写报告是职场白领的一项必须完成的工作，也是让他们最头疼工作，上节提到的周报、月报和年终总结等属于报告的范畴，不仅如此，项目开始要写的项目计划，项目收尾要写的评估报告等等都属于报告的范畴。总而言之，你在写字楼里遇到一些人问：你在忙什么呢？十有八九得到的回答是写报告呢。通过上节我们已经了解到了写报告的必要性，这一节我就说一下万恶的报告怎么写。
报告按字数的多少，可以分为大型报告、中型报告和小型报告。小型报告是我们最常接触到的，通过邮件或短信等载体，简明扼要地把信息反馈给领导就是小型报告。小型报告是最简单的，只要在报告中表达清楚时间、地点、人物、事件就可以了。
中型报告跟小型报告不同的是，中型报告里会将事件发生的大概过程讲清楚，而大型报告，就要就所报告的事情进行详细分析，包括事件背景、起源、现状以及未来可能面临的问题等等。
报告除了可以按字数分类，还可以按照报告的性质分类。工作中最常接触到的报告是工作总结性的报告，例如每完成一个项目，向上级做汇报，这就是项目性质的报告。报告还可以通过时间的阶段性，将它分为月报、季报、年报等。不管是什么类型的报告，其实就是一种告知的形式。
报告和计划是相对的。大部分企业都会在年初的时候要求员工做个年度计划，也就是一整年的计划，每个人在计划里面设定好这一年预期要达到的目标，之后的工作就要按照计划来执行，年初写了计划，年底的报告实际上就是按照计划来写，有了计划，有了设定的目标，写报告就是要写这些计划完成了没有。
在外企公司，年度计划是很重要的，只有有了计划，才有后面的报告，有效的工作就是所有的计划被很好地完成，并精确地呈现在报告里。但是，在国内的很多企业中，年度计划这项工作还没有开展起来。好的报告的主要内容应该包括：你年初的计划是什么；为了实现计划，你要做哪些事情；哪些事情你做到了，哪些没做到，没做到的原因是什么。
相信大家在写报告时，也像很多在校学生写论文一样，习惯用两样东西：一样是搜索引擎，一样是键盘上的Ctrl+C、Ctrl+V，我想着是对那句老话的验证：“天下文章一大抄，看你会抄不会抄。”好的东西，好的知识，好的思想，我认为可以借鉴，但是我希望大家在借鉴时，不要只是机械地毫无任何技术含量地复制粘贴，而要学人家的文章是怎么写的，要学习它的结构、它的逻辑、它的模式。
从小学历史课本上，我们就知道什么叫“八股文”，历史书都是批判八股文的，说八股文禁锢了人们思想，但是根据我写报告的经验，我觉得八股文也不是一无是处。八股文教会我好的文章都具备相似的素质，有好的结构和思想，只要我们认真揣摩好文章，就能掌握作者是怎么构建文章框架的，怎么系统地将思想完美呈现的。
报告是一种有固定形式和固定结果的文体，所以写报告时可以借鉴写八股文的方法，多研究好的报告的写法，自己终究能写出好的报告的。报告最常见的结构是总分总。开局先一个总述，然后分段落叙说，最后再一个总述。还有一种结构是三段式：提出问题、分析问题、解决问题。
这两种模式，不仅对于报告，对于任何文章都有借鉴的意义，简直可以说是放之四海皆适合。
你写报告时采用这两种模式，单独使用或交叉选用，写出来的东西结构就会更严谨。当然你如果期待你的文章是天马行空的风格，这两种模式可能不适合你。但是，商务中的报告，讲求的是精准和效率，而不是有灵性有个性。商务应用公文需要具有清晰性、持续性和稳定性。
汉语是我们的母语，我们从会说话就开始使用它，但是我发现用中文写的报告不如用英文写的报告严谨。英文是一种逻辑性更强的语言，使用它讲述的事情，逻辑思维性会更强，而中文自由性更强，修饰词语更多，会使文章不太简明扼要。如果你不相信，将一段说明性文章翻译成英文，再根据英文的意思，将其翻译成中文，这个过程中，你就可以发现英文表达更加简明扼要。多进行英汉互译，可使自己写文章更加简洁明了。
还有一个很好的方法，可以帮助你写出更简明扼要的文章，就是当你写下一个句子时，你问你自己，我可以去掉哪些词又不影响我这个句子意思的表达的，然后一个一个地去掉非关键词。
