开场白不能拖泥带水，既要把开会目的讲明，又要把重点点出，使与会者有思想准备，为领会会议精神打下良好的基础。同时又不能三言两语，草草了事，意不明，言已尽，给人以茫然之感，使与会者不明白会议的议题，失去对会议的兴趣。
会议的顺利进行有赖于良好会议气氛的营造，精彩的开场白可以使与会者感到要讨论的是与人们切身利益相关的问题或是大家共同关心的问题，这样就能刺激与会者的兴奋点和吸引其注意力，充分调动各种积极因素，将会议导向圆满成功。会议的类型多种多样，不同会议所需的气氛也不同。征求意见会要求各方畅所欲言，集思广益，需要的是生动、热烈的场面；研究解决问题的会议需要的是严肃、庄严的气氛；欢迎会上语言要热情洋溢；欢送会上，言语中就要流露出依依惜别之情。
会议是为实现某种目的的一种重要形式，要有明确的议题和清晰的程序。会前把你要讲的事情列成提纲，保证会议沿着你的思路一步步进行下去，不要照本宣科。列出发言提纲，发言时再详细讲，既不脱稿，又能离稿讲话，把讲稿上的内容变成自己的语言，才能令听者觉得亲切自然而非味同嚼蜡，才不至于让人觉得你生拉硬套，不顾会议实际情况只会埋头读稿子。
把握开会时限，也是要注意的会议礼仪。一般会议的时间以２小时为限度，超过２小时以上拖拖拉拉、松松散散的会议，只会增加疲劳而不会产生好的效果。为了保证在有限的时间获得满意的结果，作为主持的领导者有责任控制会议的节奏，有张有弛，既使与会者充分交流意见，又要避免发生互相扯皮的现象。
与会者各持己见，据理力争。这是讨论深入的表现。但如果意见已趋向集中，这时主持人就应适时终止争辩。否则，针锋相对的双方互不相让，争得面红耳赤，既浪费了时间，又妨碍会议议程的进行。
有效地控制会议的进程，很重要的一点就是使各项活动尽可能地依照事先预定进程推进，不要轻易加以变更。在有限的时间内，围绕主题展开充分讨论，那种天马行空的“座谈”，只会使会议脱离轨道，进程缓慢。作为主持人，你可以说：“这是个颇有意思的意见。这对讨论我们的问题适用吗？”这样可能会使对方觉察到离题了，从而回到正道上来。
成功的会议总结方式也很重要。“虎头蛇尾”会令与会者有草草收场之感，该明确的认识还模模糊糊，该布置的任务也没有落实，结果大家觉得无所适从，一切照旧。通过会议要收到的预想效果没有实现，白白浪费时间做了无用功。好的总结方式可以起到画龙点睛的作用，强化与会者的记忆，统一认识，并再次鼓动大家的情绪，有效提高会议讨论的质量，巩固讨论业已取得的成果。
可以用总结归纳的方式把会议的主要成果提纲挈领地概括出来，加深与会者的印象。如说：“今天我们学习了×××内容，主要收获是……，弄清了以下问题……。现在，方向已经明确，路子已经找到，让我们今后在各自的岗位上大显身手吧！”这恐怕是最简单、最普遍的总结方式，清楚易懂，对与会者给予有效的指导。
选择符合会议气氛和参加者心理的总结方式，或以豪言壮语鼓舞人心；或感同身受坚定信念；或语意激昂痛陈利弊，这些都有助于强化会议精神，引起与会者的共鸣。
会议结束时下达指令，作出工作布署，往往能令与会者心悦诚服地接受，并在会后立即付诸实施。领导者在总结中要直陈胸臆，当机立断。总之，在总结时只要从实际出发，有成绩讲成绩，有问题讲问题，不但不会破坏组织团结，还会唤起员工的责任感、使命感，关心组织的存亡发展，形成更强的凝聚力。
让每个人都参与会议
每个领导者在主持会议的时候，不仅有进行决定、发布命令的权力，更有调动全体与会者真正参与会议的义务，只有全体与会者真正参与到会议当中，会议才有效率，才会出成果。然而达到这种境界却十分困难，我们可以经常看到开会的时候下面有人看报纸、聊天或者干脆闭目养神，整个会议显得十分懒散，只有领导一个人在台上滔滔不绝，这种会议还不如不开。开会的目的就是达到共同交流和解决问题的目的，如果都是领导者提出问题，再说出解决方法，下面的人不想也懒得想，“就这样吧，反正是你的责任”。
所以，要充分调动所有与会者的积极性，使整个会议活起来，有效率起来。即领导者提出问题，不说出自己的解决方法，而是让大家自由发言，并进行辩论，这样虽然不是每个人都有机会发言，但是可以肯定每个人都在想，能达到这个程度，开会的效果也就有了。
首先，开会的议题必须与与会的每个人都有关系或者他们都感兴趣。反对将与开会议题无关的人请到会场上，因为他们的无所事事会影响其他人，从而导致会议效果的降低。
