日常例行工作的安排
要有系统化的程序，使一切报告、文件、通知等能适时发出。对外来的电话、信件、访客等要逐一及时列表登记。办公室的物品、文具要随时备齐。文件、档案要依处理程序摆放，并注意室内的清洁整齐。
工作目标的管理
对领导要处理的有关各项工作，按“远期”、“中期”分类。秘书对领导工作目标少处理的先后顺序每月要整理一次。凡是第二天领导需要办的事，要专柜专档存放。这样才能条理井然，不至于延误。
讨论：
①迈克代斯对经理的时间用法是怎样的观点？
②在你看来一个精明的经理应该怎样有效地利用时间来创造利润？
③你是怎样理解迈克代斯的“秘书充当‘化油器’”的现点？
§§§第7节哈里斯与米勒的时间观
哈里斯：“我是一个浪费时间的因素”
“我是一个浪费时间因素”
西太平洋航空公司的拉斯蒂·哈里斯写道：在我看来，要想认真改进对自己时间的管理，必须采用今天自我改进协会使用过的很多方法，即公开坦白“我是一个浪费时间因素”。认识到这一点，就能够产生一些改善处境的具体步骤。
以我为例，两年前在公司第一次时间管理研讨会上，我公开坦白自己是一个浪费时间因素。自此以来24个月的实践确实证明了时间管理在提高管理效能方面的好处，我看到了日新月异的变化。在提高管理效能方面最卓有成效的变化是：
（1）同秘书的关系更融洽、更有成效了；
（2）制定了闭门谢客制度；
（3）采取了经过修改的开门办公政策；
（4）会议减少了，而会议的效率提高了。
搞好秘书关系的重要性
上述4个变化中最重要的是我同秘书的关系。秘书，不同于其他任何人包括我，她对我每天的工作安排负有责任，所以，在休息时间她也要为我的需要去阅读、写作，最重要的是去思考。
我曾向其他忙忙碌碌的总经理介绍了一个改进工作日的方法，这就是雇用一个有能力、聪明又富有同情心的秘书，让她成为自己工作的组成部分，成为自己的左膀右臂。秘书不仅必须知道工作的具体内容、上司的职能和责任，而且必须了解上司的爱好、厌恶、成见、癖好和考虑问题的方法。这样的秘书才能最有效地发挥作用。
我节约时间的第二条经验是安排闭门谢客的时间。没有得力的秘书，这样做本身也不会有什么作用。在你闭门谢客的时候，电话仍然在响，下属仍然在等待见你。
但是令人吃惊的是，如果秘书在这段时间热心守卫，竟没有什么人能打扰你。每天坚持一小时闭门谢客，就能多消除或大幅度减少每天晚上带着鼓囊囊的公文包回家的现象。
同闭门谢客一样，修改后的开门办公政策也需要一个得力的秘书才能有效地发挥作用。筛选和安排求见者，指定约会时间，超时谈话的中断和结束，都由秘书来掌握。
于是，那些鸡毛蒜皮的打扰和分心之事，不可思议地消失了，更多的时间让给了手边的工作。
会议的数量已经被大幅度削减了，会议的长度已经被缩短了。利用会议记录能够使缺席者同出席者一样了解情况。指定任务时要明确预定完成和检查结果的时间。由于采用预先通报的议事日程，会议可能更有成效了。
研讨会以后，我们12个最高负责人每天一个半小时的例会改为每周一次，为时一个小时，这样，每个人节省的时间为90小时与12小时之差。
节省的78个小时对这些负责人的下属来说是一笔巨大的财富。以前他们曾感到上司把大部分时间都花在开会上。有事很难见他们，为此他们常常报怨不休。
当然，开会的状况一经改变，这种情形也随之发生了变化。过去，从来没有书面会议记录，现在，会议记录由全体高级管理人员传阅，他们感到比过去消息灵通多了。就西太平洋航空公司总的情况来看，我一直认为会议方面出现的变化是一个最有影响的节省时间因素。
米勒：“现在就办”
维克托·米勒是世界上屈指可数的现代化大食品公司墨西哥城推销中心的技术总监。他的工作直接或间接地受到公司5000名雇员中3000多人的影响。他总是忙得不可开交，想找点时间度假非常困难，可是他的工作却从来也没有干完过。他因此参加了在墨西哥城举行的一次时间管理研讨会，并取得了很大进展。
不再加班工作
米勒说：“现在我不再加班工作了。我每周工作50至55个小时的日子已经一去不复返，也不用把工作带回家了，我在较少的时间里做完了更多的工作。按保守的说法，我每天完成与过去同样的任务后还能结余1个小时。
“我使用的最重要方法是制订每天工作计划。现在我根据各种事情的重要性安排工作顺序。首先完成第一号事项，然后再去进行第二号事项。
“过去则不是这样，我那时往往将重要事项延至有空的时候去做，我没有认识到次要的事项竟占用掉我的全部时间。现在我把次要事项都放在最后处理，即使这些事情完不成我也不用担忧。我感到非常满意，同时，我能够按时下班而不会心中感到不安。
