步骤2：列出你想拥有的所有事项，并列出所有你真正想做而现在没做的事。没有做你真正需要或感觉应该做的事会迅速增加你的内疚感，让自己精疲力竭，在各方面的效率也大幅度下降。问问你自己以下几个问题：
什么对你来说是真正重要的？你的首要任务有哪些？
你希望自己有更多时间和精力去做，但是因为有其他事情所以没法做的事情有哪些？将这些事情具体列出来，不要有所保留。可能你没法很快找到时间去做所有这些事，但你还是要把它们都列出来，这样会让自己心里好受些。
步骤3：重新看看第一象限清单。考虑到你的时间及自己的重要事项，这些事情中有哪些是你不应该做的？
像这样去评价每一项：
这个对你来说重要吗？这种重要性是不是属于第二象限的那种重要性。
如果你现在没在做这件事，假设重新给你选择的机会，你会去做吗？事后的看法往往会比先见更为清晰！你是不是曾经这样想过：“如果我那时能知道现在所知道的，我肯定不会去做这件事。”这些是你应该首先清除的活动。
你必须要亲自去做这件事吗？你可以而且应该这么认真地把时间和能力投入到这个目的、这项工程、这个追求上吗？如果答案是否定的，那么你最好就不要开始去做，如果已经在做了，那就想办法逃离。
小小地投入到每件事情中去就意味着没法大量地投入到任何一件事情中去。
步骤4：做一个计划，让自己从第三象限里的所有事项中解脱出来。
让你自己从过去投入的一件事情中脱身有时候会很难，但这很有必要。去衡量一下每个情况，怎么样才能优雅（或者即使不是很优雅）地把某个项目从你的清单上删除？
如果这是一项和工作相关的任务，而你又处于领导者或管理者的位置，那么你的部门里很可能会有人愿意去多承担一点责任、多获得一点权力。把这项任务交给那个人去做吧。你这样做不仅可以给这个被委派的人以成长和锻炼自己技能的机会，并且可以让你这个管理者工作效率更高。好的领导者从来都不会事必躬亲，因为那根本就是不可能的。
如果你没处在管理层，找不到人来委派任务，那怎么办呢？你就是那个经常获得成长机会的人？你的老板不允许你再把任务交给别人？即使这样，也不要放弃希望。
每个人都可以在工作之外试试委派任务给别人。你这几年来是不是一直都是保龄球协会的秘书？你有没有在某个俱乐部或自己创办的组织里担任领导者的职位？人们是不是又指望着你去担纲领导学校的狂欢节？你下班后是不是依然很忙，忙得家人和朋友都看不到你的踪影？
重新看看所有这些项目。你是不是应该适当退让，而让其他人去开发他们的领导潜能并尝试他们的想法？这次你是不是可以不让自己的名字出现在选票中？你能不能让其他人来协助你的工作，从而让自己活得轻松点？你是不是有个副手几乎都不做什么事情？如果没有你那个组织是不是照样可以运作？它是不是对你来说比对其他人更重要？
如果大家这次不再仰赖你的话，你是不是会觉得如释重负？如果回答是肯定的，那就把它交给别人去做。不要让亲力亲为的态度影响了你工作的效率。
步骤5：具体定出你将从什么时候开始去做第二象限里所列的每件事。
这些“应该做而现在没做”的项目应该归入你的时间表。这些项目是你参照自己的首要任务和价值取向需要并且想去做的事。这些项目可以让你获得成就感，满足自己的需求和欲望。
为你自己做一个计划。真正投入进去，行动起来去做吧！
你能做的就是做你做得了的，而做好你做得了的就足够了。
避免重复行动
你在执行计划时，还需要培养防止其他活动侵蚀自己生活的意识和技巧。一旦你为那些活动打开了房门，即使只开了一条缝，它们也很可能会走进来占用你的时间。
总之，对于每个新的要求，你在同意之前都必须学会正确地去评估。
仔细聆听。这本身就是一种被很多人忽视了的艺术。不光要简单地听别人说的每个字，而更要清楚地知道别人问的到底是什么—是什么，涉及哪些方面？你越透彻地理解了别人要你去做什么，你的反馈就会越好。认真想想你该怎么回答，不要分心。在回答之前你有权花时间去好好思考。聆听是非常积极的一个步骤，因为聆听代表了你对自己和说话人双方的尊重。
