3.编制检查表
检查表是检查前需准备的一个重要工作文件，应精心策划。
为提高检查的有效性和效率，检查员一般应根据分工，准备现场检查用的检查表。检查表的内容多少取决于被检查部门的工作范围、职能、抽样方案及检查要求和方法。编写检查表需着重注意以下几个问题：
（1）与编制检查计划相似，以部门检查为主时，检查表应列出该部门负责的主要过程和活动的检查内容与检查方法。在以过程或活动检查为主时，检查表应说明到哪个部门查，如何查。
（2）应注意抽样的合理性。检查表要覆盖到各部门和各大要素。
（3）在按过程检查时，要充分运用：计划-执行-检查-处理，即PDCA过程方法，编制检查表。
（4）检查表的依据是评审准则和受审方的质量管理体系文件及其他检查准则。
（二）检查实施
检查员运用各种检查方法和技巧，收集检查证据，得出检查记录，进行分析判断，开具检查报告，检查组长应实施检查的全过程控制。
1.检查实施的基本内容
根据标准、准则、文件、检查表和计划安排，检查员进入现场检查、核实，开始检查的主要活动——现场检查。在现场检查中，检查员运用检查策略和技巧，把收集到的客观证据适时记入“现场检查记录表”，通过对检查证据、检查发现的整理分析和判断，并经被检查方确认后开具检查报告。
2.现场检查
现场检查在整个检查工作中占有非常重要的位置，最后的检查结论依据现场检查的结果作出。
进入现场检查阶段，具体的检查内容应按准备好的检查表进行。现场检查是使用抽样检查的方法寻找客观证据的过程。在这个过程中，检查员的个人素质和检查策略、技巧可以得到充分的发挥，因此对现场检查的控制以及现场检查中的一些检查策略、技巧的应用就成为实现检查成功的关键。
（1）检查证据的收集。
检查员在现场检查中的主要精力和任务应放在收集有关客观证据上。
收集到的客观证据形式有：存在的客观事实；被访问人员关于本职范围内工作的陈述；现有的文件、记录等。检查员可通过下列方式来收集客观证据：与受检查方人员的面谈；查阅文件和记录；现场观察与核对；与实际活动及结果的验证；来自其他方面的报告，如学生反馈等。
（2）现场检查记录。
现场检查过程中，检查员应及时做好检查记录，记录下检查中所看到、听到各项有用的真实信息，这些记录是检查员提出报告做出检查结论的真凭实据。检查记录是作为编制不符合项报告和检查报告的依据，也是作为管理体系动态进程追溯、核实的依据。对检查记录的主要要求：记录应真实、准确；记录应具体、详实，如文件名称、设备编号、记录编号、陈述人岗位等；记录应当场记录，尽量避免事后回忆、追记；记录的形式、格式，由组织自定，一般采用记录表的形式。
3.不符合（不合格）项报告
（1）含义：
不符合项报告是对现场检查得到的检查记录进行评审并经受检查方确认的对不符合项的陈述，是检查报告的一部分。不符合项报告是现场检查中产生的正式文件之一。
不符合项是指检查员在检查中所确认的检查发现与检查准则之间不相一致的客观事实。
（2）不符合项分类：
内部质量管理体系检查一般把不符合项分成三类，即严重不符合项、一般不符合项和观察项。
严重不符合项。通常指检查中发现的不符合事实为：与五常现场管理体系要求严重不符合；事实证明体系的过程控制要求系统性失效、区域性失效；造成严重的质量后果。
一般不符合项。通常指检查中发现的不符合事实为：属于孤立的、个别的现象；只影响到有效性，同时不会产生严重质量后果；不会严重影响质量管理体系的运行。
观察项。通常指检查中发现的不符合事实为：属于孤立的、个别的、偶然的、轻微的现象；可能会导致一般不符合项的产生。
（3）各类不符合项的处理原则：
严重不符合项的存在意味着质量管理体系存在重大缺陷或无效。在外部检查中意味着本次检查失败。
严重不符合项、一般不符合项、观察项提出的不符合事实都应纳入纠正和改进的范围。
严重不符合项、一般不符合项应提出书面不符合报告。
观察项可以提交书面观察项报告，如观察项已当场纠正并经确认，也可不发书面报告。
（4）不符合项报告的内容：
