1.化压力为动力
这是你的处境吗？
我以前有能力应付这些事情。过去偶尔才在假日碰到紧急订单，现在可大不同相。最近我们似乎持续处在危机状态中：要处理的公事堆积如山，又不断被别的事打断，连一半的工作都可能做不完。刚解决一件紧急的工作，另一件跟着又来了。老实说，我很怀疑这种起早摸黑的日子，我还能撑多久。感谢那些上班族专用的强效咖啡——没有它，我真不知道如何能不打瞌睡。
我知道我必须设法说不，还要抽出时间思考、安排工作的优先顺序。
可是，面对身边的一片混乱，我到底该从哪里开始？
现代职场生活的脚步快速、丝毫没有迟疑的空间。新的事情与任务总是教人应接不暇、长途旅行更便捷、讯息发送和反应行动的要求更迅速。蜂涌不断的事情迫使我们不得不接受、面对、并适应变化。每次成功应变之后，接着我们便会将目标提高，成就感也随之跃升——在错误中学习，使我们能够应付未来的挑战。
上述现象与工作量增加所要付出的代价，那就是焦虑。其他任何迫使我们改变或对新状况做出反应的，也是造成焦虑的原因。本章将探讨焦虑的症状和成因，同时区别破坏性焦虑和建设性焦虑：前者会降低效率，进而导致疾病；后者则可能是形成优秀工作表现的关键因素，也是让你在万难中勇往直前的力量。
焦虑和压力
焦虑来自工作要求，以及达到要求所需的内在资源（知识、态度、技能、个性等）和外在资源（指导、团队支援等）间的不平衡。
焦虑可以被界定为，对于过度压力的反应。每个人能承受焦虑导致的压力不大相同——对甲来说无法忍受的情况，对乙可能没什么了不起。关键是，焦虑可以累积，小毛病可能导致严重后果。
造成焦虑的原因
有些工作在本质上就比较容易造成焦虑，原因通常是多种因素的组合。例如，客机飞行员必须担保乘客的安全，长时间工作，再加上短时间内必须极度专注，都造成他们产生焦虑的原因。
话说回来，几乎每种工作都可能会发生焦虑的状况。以下是造成工作焦虑，最常见的一些原因：
工作量不胜负荷，再加上没有足够的资源完成。
前途（特指工作升迁和稳定性）不明。
变化太快。
需要持续地应付危机；肇因于缺乏仔细的计划，和不断变更工作优先顺序。
沟通不良；参与不足，或是不清楚员工的表现情况。
对良好的工作表现不闻不问，既无口头读赏，也无金钱奖励。
公司内部不合，无法依靠同仁间的支援。
员工过度竞争，对时效的要求极高。
强势的管理作风，主导的力量是惩罚，而非赞赏。
有些工作比较容易产生焦虑，人也是一样，那些容易紧张、沮丧、沉迷，或是兴奋的人，往往也比较容易产生焦虑。有些人就是喜欢把事情挂在心上，杞人忧天。此外，还有一些人的思考、感受和行事态度，让他们比其他人更容易产生焦虑。另外一个因素是，认为结果多为外力操控的人，要比相信成事在己的人容易遭受焦虑的困扰。
不过，就算你拥有异乎常人的乐观，有些私人的问题还是教你难以应付。这些问题包括：
财务压力。
婚姻，或是其他人际问题。
在工作和家庭间求取平衡而产生的问题。
结婚、搬家，或是换工作等烦琐的事。
你是否容易感到焦虑？
拥有某些人格特质的人，比较容易为过度焦虑而困扰。请回答以下的问题，并圈选出你的答案：
1.赴约时，你是（a）从容不迫，还是（b）从不迟到？
2.工作时，你是（a）拼命好胜，还是（b）照章行事？
3.你是（a）好听众，还是（b）经常插嘴？
4.对于分派的任务，你是（a）赶在最后一秒前完成，还是（b）提早完成？
5.你能（a）耐心等候，还是（b）缺乏耐心？
6.你会（a）隐藏感觉，还是（b）说出感觉？
7.你是（a）按部就班，还是（b）同时做好几件事？
8.你认为自己（a）努力向上，还是（b）随遇而安？
9.做事时，你会（a）慢慢来，还是（b）急急忙忙？
10.你的（a）兴趣不多，还是（b）兴趣一箩筐？
单数题选b，每题得两分；双数题选a，则得两分，总分愈高，表示你加诸自身的焦虑愈多。
得一六分或更高，表示你真的需要设法减轻焦虑，否则你恐怕没有福份享受辛苦努力的成果。得分在一二到一六之间，表示你有相当的野心和时间观念。你必须当心自己承担太多的焦虑，注意任何焦虑造成的警讯。得分在五到一二之间，显示你的人生态度相当悠哉。你也许不会成为人上人，不过你可能很享受你的工作，同时还会在其他事情上成就自己。得四分或更低时，意味着你不仅仅是轻松无比，你简直就像个神仙般优游自在！
留意警讯
感受焦虑的程度，会随时间而有所不同。一般说来，工作超过负荷并不难察觉，因为你的身体和行为，都是非常有效的预警系统。