在开会期间，领导者要创造一种有压力的气氛，迫使每个人都认真地听，认真地想。可以采取这样的方式，领导者拿一张与会者的名单，可以随时请任何一位与会者起来简单发表一下对某某问题的看法，这样每个人都有一种压力，这种压力使他们不敢马虎。
其次，领导者在开会的过程中应该加强引导作用。比如可以在提出问题之后，再提出若干种解决办法，让参与者广泛地讨论，找出最合适的方法；在讨论者分歧太大时可以适当地做一些引导，尽可能使与会者统一起来。
当然，领导者主持会议讨论的过程中应不时对参与者的发言进行肯定或表扬。即使有时这些发言毫无作用，只有这样才能鼓励更多的与会者踊跃发言，而这位发言者会在表扬与肯定的鼓励下进一步思索，或许会想出具有建设性的建议。
会议场上的10个忠告
优秀的领导者，当他主持一次会议的时候，总是十分清楚会议的特定目的是什么，或者应当是什么。他在会议上就会牵着众人绕着自己的目的转，取得会议的高效率。他不能容忍某一个人滔滔不绝，而是让每一个人都有发言的兴趣及机会。领导者要用好会议这个工具，提高会议的效率，就必须做到会议10戒：
1.每一个会议都有一个明确的目的，不开无目的的会议
即领导者在开会之前首先要明白要干什么，还要让即将参加会议的成员明白这次为什么开会，以做好准备。如果没有明确的目标，就不要开会。特别是临时性会议。除此之外为了进行正常、连续的交流与接触，组织例会是不应该间断的。
2.每个会议只应解决一个中心议题，不开有许多议题的会议
可能有许多人不理解：开一场会，不是解决问题越多，效果越好吗？而且开一次会，召集、组织工作也花时间。其实，多议题会议使与会人不能把握会议的重点内容，觉得这一点也重要，那一点也不能忽视，结果很可能只对其中某一点印象最深，而冲淡了其他的方面。一个会议讨论的点太多，特别是任务太多往往会引起厌烦情绪，达不到预期的会议效果。
3.会议前必须有充分的准备，不开无准备的会议
除非特殊情况，开会最好不要搞“突然袭击”。领导者要有准备，怎样主持好这个会议使之达到预期效果；与会者也要做好准备，以最清醒的姿态接受会议传递的信息并及时反馈。
4.只开非开不可的会议，不开可开可不开的会议
这里的“会议”和第一条一样是指临时会议，不要芝麻大的小事也召集一次会议，因为这样久而久之，会降低与会者在会议上的兴奋程度。
5.会议的参加者必须与会议的主题直接相关，与主题无关的不要参加会议
这里所讲的是会议的参与者的问题，不要有“会议闲人”的存在，不要让参与不参与都一样的人参加会议。
6.开会时，不作离题的讨论而要围绕中心发言，领导要发挥好引导的作用
一旦发生发言离题的现象要及时地纠正，把与会者的讨论焦点一直投在会议的中心主题上。
7.表明观点应简洁明了，会议不能容许重复别人已经说过的话题
这样领导者可以获得尽可能多的信息，也消除了与会者那种懒散、不求见解独到的心理。
8.会议一定要有决议，不开无决议的会议
即使本次会议暂不能决议，也要宣布暂时休会，并应宣布下次会议的进一步要求，关照大家提前准备。
9.会议应该杜绝两种相反观点的激烈争吵
会议应该提倡各抒己见，但绝不能陷入两种相反观点无意义、无结果的争论之中。如果发生这种情况，领导者应让他们各自保留意见，在会后再作讨论，不要占用别人发言的时间。
10.会议应该禁止与会者频频进出会场
因为这样会影响与会者的情绪，分散注意力，影响会议的效率。会议的效果也会因此受到损害。
礼仪小课堂
会议主持要简短而有力，做到精彩开场，圆满收场；会议参加者要集中注意力，不开小差，不争吵。
会议场上，不要台上大声讲，台下小声说。
会议场合应庄重而不冷场，热烈而不搅局。
会议主持善于引导话题，与会者应懂得沟通配合。
不对会议上发言者的言辞做主观评价，更不可攻击他人的会议言论。
会议场合避免不雅仪态举止，避免不得体的语言和与会议主题无关的话题，不给会议主持者制造难堪，不提过于“尖锐”的问题。
遵守会议时间，不迟到，不提前离开会场，不逃避会议。
第16课 商务交往中的空间奥秘
假如你是一位刚上任的秘书，你需要陪同客人或贵宾从楼下迎接到四层会客厅，其中的路线要经过大门、楼梯或电梯，其中有平地，也有台阶，此时你应该走在客人或贵宾的左侧还是右侧？前面还是后面呢？
假如你陪同的是一位女客户，在上下楼梯时，是否要遵从“女士优先”的原则？
你是一位刚上任的女秘书或女职员，被老板、前辈或比你年长的长者叫到办公室，你是坐到对方的对面还是与对方并排而坐？如果老板或长者到你的办公室里来，又该如何安排他们的座次？如果老板或你的办公室里只有一个长沙发，那么究竟谁坐上去才合适？