不符合项报告的内容应包括：受检查方部门、检查员、陪同人员、日期、不符合事实陈述、不符合现象的结论（违反标准、文件的条款）、不符合项性质（按严重程度）、受检查方的确认、纠正措施计划、纠正措施实施记录及完成时间、采取纠正措施后的验证记录等。归纳不符合项报告的三方面内容是：不符合事实的描述、不符合项结论和不符合项性质。这是每一份不符合项报告都应具备的。
（5）不符合项报告的注意事项：
不符合事实描述时应确切描述观察到的事实，并可以追溯。描述时应围绕客观事实，并准确地报告。如在什么地方发现了什么？为什么是不符合项？同时要写明必要的细节，如涉及的文件号、产品批号、图纸号、相关文件规定、有关人员的陈述等。不符合事实描述时应简单明了，事实确凿，直接表述，不加修饰。不符合项的结论，要明确指出该事实所违反的检查准则（合同、标准、体系文件等）的哪些条款规定。不符合项报告所描述的事实应经过受检查方授权人员的签字确认。
（三）检查报告
检查报告是检查组结束检查工作后必须编制的一份文件。检查报告将由检查组长在检查后规定期限内以正式文件的方式提交给最高管理者或管理者代表，检查报告提交后，本次检查即告结束。
检查报告的格式由组织机构自行规定，但报告应规范、定量、具体、突出重点、照顾一般，不同检查对象的检查报告应有区别。
检查报告是对检查中的检查发现（特别是不符合项）的统计、分析、归纳、评价。要统计分析不符合项，对检查对象的质量活动及结果进行综合评价，与受检查方共同制订纠正措施和实施要求。提交检查报告前，应与受检查方负责人协商交底，听取解释说明，取得原则上同意之后，提交最高管理者或其代表审查批准。
1.检查报告的内容
（1）检查目的和范围；
（2）检查组成员、检查活动的日期和地点；
（3）检查过程概述、检查记录；
（4）检查结论；
（5）经协商的检查后续活动计划和对纠正措施完成时间的要求；（6）检查报告的分发名单（受检查方有关的部门、最高管理者、管理者代表）。
2.内部检查报告中的检查结论
检查结论必须写入检查报告中。检查结论不仅是受检查方最为关心的检查结果，也是检查组最需慎重的决定。检查结论应在所有检查发现汇总分析的基础上作出。检查报告应包括诸如以下方面的结论：
（1）管理体系在检查范围内是否得到有效实施；
（2）管理体系的持续适宜性和有效性。
3.内部检查报告中的纠正、预防和改进措施及要求
检查是管理工具，重点是推动内部改进，因此提出纠正、预防和改进措施及要求应成为检查的一项重要任务和报告的重要内容。
4.检查结果的处理
内部检查报告的处理方式有：
（1）根据检查结果及综合评价，由检查小组提出建议，对受检查方进行考核奖惩；
（2）根据检查报告中提出的纠正或改进措施，组织分层分步实施，并对实施情况进行跟踪报告；
（3）报告应分发至有关领导和部门，以便采取纠正和预防措施。
5.注意事项
（1）检查报告应力求客观，对事不对人，应肯定受检查方的工作，不要一味谈不足之处。
（2）检查报告应先征得受检查方负责人同意，取得领导的批准后，才能分发、实施。
（3）内部检查报告应突出重点，容易理解，避免长陈述；应定量、具体，用典型事实、数据说话；应能抓住用户关心的问题。
（4）措施的制订不能就事论事，应通过局部看全局；应可操作，可控制，可评价。
（四）跟踪检查
应加强对检查后纠正情况的跟踪，并在紧接着下一次检查时，对措施的实施情况及效果进行复查评价，写入报告，实现检查闭环管理，以推动连续的改进。在任何餐饮企业中，从检查得到的真正益处最终均来自“自身”连续的检查。
1.跟踪检查的含义
跟踪检查是对受检查方采取的纠正措施进行评审、验证，并对纠正结果进行判断和记录的一系列检查活动的总称。检查结论表明了需采取正确的预防措施和改进活动的必要性，通过跟踪检查可以对纠正措施的完成和有效性进行验证，这个验证过程是常检查的一部分。所以说，跟踪检查是检查活动的一部分，是检查活动的无限延伸。
2.跟踪检查的范围
跟踪检查以检查中发现的不符合项纠正情况为主，但常因需要而扩大范围，对有效性的验证也因内部管理的需要而更为严格。
3.跟踪检查的作用
（1）跟踪检查能促使受检查方建立防止不符合项再发生的有效机制，促使受检查方不断改进。