讲到简明扼要地写文章，我要推荐一本书，名叫《麦肯锡方法》，这本书是关于怎么写商业报告和商业计划书的。里面有一个经典的阐述：你的报告里的每个观点之间，都是相互独立的，不应该有重复的内容，如果有，就应该将它们合并到上一级逻辑关系中。如果你的报告是由几个观点组成的，你的这几个观点应该覆盖你想表达的所有的问题。这些观点之间是相互独立的，为了使文章更为简化，你要看一下这些观点是不是可以再合并。人的大脑处理信息的能力是有限的，所以，报告中的观点最好压缩在三个以内，这样更便于读者理解和记忆。否则，看了你报告的人就可能看了后面忘了前面。
总之，写报告结构要清晰，思路要明确，语言要精练。但是，可能你最初开始写并不能达到这些要求，但关键是写报告时要有这个意识，慢慢锻炼，就能写出结构严谨的报告。
PPT，全称PowerPoint，是商业报告呈现的一种很好的方式。PPT是一个很有用的工具，大家在走向工作岗位之前，一定要学会使用PPT。当你写一篇很长的汇报给老板时，我建议你使用PPT起草这个文件，因为PPT是以张为单位的，它可以使你在最短的时间内，把你想要表达的要点提炼成一个目录，然后根据目录扩充文章。
PPT刚流行的时候，大家可能只是将它视为以张为单位的Word，制作每张PPT大多数人只是使用文字，渐渐地大家开始在PPT里加入图片，使图片和文字很好地结合在一起。用图片说明文字，会使你的阅读对象更快地了解你的报告。
在我的职业生涯中，我有一段不短的时间一直在和PPT打交道。每个人制作的PPT其实都算一个他的作品，大多作品都带着制作者的风格，制作者的逻辑、制作者的思想、制作者的语言都会在PPT中得以呈现。我做的PPT也会带有我自己的风格。
无论你的PPT是什么风格，它都必须具备内在统一性，不仅是风格，还包括字体大小等格式方面的东西，每张都要使用一个统一的模板。不管你的模板是借鉴了别人的，还是自创的，内容的表达形式需要风格统一，比如每张的主标题都用统一大小的字，相同的排列位置。每张PPT使用相同的模板，可以大大提高你制作PPT的效率。
在制作PPT时，要尽量将内容简化，并且最好能在文件的最前面加一个目录索引，这样方便阅读者很快地了解PPT的内容。并且，根据我的经验，当你制作为客户展示的PPT时，最好不要将所讲的内容一字不落地写进PPT，最重要的还是你讲述的内容。并且，如果在PPT里放更多的字，字号必然缩小，一旦小于英文的18号，中文字体的锯齿会相当地严重，PPT需要投放在墙上或者屏幕上，如果字体大于18号，系统会使字体看起来美观得多。
尽量简化PPT的内容不只使它在视觉上更美观，也更方便别人清楚理解你所阐述的内容。通常我放在屏幕上给客户看的内容看起来都很简练，可能只有两三句话，但这不意味着我跟客户只讲三句话，讲的时候我会详细讲解三句话涵盖的每一个细节，而不是照着读那三句话，从这个意义上讲，PPT更像是一个提纲，是我用来提醒客户，接下来要讲的内容。你要把你要讲解内容的核心放在上面，而不是把所有你要传达的东西都放进去，当你试图那么做的时候，你也就失去了重心。
有一次，我陪朋友去参加一个房地产项目的提案，他准备得极其充分，PPT做了一百多页。开发商的老板落座后，他把打印好的厚厚一沓文字版PPT给老板，然后就开始一页一页地往下讲，大概进行了15分钟后，那个老板已经看完了这一百多页。然后，他打断了我朋友，从一百多页中抽出了三页，他说：“你只把第27、38、57页的内容重新给我讲一遍，剩下的就不用讲了。”对那个老板来说，最重要的就是那三张。他来的目的不是要从头听到尾，他只要听到关键点就够了。
所以，如果大家在跟客户开会的时候，需要做PPT的展示，我建议你在开始之前，先告诉大家，今天你讲的主要内容，需要探讨的是哪些问题。你甚至可以问问客户，他感兴趣的是哪部分，哪些是不感兴趣的，所以，客户不感兴趣的部分可以很快跳过，甚至不讲。与其在演讲的过程中被打断，莫不如我们在最开始就征询一下客户的意见。并且，中途被打断是一件很受到打击的事情，觉得辛辛苦苦做了这么久，结果还不被认可。
有很多人喜欢在讲解PPT前把它打印成文字稿件，在开会前发到每个人的手里；有些人不喜欢这种做法，他们想使听众跟着他们的话走，而不是让客户被稿件牵着走，这两种方式都无可厚非，全看个人需要。
在进行PPT展示的时候，时间的控制是相当必要的，如果是在很重要的会议进行PPT展示，建议在正式开始之前，做一个排练，记录一下大概需要的时间。PPT有供记录时间的功能。如果不习惯用PPT计时还可以自己戴表掐算，相比于用PPT计时自己掐表的好处是，它可以让你灵活控制你发言的速度，如果你发现时间不够了，就先说重要的，不重要的跳过；如果时间还很充裕，就慢慢说。