作为商务人员，你有必要弄清楚商务往来中的交往礼仪。不要小看会场上的座位安排，与上司、下属、客户、贵宾一同行进时的先后顺序，这些都是有很多讲究的。
不管中国还是外国，但凡正规的场合，人们都要注意排列顺序的礼仪。有的时候不仅包括座次，还包括顺序。
人际交往中的空间距离
心理学家表明，在任何情况下，人体周围都有一个属于自己的空间，人际交往也只有在这允许的空间限度里才会显得自然与安全。一般说来，交际中的空间距离可以分为以下4种：
1 ．亲密距离
亲密距离在45 厘米以内，属于私下情境。多用于情侣，也可以用于父母与子女之间或知心朋友间。两位成年男子一般不采用此距离，但两位女性知己间往往喜欢以这种距离交往。亲密距离属于很敏感的领域，交往时要特别注意不能轻易采用这种距离。
2 ．私人距离
私人距离一般在45厘米 ～ 120 厘米之间，表现为伸手可以握到对方的手，但不易接触到对方身体，这一距离对讨论个人问题是很合适的，一般的朋友交谈多采用这一距离。
3 ．社交距离
社交距离在120 厘米～ 360 厘米之间，属于礼节上较为正式的交往关系。一般工作场合人们多采用这种距离交谈，在小型招待会上，与没有过多交往的人打招呼可采用此距离。
4 ．公共距离
公共距离指大于360 厘米的空间距离，一般适用于演讲者与听众、彼此极为生硬的交谈及非正式的场合。在商务活动中，根据其活动的对象和目的，选择和保持合适的距离是极为重要的。
商务中的行进距离礼仪
让客人或者贵宾在通过房门的时候先入先出。客人、贵宾、领导、长辈应该先进门，先出门；先坐下，先站起来。主人可与对方同起同坐，但别坐在对方前面，别走在对方前面，除非你是引见人员。
一般要让客人走在内侧，居右；而陪同人员或者主人则走在左侧。
在陪同女士上楼时，男士最好走在前面。
如果你是一位引见人员，走在客人的身后显然是不合礼仪的。正确的行路规则是应走在客人的左前方，距离客人在1米～1.5米之间较为合适。引见人员在行进时，不要将整个身体背对着客人，这是不礼貌的。如果过道较为狭窄，可以向前与客人拉开一点距离为其引路，不要紧贴在前面走，产生挡客人的路的感觉。引见人员在为客人带路时，在每通过一个地方时应简单做介绍，或在即将通过或到达某地时进行说明，必要时加手势动作，不要一路沉默不语。客人在行进过程中，引见人员应该及时提醒客人走路的方向和注意事项，尤其是通道繁琐的地方，比如“前方是某某通道或楼梯，请朝左或右拐弯”“这里有个台阶，请小心”等等，不要直接说“直走、拐弯、上楼、这里”等，在带路时不要用省略语。
如果引见人员与来宾出行，宾主不同车时，一般应引见人员坐车在前，来宾坐车居后；宾主同车时，则大都讲究引见人员后登车、先下车，来宾先登车、后下车。
当领导或贵宾坐车而来，并在大厅门前停车时，通常都会有一名接待人员为其开车门。如果你是秘书，有担当开车门的职责，那么一定要遵守开车门礼仪。通常情况下，当车停下时，车的右侧后门会对着大厅正门，为了出入方便，所以你只需为其开启右侧后门即可。
座次的选择与感情亲疏有关
心理学家认为，落座的位置和距离虽然是人们不经意中作出的选择，实际上它能反映出与人交往的心理距离和感情亲疏。
坐在正对面和旁边，其表现的心理状态有所不同，面对面坐着有一种距离感。这时，两人之间有一张桌子或什么东西之类的障碍物会感觉比较舒服。而坐在侧旁的时候，就没有如此的限制，大多数人采用亲密的距离并肩而坐，彼此朝着同一个方向，注视相同的对象，在这种情况下，很容易产生某种连带感。而面对面的坐姿，双方都处于可以观察对方的最佳位置上，很容易产生视线冲突，造成对峙或尴尬的状态。
情人之间的谈心通常是依偎身旁而坐，表示彼此亲密无间的感情。两人对弈，则要相对而坐，才能平衡彼此的距离，集中精神进行比赛。
平常与人交谈，如果对方坐在你的对面，并且态度严肃认真，则说明对方想要告诉你重要的事情。因为对面而坐，更能有力地传达自己的真情实意，同时吸引对方的关注。
如果是多人场合，有人选择位置较远的座位落座，则说明此人不想参与谈话，或对话题不感兴趣，只想做个听众而已。如果是日常交往，选择离你的座位稍远的人，说明彼此的交往有一定的距离，感情并未达到深厚的阶段。
如果对方和你呈对角线的方向而坐，这表示对方要帮助你，这时应及时提出自己的需求或条件，以把握时机。
