懂得借助工具的人，往往可以将复杂的事情变得简单，从而快速高效地完成工作。
电脑以及其他办公设备的应用，在很大程度上缓解人们的工作压力，减轻了工作强度。例如：统一的打印代替了人工手写；用电脑或光盘来代替纸张储存资料；用电脑引擎搜索来代替人工查寻资料……这些都极大程度上减轻了我们的工作负担。
对于企业的管理者来说，工具的运用体现在如下方面：
1.在工作环节中，把重复性的、低价值的工作由计算机来代替人力执行，以节省宝贵的人力，提升员工的工作效率。例如，一些运算、文字性的材料等。
2.建立企业自己的网站，以科技工具来赚取效益。企业的专业网站是供员工以及他人来获取公司的相关信息的。在网站上直接的点击浏览与互动交流，能够大幅度地降低成本、提高效率。
3.运用现代化信息技术来管理财务。这样不仅可以节省成本和人力，也能节省时间、提高效率。利用电脑，可以将财务状况更快地反馈给管理者，以便各级管理者做出更快的反应。另外，借助信息化技术，可以使成本核算更加准确，资金管理更加严格，财务报表更加规范，预算管理更加准确。
而对于一般的员工来说，工具的运用体现在如下方面：
1.节省时间：用工具代替人力，可以替自己节省大量的时间。
2.便于信息管理：用工具进行信息管理，显然更方便、更快捷、更便于系统化和查找。
3.提高沟通效率：使用网络通信，可以大大提高沟通的效率。
总之，要简化工作，不能只研究理论和方法，还必须要充分利用现代技术，善于把现代信息技术引进到工作当中，提升工作效率。