我认识一个毕业于牛津文学系的老板，他演讲特别好，关于演讲他有一个习惯我非常欣赏。每次做演讲以前，他都把要演讲的内容誊写下来，但演讲的时候并不照着读，也不看。他这样做主要是为了梳理自己的思维，思考应该如何去陈述自己的观点，捋清自己的逻辑，还会思考一下，哪一个环节是可以开玩笑的。
我建议职场新人，如果第二天要在报告会上做报告，前一个晚上一定要把准备工作做好。但是，事先准备的稿子尽量不要看，你要让大家觉得你很有自信，非常专业，而不是干巴巴地照本宣科。你想，如果你拿着稿子在那儿读，你自己都不感兴趣听，你都不知道你念的是什么，你指望谁能感兴趣？
跟PPT文档相比，其他商业文档一般要求格式规范，比如有些文档需要加页眉页脚，以便让人一看就知道这是什么项目的什么文件，也便于自己管理；在商业对外文档中最好加入公司的LOGO或信头，这便于对方清楚知道这是哪家公司的文件；同时我建议大家在文档类的文书前面，都加上目录，这样会更方便阅读的人了解文件的概要。
公司一般对文件的规范都有自己的规定，甚至会给文档文件编一个特定的号码，相当于文件的ID，方便个人和公司管理。在管理文档的时候，有两个需要特别注意的因素，一是时间，这份文件是什么时间起草准备的，什么时间做过修改；二是准备的人，这份文件是谁准备的。标清楚文件起草人，是为了方便以后做追踪和交接，方便知道出了问题该找谁，有不清楚的该去问谁。
现在公司一般在新人入职的时候，会给他培训公司的文档管理规则，有的公司的管理规则甚至细化到字体是什么，字号是多大，给领导的文件要用什么样的字号，同事之间的文件要用什么样的字体，包括报告的格式，一级二级三级的标题设置等问题。我以前在科委政府部门工作的时候，公文的字体一定要是小四号的楷体或者仿宋。可能有人会诧异他们怎么可以规范到这么具体。很多人会好奇，为什么政府的公文规定的字号普遍比一般企业所规定的要大，把字号规定这么大，是为了照顾领导的视力，便于领导阅读。因为大多数的领导都上了年纪。我建议大家在跟大领导、大老板汇报工作的时候，所有的内容应不超过三页纸，字体最小是小四，不能比小四再小。尽量简洁明了地列出一二三，这样大老板可以很快明白你说的事情。
前面说的都是汉字公文的规范，我所接触到的英文公文，字体最小可以到10磅，也就是中文的小五号字，但是大部分英文公文的文字是12磅。
如果是一份中英文结合的文书，在处理文档时，一定要注意中文字体和英文字体的区分。系统默认中英文字体是整合处理的，不是中文一种字体，英文另外一种字体，中英整合后的字体是很难看的，读起来也不够正规。
除了文档的规范和整洁，如何规范地管理文档也很重要。但是，这个问题却常被大家忽视。大家的电脑桌面，D盘E盘下面是不是有N多新建文件夹？新建文件夹1，新建文件夹2……每次要找一个文件，都要挨个将文件打开看，翻半天还不一定能找到？相信这是很多人都有过或者现在依然有的情况。
大家在学校的时候，可能没那么多文档可存，所以文件乱存放你会觉得没什么问题，但是一旦开始工作，你就会发现这是个严重的问题，你需要保存的文件太多，当你突然需要一份文件的时候，寻找这份文件需要的工作量比较大。并且，文档的增速是你不可预估的，所以，你在保存文件时，如果没有提前做好相应的文档设置或者标题设置的话，将来你需要花更长的时间来管理你的文件。
起文件名是一件蛮讲究的事情。我一直有一个习惯，存文件的时候喜欢把时间写上，在文件名里写清楚年月日，因为有时你需要弄清楚哪个文件是最近更新的版本，比如《2011年3月21号会议纪要（新）》。如果，工作的时候不注意这个问题，存了很多名字类似的文件，那么再找其中一个文件时就可能会消耗很长时间。
文档存放是否有条理和我们的日常生活息息相关。一个生活特别规矩，衣服、裤子、袜子、内衣内裤都能整齐干净地放置的人，在工作上也会条理清楚的。
不只在自己的电脑上需要分门别类地管理文档，有很多公司会给员工提供一个公用的网络硬盘或者服务器，让大家及时上传公用文档、文案或者项目的文书等，在这样的空间存放文件更要条理清楚，因为你的工作做得细致不细致，直接关系到别人能否迅速找到你的文档。
时间就是金钱--控制好你的时间成本