停下来，稍作停顿，好好想想。人们几乎都极其害怕沉默。学会冷静沉思是一门艺术，在别人对你提出请求后运用好这一艺术，控制住自己说话的冲动。这是你回想所听内容的机会，也是你考虑自己该说什么的机会。问问你自己，“我真的想这样做吗？”还有，“客观地讲，我能在相应时间内把它做完而不会把自己弄得太累吗？”
回想一下上一次别人给你描述某个组织或某项活动时，你是不是觉得那听起来非常有趣？你是不是都快看到自己投身在其中了？在确定地投入进去之前，认真、现实地看看你的时间表，问问自己你想把它确切地加入到生活中的什么地方去，怎么加入？估算一下会花去多少时间，再把估算出来的时间乘以1.25。
如果你觉得某个会议会持续1个小时，那就在你的时间表上空出1小时15分钟；
如果你认为准备一个演讲需要4小时，那么就在你的时间表上预留5小时；
如果委员会计划每星期开一次会，那么你就准备好一个月开五次会；
如果某项任务对你来说非常陌生，那么你就在估算时间的基础上乘以1.5而不是1.25。
你已经100%地预定好了自己的时间？并不只有你是这样的。因为我们大部分人都几乎把自己所有的时间填满了，为了加进一项新活动，我们就不得不减去一些活动。你愿意这样做吗？那会是什么活动呢？或者说，对你来说，什么才是真正重要的—你切实的首要任务是什么？现在你应该重新调整自己的安排，投入到自己真正认为重要的项目中去，在加进新的活动之前，把自己空出来的时间投入到那些重要项目中去。
以下这些活动就不应该放到时间表里去：
1.所有不太重要的事—除非重要的事都已经完成了。
2.做完后不会产生多少影响或者根本不会带来任何影响的任务。
3.任何你可以交给别人去做的事。想想家里的各种修理和改进工作。你可能一头埋进了某项工程里，结果却发现你没有时间去做好它，或者根本没经过这方面的训练。或者根本没有合适的工具。你甚至可能把问题弄得更加复杂了。你冒着巨大的风险将大量的时间和精力投入到一个无底洞里，结果却一无所获。
4.任何你只为取悦他人而去做的事，因为你怕别人不高兴或故意要让别人欠你人情而做的事。
5.没有经过仔细思考，或者对你的时间精力来说不合适的要求。想想这一点。是不是有人总对你提出这样的要求？
6.别人应该自己去做的事。
评估你的首要任务。为了做这件事，你不得不放弃别的什么？最难的抉择不是要你在自己想做和不想做的两件事当中选。难的是要你在两件都很感兴趣的事情中去选。每个选择又会对你的一些别的重要任务产生影响。作选择时一定要好好衡量你的时间如果投入到其他项目上会怎样。例如，有个很重要的会议安排在某天晚上。结果，在最后一刻，工作上有了一个机会，你可以去见一个业内影响力非常大的人，但是见面的时间和你原先计划好的会议时间是在同一个晚上。你会怎么办？你当然想两样都参加但那是不可能的。你必须衡量两者，选择一个你最需要或最想追求的。答案没有正误之分，只有符不符合你自己的情况和重要性之分。
立刻决定。一旦你决定要拒绝对方，那就告诉他：“我不得不对你说‘不’了。”然后停一停，控制住自己想继续往下说的冲动，就这样。这么简单的一句话可以节省无数的时间和精力。但是真正到了这种时候，大多数人却会胆怯。我们往往会说：
“我得考虑考虑！”或者是“让我回头再答复答复你吧！”又或者是“也许吧！”
这些回答听起来是不是很熟悉？这种经典的不肯定的回答最后往往还是会变成肯定的答复。在心里面，你一直责怪自己，因为你并不想去做这件事。你的内心一团糟。你等待的时间越长，心里面就越会反复地想这件事，这样就浪费了大量宝贵的、精神上（有时候是生理上）的精力。快速、果断而轻松地说“不”吧！
