负责任而指责学院。人们常说，办成办不成是能力问题，办还是不办则是态度问题。言外之意，态度重于能力。我没有这个能力，但是这个态度还是有的。
五种动物
人人都知道，院办主任这个位置不好坐。但是许多人是人云亦云，并没有切身的体会。而我这样说，绝不是矫情做作。
南广学院原来有位副书记兼副院长叫陈逸男。他来南广之前曾任黑龙江省广电局副局长。据说他在任省广电局副局长之前也有过多年的办公室主任经历。因此，他经常在我们面前说道办公室主任的方方面面。最经典的莫过于“五种动物”理论。
有一次在餐桌上，院领导们又开始数落我和我的副职。陈逸男就说院办主任应该是五种动物。众人皆感有趣，纷纷询问是哪五种动物。陈说：狗、牛、兔、鹦鹉、猪。众人问为什么。陈逸男说，要像狗一样忠诚，像牛一样干活，像兔子一样跑得快，像鹦鹉一样学舌，像猪一样受气(该顺序为本人琢磨后排定)。此言一出，众人哄堂大笑，都说有道理。
当时我心里挺不舒服的，觉得院办主任即使不是个什么“官”，就算是呼来唤去跑堂的，也不至于被形容成是动物，没有了一点人性，而且也还不是什么高级一点的动物，都是经常被用来骂人的物种。所以脸上强装讪笑，心底里却非常苦涩。
但是时间长了，被取笑的次数多了以后，也觉得无所谓了。最关键的是我觉得这五种动物理论确实很形象生动。所以慢慢地从开始的反感，到抵触，到接受，再到反思。对“五种动物”反而有了更深刻的理解。以至于后来我在给院办全体工作人员开例会时也多次引用这“五种动物”理论来警醒大家、激励大家。
院办主任是学院的主要职员，经常要直接接触院领导，因此必须强调忠诚的品格。所谓忠诚，我理解有两层含义。第一层含义是要忠于院领导。既然是学院的“管家”，当然要忠于这个“家”，忠于这个“家”的“家长”。你当然不能领着南广学院的工资为别的单位工作，也不能受南广学院领导的领导，而“效忠”于别的单位领导的领导。还有就是要忠实地执行院领导的决定和指示，而不能阳奉阴违，耍阴谋诡计；要为未公开的院务会议决定和院领导的个人谈话等内容保密；不打听、不传播院领导的个人隐私；及时向院领导汇报学院内外的有关信息等。院办主任要这样，院办的工作人员也要做到这一点。我给院办定了个八字训令：忠诚、为善、勤奋、高效。其中，忠诚排在第一位。在我看来，忠诚关乎我们的人品，忠诚是院办主任和院办工作人员应具备的首要素质。
院办是学院的窗口，是学院看不见的大门。来往的人员、信息、文件首先要通过院办。这就涉及忠诚的第二层含义，即要懂得如何看家。而这看家又包含几层意思。首先是有人来访院领导时要先出面接待，然后再通报院领导。这样一来合乎工作规范程序，二来也起到安全保卫的效果。其次是在院领导外出时要临时承担学院的管理职责。另外，还要为学院各种往来信息、文件把关。
院长办公室是个特殊部门，每天有各种各样例行的、无法预知的事务等待着我们。正是因为如此，院办主任必须勤勤恳恳地干活，任劳任怨地干活，要像老黄牛一样，脚踏实地，埋头苦干。刘继南院长经常教诲我们说工作中要听话、出活。出活就是要求我们把单位当成自己的家，把工作放在第一位，把事业放在第一位。她自己就把一生献给了教育事业，献给了她所从事的工作，经常起早贪黑，废寝忘食，站着躺着，脑子里想的都是工作。我们作为她的下级、助手，理应向她学习，努力工作。刘院长经常说，8小时以内是干不成大事的。言外之意是说8小时之外同样要付出辛勤的劳动。事实上也是这样，南广的行政人员普遍说在南广工作经常会把8小时以外搭进去，会把节假日搭进去。其实，我们院办更是这样，院办的负责人也更是这样。即使这样，我们仍然要继续用老黄牛精神来勉励自己。
院办主任光有忠诚、勤奋还不够，还得腿快，要像兔子一样跑得快。这并不是说院办主任都得像运动员一样年轻健壮、腿脚灵便，而是说工作过程处理事务要雷厉风行，迅速果断，不拖沓，不延误，不偷懒。用高效体现自己的工作成绩。在这一点上，我显然没有做到最好。虽然自己还真的具备运动员的身体素质，尤其在接待工作中经常受到同事们的恭维，但是我明白自己的办事效率还不够高，还有拖沓、偷懒的思想。今后需继续努力，不断提高。
院办主任的第四种动物功能是像鹦鹉一样学舌。这并不是说院领导说什么，院办主任就说什么。而是说院领导有什么指示，要不折不扣地传达。在这个问题上我们往往容易陷入另一个误区，那就是以为院办主任只能充当一个传声筒和应声虫，久而久之会产生惰性，而不去主动地思考问题，寻找问题，解决问题。我以前确确实实有这方面的毛病，也没有少挨院领导的批评。
最后，院办主任要有足够的心理承受能力，因为他离领导最近，也可能是被领导“骂”的次数最多的人。领导的个人风格不同，有的直率，有的温和，但是无论是什么样的领导，都不会不批评部下。有些批评是正确的，有些批评则可能是“冤枉”。不管哪一种，院办主任都要接受。这一点，即使是没有干过办公室主任的人也都能想象得到。经常听人宽慰我：干你这个职位不容易。开始时很感动，久而久之则以一笑付之。因为我已经逐渐地培养起了一种心理耐力。这当然不是说死猪不怕开水烫，漠视领导的批评，而是以谦虚的态度和积极改进自己工作水平的态度对待院领导的批评。有了这样的态度，就不再简单地惧怕院领导的批评。
“五种动物”的功能不仅如此。比如狗除了忠诚、看家之外，还要有敏锐的嗅觉，要能够很灵敏地嗅到周围的各种“空气”——人际的、公务方面的各种微妙的关系。特别是上下左右的人际关系，有时候是很微妙的，处理不好就会影响工作，甚至影响大局。兔子除了跑得快之外，还要有一种灵活、周密的意识。不是说“狡兔三窟”嘛，工作当中应该要有战略思维，每做一件事都要设计多种可能的结果，这样才能防患于未然。其实，除了“五种动物”之外，院办主任还应该具备更多的“动物能力”。比如，还得像猴一样聪明，像蛇一样机警，像驴一样的厚道，像蜜蜂一样勤劳，像大象一样沉稳，像狮虎一样勇猛等。
用动物的特点来形容院办主任应具备的能力，只是一种形象的比喻，未必准确，但是值得玩味。在戒除了那种过于敏感的想法之后，我时常用这些比喻来警醒自己，甚至要求自己。也许别的院办主任不会把自己降级为动物，但是，我觉得如果能够把工作做好，成绩能够提高一点，效率能够提高一点，自己所谓的人格降低一点不是不可以。