（2）验证纠正和预防措施的有效性。
（3）通过跟踪检查，向管理层及时反馈受检查方的纠正情况以及体系运作的情况。
第六节 常改进
一、含义
常改进就是针对学校餐饮单位现场管理的整理、清洁、规范、检查而开展的持续不断的修正改善的过程。常改进是保持前四项活动得以持续、自觉、有序、有效地开展下去的重要环节，从而培养并养成整洁有序、自觉执行单位规定和规则的良好习惯，不断推进学校餐饮单位现场管理精细化、制度化、规范化、标准化、科学化，达到学校餐饮单位产品品质、安全和管理服务不断提升的目的。改进不仅仅只是人的意识、观念的转变，而且还是管理体系、策略目标的整合调整，组织结构和制度的完善健全；不仅仅是微观的细节的改进，而且也是宏观的调整、转变，也是一种认识的提高，文化的形成。
整合、规范、完善都是一种改进和提高。
二、目的
（一）常改进的目的
1.养成良好的工作习惯
在五常现场管理活动中，不断反复地要求员工做整理、清洁、规范、检查，其目的不仅仅是希望员工将物品摆放好，设备设施擦拭干净而已，主要目的是通过简单易行、琐碎的反复动作，潜移默化地改变员工原有的工作态度，使他们养成良好的习惯。随手整理、清洁应成为每位餐饮从业人员的自觉行为。如未形成习惯，即使有问题，也可能会熟视无睹。五常现场管理的最终目的是提升人的品质，这些品质包括：革除马虎之心，加强五常现场管理意识，使其人人养成凡事认真（认认真真地对待工作中的每一件“小事”）、遵守规定、自觉维护工作环境整洁明了、文明礼貌、规范有序行事的习惯。
2.自觉遵守各项规章制度
通过不断整理、清洁、规范、检查的程序化，员工就会养成良好的习惯，人人按照规章制度来办事，规章制度一旦实施，任何人都必须严格遵守，否则制度将失去意义。五常现场管理活动就是“从遵守决定的事项开始，以遵守决定的事项结束”的这样一个过程。如果总怀有“因为是规定的事项，只好遵守”这种被动心态，是肯定做不好的。同时，遵守规定的事项看去好像理所当然，然而，要将理所当然的事情自然而然地做下去，却非常艰难。因此，简单地用头脑理解五常现场管理的内容是不够的，还需付出实际行动。
3.营造团队精神
通过五常现场管理活动，可以体会全员参与的喜悦与凝聚力，有利于团队氛围的营造和精神的培养，可以说五常现场管理是学校餐饮单位全员参与活动的试金石。
4.使五常现场管理活动成为学校餐饮单位文化的一部分推行五常现场管理活动，对于改善生产作业现场环境、秩序等具有重要作用，但是，如果仅仅是餐饮单位生产作业现场在变，而人的意识未变，文化也未变，那么，五常现场管理活动也是不成功的。评价五常现场管理活动推行是否成功的一个重要标准，就是学校餐饮单位是否创造了一种追求卓越、追求细节、依规范行事的文化，是否真正提高了从业人员的品质和安全意识。因此，应将五常现场管理活动融入学校餐饮管理文化中。
（二）常改进的重要性
五常现场管理活动只有开始，没有终结，它是一项长期而艰巨的活动，需要持续不断地推动和创新，需要全员的共同参与。学校餐饮工作的特性，决定了其从业人员文化程度总体不高、劳动强度相对较大、工作时间相对较长、培训技能机会相对偏少、工作分工难于细化专业化、流动相对较快，而其工作要求越来越高，不仅要求责任心特别强、具有一定的专业技能、具备一定的服务技巧，而且要求具有很强的安全意识和较强的协作配合精神。学校餐饮服务对象相对固定，集中用餐时人员密集，食品加工出售量大，供应服务方式和师生需求变化多样，生产加工基本全是凭经验手工操作，标准化、机械化程度低，安全责任特别重大，因此其需要进行动态管理，及时调整与修订活动方针，不断加强现场管理，做到常整理、常清洁、常规范、常检查，更需持续不断地进行改进。
三、要求
（一）高层领导的决心是五常现场管理改进的关键
领导要用战略的眼光来明确单位的发展目标，用战略规划来决定行动方向；要用发展的态度百分之百地支持；榜样的力量是无穷的，特别是领导的榜样示范作用，领导要率先垂范，以身作则。不仅是管理的改进，而且还需硬件设施的改进，改进需要投入和经费支持。