焦虑对身体健康的影响众所皆知，可是情绪、心理和行为的重大转变，也同样对健康产生影响。焦虑的形成原因很多，而焦虑对工作和个人生活的影响极为深远。
假如你承受很多焦虑，你可能会有突发的头疼、身体紧绷，或是睡得不安稳。你可能觉得没有希望、紧张、疲倦、提不起劲，或是觉得自己容易生气、容易与人发生争执。你可能注意力无法集中，而且开始拖延事情。
你变得行动又反覆无常，还会小题大做。你也会变得容易困惑，也许试图以尽情满足口腹之欲来逃避焦虑。
焦虑的影响及其程度因人而异。假如你知道焦虑会如何影响你，在何时会对你发生作用，你就能了解自己承受压力的极限在哪里。一旦超过极限，危险随后就到。有时候压力对你也有好处，能让你硬着头皮往前走，并全神贯注，譬如当你在进行提案说明的时候。可是相较之下，焦虑则总是带来坏消息。
下列的建议将协助你避免或控制焦虑。不过记住，有时候并不是靠自己的力量就能克服。意识到自己需要帮助，不论是求助于同事、朋友、合伙人，甚至咨询高人员和专科医师，都应该被视为一种力量，而不是软弱。
处理焦虑
改变自己的基本性格，或者逃避日常生活中的压力和紧张，都不是件容易的事。加上求职不易，有份教人焦虑的差事，还是胜过失业。不过，这并不表示我们对焦虑束手无策。以下的步骤应用所助益：
1.设定目标和优先顺序。你不可能有时间做完所有想做的事，所以你应该将重心集中在主要的工作上，也就是那些非要你亲自做不可的事情。其他的事，尽量交代给别人处理，然后逼自己对那些做不完的事，睁只眼闭只眼——至少目前如此。
2.一次专心处理一件事情。
3.不论对自己或别人，都别指望完美；要求完美只会让自己挫折不断、怨天尤人。
4.即使工作的期限将至，让自己有休息喘气的时间。
5.检视自己消除焦虑的技巧（如明确、沟通和征询意见），表现如何。
6.每天空出一段时间什么也不做，即使只有五分钟也好。
7.经由运动、放松、大笑和任何让你开心的事，享受健康的生活。
管理你的时间
学习管理自己的时间，让它发挥最大功效，也是有效减轻焦虑的方法。
埋怨别人浪费自己的时间，是很容易的事——害怕耽误约会、延误下班时间，或是无法完成当天预定完成的工作。其实，你应该将精力集中在那些你能改进的问题上，诸如：
混淆不清的权责。
缺乏目标和优先顺序。
缺乏效率的权责分配。
缺乏效率的会议。
起步就错。
没有必要的电话干扰、突如其来的访客和闲聊。
企图一口气做太多事。
做事没头绪，堆满文件的办公桌。
犹豫不决。
沟通不清不楚。
不愿意说不。
工作虎头蛇尾。
你可以为自己开脱，认为别人不会一团乱，是因为他们的工作没有你多，或是有更多的支援。可是事实上，每份工作都有教人紧张和焦虑之处，而且每个人都要设法控制紧张和焦虑，并且寻求解决之道。通常真正的原因是，你自己未将宝贵的时间善加利用，因而造成重大的损失。这表示情形并非无可救药！从现在起，积极地改善你对时间的管理。
规划你的时间
没有计划，你就永远不会有时间做任何事。起初，你要花时间来节省时间，结果绝对不会徒劳无功。想要掌握时间，你必须：
评估、分辩重要和不重要的事。
评估、分辩很急和不急的事。
仔细分析自己如何运用时间，然后找出时间运用不当之处、原因，和解决之道。
不讲情面，将你的时间和精力投注在最能产生效果之处。
拒绝因为别人缺乏效率而自乱阵脚。
第一个步骤，是记录自己的活动状况。实行一至二周后，开始将每天划分成以十五分钟为单位的小节，写下每节中你做的事，例如阅读、书写、电话聊络、客户服务，或参加会议。评估每件事情的效率，然后以V代表有效，D代表存疑，U代表无效。
在每周结束前，计算每件工作花费的时间，同时分析整体表现。如此，你应该有足够的讯息，了解自己在时间管理上的缺点。假如你认清那些花了时间却没有成果的地方，你便能够开始将时间集中在比较能立竿见影的事情上。
共通问题的简单对策
问题对策
工作积压1.设定优先顺序：考量工作的重要性、时间缓急之后排定。
2.设定可行的期限（也许将自己预估的时间增加20%）。
贪多嚼不烂1.设定优先顺序。
2.按部就班，一件一件来。
3.学会说不。
4.将更多工作分配出去。
拖延不喜欢的工作1.设定完成时间表，同时紧守着不放。
2.尽快将令人感到不愉快的工作处理完毕；一了百了，不再烦心没有足够时间思考1.保留一段时间（以每天或每周为单位），既不处理公事也不被干扰。
访客络绎不绝1.排定约会，同时确定对方准时赴约。