“我认为，研讨会后出现的一个最重要变化是，我更明确地确定了各项目标。过去我从未迫使自己写出要做的事情和将它们排列出优先次序。我发现，这样做使我对各项目标有了明确认识，把需要做的事交给别人，自己则可集中精力去处理那些需要亲自做的事。
“对我有极大帮助的另一点是‘现在就办’的概念。我有意识地尽力克服工作上的拖拉现象，我在困境中抓住一件事情就努力一次性给以处理，这使我乱七八糟的办公桌上出现了极大的变化。实际上，推销中心参加研讨会的50名管理人员已经把杂乱无章的办公桌和人为的混乱列为第二号浪费时间因素。”
贴在墙上的浪费时间因素表
米勒说：“我已经亲身体会到了“显而易见”这个词的含意。我把你的浪费时间因素表贴在我办公桌前的墙壁上，这个地方非常醒目。我曾核对过其中20个浪费时间因素，证明它对我是非常重要的，其中有几个我曾给以特别强调，反复进行了检查。
“正像你看到的，我已经说过，对头号浪费时间因素（变换优先次序和拖延）和办公桌上杂乱无章的控制有了明显进展。我的第三个浪费时间因素是危机管理，这好像是说我们的生活危机四伏。通过我们的大型电脑控制室，我们能够鉴别机械或电子设备方面出现的问题。现在我们正设法预先采取措施来防止将要出现的危机问题，并且正在寻找能够更好地管理危机的办法。
“我们赞成温斯顿·丘吉尔的看法，展望未来比我们现在所能理解的要困难得多。同时我们也确切地发现，预先采取措施防止可能发生的危机和制订应急计划完全可能最大限度地减少危机的影响。”
讨论：
①哈里斯与米勒的浪费时间因素有什么不同？他们的时间观点是什么？
②哈里斯自称是“一个浪费时间因素”；而米勒则认为“现在就办”。这两者的心理现象是什么作指导思想的？
③你认为这两人谁的方法比较科学？
§§§第8节格林“时间的紧迫感”
格林在威格利南方联营公司当了20多年的总经理，该公司是美国最成功的超级市场之一。
第一，他的工作记录几乎为所有的总经理所羡慕。这个记录中包括连年不断的销售记录和利润记录。
第二，他毫不松懈地连续应用计划、组织、授权、激励、评价和控制等项目基本原则，显示了他献身专业管理的精神。他曾多次应邀到许多国家包括总经理协会给管理人员讲课。
第三，他献身时间管理原则的事迹已经得到大量文章的赞扬，还有人写了有关他的纪实小说，概述了他在支持这些原则中的地位。在格林看来，正确的管理的基础是良好的时间管理。
他说，专业管理要在同样多的时间完成更多的工作中发挥作用，“我们在占用时间的数量上是相等的，我们在利用时间的效率上是不相等的。我们总是把时间用于重要的事情。没有足够的时间仅仅是借口，而不是理由。”
需要时间观
格林在时间管理风格上最重要的特点之一是需要有时间观，即像他所说的：“时间的紧迫感”；其次，他认为，管理者应该确定自己生活的主要目标。他应该把这些目标排列出优先次序，然后进行分析，消除那些浪费的时间因素。你把别人能够做的事交给别人做，把只有你才能做的事保留下来，这样就能消除那些不重要的事情。
格林在时间管理实践中关键性的一个因素是，他取得了管理小组的信任。他吸收管理小组成员同他一起考虑问题。他定期抽出时间检查自己的管理实践，防止自己复发旧的坏习惯。他介绍说他的管理小组也这样做，他主张管理小组应参与目标管理。他认为企业不同于一个民主政体，不是每一个人都有平等表决的权利。
一切日常工作和琐事几乎都委托给他的秘书。他认为，一个精干的秘书能够为总经理排忧解难。虽然授权需要花费时间去训练、解释、指导、商讨和贯彻等，但是用去的每一分钟都是值得的。
格林说：“一切做完以后，你就不用单独去工作了。管理的定义就是借助别人去完成任务。”他相信，管理者要成长，必须学会有效的授权。假如他总是对下属的能力持怀疑态度，因而迟迟不肯授权，那么他们就永远无法取得必要的经验来表明自己的能力。
给以必要的支持以后，有效授权的训练是在实际工作中进行的。亲自干的管理者从这种两难处境中选择了容易的办法，结果他得到了惩罚。因为总是只有他才知道如何干，所以他不得不一次又一次地亲自干。
格林把自己“要干的工作”表按先后次序分为三类：“必须做的”、“应该做的”和“能够做的”。他的最佳思考时间是在清晨，所以他总是离不开他的手提式口授机。早上他一到办公室就把自己的当天工作计划录到磁带上，他的秘书会立刻根据录音打印出书面计划表再送给他。
排除危机