2.保留一段时间，不受干扰。
电话干扰不断1.明确表示你方便的时候会回电。
2.可能的话，由别人代接。
花费太多时间交谈1.预先决定与人会面的目的。
2.让自己与对方谈论时针对重点，因为离题是很容易的事。
3.学习迅速但不唐突地结束会议。
公文没完没了1.将文件分成现在处理、稍后处理和参考资料。
2.将每天上班最初的半小时，做为重要聊络之用。
3.空出下班前的一段时间，做为阅读较不要紧的文件资料用。
4.以每天处理桌上九成的文件为目标。
5.不要将约会排得太满，你需要喘息的时间，以赶上处理文件的进度。
6.除非必须亲自阅读，不必要求备忘录和书面报告。
7.要求过目摘要，而非整个报告。
太多信和备忘录要写1.使用电话处理。
2.如果可以的话，用简要的“可”、“否”或“讨论”回覆收到的备忘录。
遗失或误放文件1.将手边计划的文件归档。
2.每天清理每个文件盒。
3.设定一个良好的建档系统，便于寻找文件。
4.保持办公桌整洁。
花太多时间开会1.检讨所有参加的会议，删除不必要者。
2.设定会议长度，认真遵守。
3.不要为了发言而发言。
4.事先准备。
减轻团队的焦虑
做为一个主管，你必须同样减轻团队整体的焦虑。对此，你可以采用下列方法：
鼓励参与。
征询部属的意见。
建设性的消弭冲突。
尊重部属的隐私，并且为他们争取福利。
针对焦虑的主要成因，准备一套有效、而且广为公布的长期策略。
小结
焦虑似乎逐渐成为每个工作合约的一部分。即使你很幸运，个性比较看得开，可是超过负荷的工作量和变化的脚步，还是可能将你推到焦虑的边缘。
好消息是，你不必到修道院就能减轻焦虑。假如依照本小节列举的具体步骤，就算不能风平浪静，你至少可以浮出水面喘口气。
2.即使超人也需要同伴
这是你的处境吗？
一年半前，我终于爬上主管的职位。目前，我手下有二十几个人。因此对我来说，如何在团队中保持消息最灵通，比以前更为重要。
因为暂时无法新添人手，加上工作愈来愈多，近来我必须亲自参与开发工作。不但工作时间随之增长，甚至有时还得取消小组会议来应付工作。过去几周发生了一些教人担心的事情：
与一家供应商的大生意泡汤了；有件很棒的策划原本该是我的小组来负责，却被别的单位捷足先登。对于我因其他临时要务缠身，而无法出席几个我该参与的会议这件事，大家议论纷纷。我知道我不能事必躬亲，我应该让别人来帮忙。可是当我深知某件任务的最适任人选是我自己，就很难派别人出马。
许多领导为“事必躬亲”的想法所苦。事实上，今天大多数的商业住来既复杂、牵涉广泛，又瞬息万变，任何主管都无法完全介入每天的大小决定。
因此，领导如果对自己的能力有不切实际的期待，大概都会落得惶惶不可终日，没有安全感。若为了主导全局，而加强控管、提出更多的制度和流程，往往会因此丧失了主管的视野，而在细节上斤斤计较。
本节将探讨如何有效地运用委任，来避免上述的情况，同时在团体内建立更富生产力的工作关系。
委任的艺术
第一个挑战是，你必须认清无法凡事亲自动手。要掌握可用的资源协助你达成目标，而你的同僚部属就是你最重要的资源。
一旦你相信你的成员有心求好，而且表现不俗，接下来你要做的便是提供他们成长和磨练经验的机会，也就是“委任”。字义上来说，“委任”意指任用某人为代表。委任如果得当，好处一箩筐：
追求且热爱挑战的顶尖好手，会被你的团队吸引，不愿面对挑战的差劲员工则会为之却步。
即便你不在办公室，工作照样推动。
你较多的时间考虑未来发展和思考策略，诸如推展团队工作、改进服务、提升产品质量、更新组织系统。
成员被赋予某些权责，表现好会获得赞扬，犯错也能得到建设性的批评，如此他们会更乐意接受工作的安排。
个人和职业上的满足感均能被提高。
你可以更有效率地运用预算：部属完成任务的支出较低，因为他们的时间比你的便宜。
总之，有效的委任皆大欢喜：成员们有更多机会替前途打基础，同时对公司贡献；你空出的时间可从事更多生产；公司因为效率和员工满意度同时提高，以及发展出更具活力的环境而获利。
你的团队极可能因为你怀疑他们的能力而失败，而不是因为他们的经验不足——所以你有什么理由拒绝委任？
排拒挑战的藉口
以下是主管不想委任的可能藉口，你应该避免：
“与其花时间解释，不如自己动手”短期而言，这也许是真的，不过长期来说，委任会节省你许多时间。
“我的组员能力还不够”他们的能力永远不会足够，除非你开始将委任与人力发展规划结合。