照格林的看法，不需要对危机进行管理。只要细心确定目标，系统排列目标的优先次序，制订计划以实现这些目标，就能够消除或相当有效地控制几乎令所有管理者苦恼的危机。
他说，有效的管理者都集中精力采取措施来防止各种最严重的问题并阻止它们的出现。改正错误比一次正确地完成要多花三倍的努力。只要多一点思考，我们就能一次正确地完成更多的工作。
同马萨诺一样，格林也拒绝为自己的下属制订决策。他愿意商讨他们的问题，询问他们有什么解决问题的选择方案；在需要的时候，他也帮助他们思考，由他们自己找出解决办法。他极力主张，由他的下属去决定他交给他们的事情，否则，他无法使他们对作出的决定负责。
一有机会，格林就广征博引、幽默而富有说服力地论述广泛的专业管理问题。他感兴趣的问题包括听的艺术，克服坏习惯的方法。
大多数管理者共有的三种担忧：（1）担忧从未出现过的事情；（2）担忧无力完成的事情；（3）担忧一知半解的事情。格林说，“精力和时间应该一起受到保护。”疲劳是又一个最大的浪费时间因素。他是效果型管理的拥护者，他认为管理的关键问题在于目标是否被达到。
讨论：
①试总结一下格林的“时间的紧迫感”是什么意思？
②你认为一个管理人员应具有哪种时间观念？
§§§第9节他们的时间去哪里了？
一天清晨，某单位财务科王科长在上班的路上盘算，一到办公室就开始着手草拟下个年度的部门预算。他8点准时的走进办公室。但他没有立即动手工作，因为他突然决定整理一下办公室，为此他用了30分钟。王科长面露得意之色，随手点了支香烟，稍稍的休息了一下。这时，他无意中发现报纸上的一条吸引人的标题，于是情不自禁的拿起阅读。等他把报纸放回原处，已经九点钟了。这时，他略微有些不自在，因为他还没有开始工作。不过他想，报纸不可不看，况且此时不看彼时也要看的。于是，他又心安理得了。正当他正襟危坐准备埋头工作时，电话铃声响了。那是一位多年未见的熟人，于是他们又从上一次分手聊起，20分钟又过去了，还得再去方便一下好安心工作，但回办公室的路上正碰上几个同事在对前一天的足球赛大肆褒贬。于是他毫不犹豫地加入争论，等他再一次做到办公桌前时，已经是10点3刻。离11点的部门联席会议只剩下15分钟了。他想这么点时间搞工作量很大的年度预算显然是不够的，索性下午再说吧。
某天清晨，张三于上班途中，信誓旦旦地下定决心，一到办公室即着手草拟下年度的部门预算。他很准时地于九点整走进办公室。但他并不立刻从事预算的草拟工作，因为他突然想到不如先将办公桌以及办公室整理一下，以便在进行重要的工作之前为自己提供一个干净与舒适的环境。他总共花了三十分钟的时间，才使办公环境变得有条不紊。他虽然未能按原定计划于九点钟开始工作，但他丝毫不感到后悔，因为三十分钟的清理工作不但已获得显而易见的成就，而且它还有利于以后工作效率的提高。他面露得意神色随手点了一支香烟，稍作休息。此时，他无意中发现报纸上的彩色图片十分吸引人，于是情不自禁地拿起报纸来。等他把报纸放回报架，已经十点钟了。这时他略感不自在，因为他已自食诺言。不过，报纸毕竟是精神食粮，也是沟通媒体，身为企业的部门主管怎能不看报，何况上午不看报，下午或晚上则非补看不可。这样一想，他才稍觉心安。于是他正襟危坐地准备埋头工作。就在这个时候，电话声响了，那是一位顾客的投诉电话。他连解释带赔罪地花了二十分钟的时间才说服对方平息冤气。挂上了电话，他去了洗手间。在回办公室途中，他闻到咖啡的香味。原来另一部门的同事正在享受“上午茶”，他们邀他加入。他心里想，预算的草拟是一件颇费心思的工作，若无清醒的脑筋则难以胜任，于是他毫不犹豫地应邀加入，就在那儿言不及义地聊了一阵。回到办公室后，他果然感到精神奕奕，满以为可以开始致力于工作了。可是，一看表，乖乖，已经十点三刻！距离十一点的部门联席会议只剩下十五分钟。他想：反正这么短的时间内也办不了什么事，不如干脆把草拟预算的工作留待明天算了。
讨论：
①以上两人犯了什么错误？
②他们应如何改正？
§§§第10节变革中的时间管理
奥谱锡公司是一家创建于1958年的食品加工企业，现有员工4500人，在当地鼎鼎有名艾莉斯则是这家公司的人力资源部主管。1990年，从州立大学毕业至今，艾莉斯就一直在这家企业工作。至升任人力资源主管也已经有4个年头了，在这些年里，艾莉斯一直充满了自信，无论是自己的能力和工作经验都足以使她感到骄傲，而且她的下属也都具有足够经验和很强的工作能力，让她做起事来，总是得心应手，常常得到同事们的羡慕和总裁的赞赏。
