松下公司的传统是包括多方面的,首先是不唯命是从。当然,这是相对的,因为松下公司对自己下属必须遵守公司经营理念的要求,近乎苛刻。在这一点上,松下选择丝毫也不让步。但在此基础上,每一个下属都可以自由发挥自己的判断力,做出相应的反应,而不是采取消极的、但求无过的态度。松下说:“员工不应该因为上级命令了,或希望大家如何做,就盲目附和,唯命是从。”松下认为,下属如果是这样做了,就会使公司的经营失去弹性。
松下允许员工当面发表不同意见与不满。第二次世界大战前期,有一位候补员工向松下再次发表不满。那时的松下电器员工分一、二、三等和候补四级。这位候补员工迟迟未获升迁,就直截了当地对松下说:“我已经在公司服务了很久,自认为对公司有了足够的贡献,早已具备了做三等员工的资格。可直到现在,我也没有接到升级令。是不是我的努力还不够?如果真是如此,我倒愿意多接受一些指导。恐怕是公司忘了我的升级了吧?”松下听后对此很重视,责成人事部门调查,原来还真是忘记办升级手续了。接着,除了立即发布升级令外,松下明确表示,非常赞赏这种坦白的请求。松下鼓励大家把不满表达出来,不要闷在心里。如此就不会增加自己的内心痛苦,对公司也是有很多好处的。
尽管松下要求下属如实坦白地报告外界对公司的不满,尽管这些事情听起来是让经营者伤心的,但松下还是如此要求。据说,有一个员工被经销商狠狠骂了一顿,说松下的电器质量不过关:“不如去开烤白薯店,别再制造电器了”。员工如实地向松下报告了。随后,松下就亲自拜访了这位经销商,表示歉意。经销商因为一时的怒气而发了一通牢骚,不想引得社长亲自拜访,非常不好意思。自此以后,松下公司与这家经销商的关系密切多了。
松下不限制员工越级提意见或提建议。他认为那种逐级申诉的陈规是不必遵从的,即使普通员工,也可以向高高在上的社长反映问题,表明主张。由此,他提醒那些居于领导地位的干部,要有这种心理准备,应有欢迎的姿态和支持的行动。无论何种自由举措,全都是为了公司的发展,说到底也是为了员工的幸福。松下认为,公司既然是大家的经营体,就应该由大家来维护,只有毫不保留地建议,才能获得人和。来自不同方面的提案,正是事业成功的途径。
因此,领导者为了与下属牢牢建立起良好的人际关系,一定要注意架起自己与下属“双向沟通”的桥梁。领导者做好与下属之间的双向沟通可以从以下几方面入手:
(1)领导者要听取下属的讲话。当下属和自己讲话时,应表现出很感兴趣地在听。不仅是表现出兴趣,而且实际也该很感兴趣。应该做到让上下级讲话时毫无拘束和顾虑。
(2)领导者在听取下属讲话时,要多作换位思考,要设身处地地站在下属这方,要同情下级。
(3)领导者无论如何不要对下属发火。因为一发火,以后他就不会再向你陈述意见和提供反馈了。
(4)领导者在听取下属讲话时,也可以向下属提问题,鼓励他们回答问题,以进一步取得反馈。这样也向下属表示了你在很好地听取他们的意见。
(5)领导者应实行开门政策。即鼓励下属,不论何时有问题,都可以随时来找自己陈述。
做一个好的倾听者
领导者都有这样的感受:当自己说话时,看到下属“嗯!嗯!”频频点头地倾听着,心里会觉得很高兴,有一种被了解的满足感。我们常说“善于听别人说话的人能言善道”。领导者要做好与下属的沟通和交流,首先要做的就是当一个好的倾听者,这样,一来可以给下属留下深藏不露,稳重含蓄的权威印象;二来可以充分了解下情,掌握大量事实材料,有利于制定领导决策。除此之外,还有助于赢得下属的拥戴,帮助领导者建立好人缘。
卡耐基认为,要想促进沟通双方的交流,首先必须要做的就是完全掌握对方真正的心意,仔细聆听对方所说的话。能够做到这点,对方就会敞开心扉,撤除心里的防卫。在交流中,领导者常常会听到下属类似牢骚、抱怨、批评的话。的确,这一类的话谁都不想听。然而领导者在这种时候,往往能间接听到下属真正的心意。没有任何事比得上倾听别人发牢骚,更能使两个人亲近。因为对方愿意告诉你他心中的不平、抱怨,也正是表示他信任你。不要忘了,在你聆听部下说话的同时,对方也感到亲切,对你的陌生感、不信任感也会逐渐消失。所以,领导者在与下属交流的时候要注意做一名有效的倾听者,这是拉近自己与下属之间的距离,增进双方交流的一个重要途径。
那么,领导者要怎样做一名合格的倾听者呢?
1.表情丰富地倾听。
领导者对下属的谈话内容,表现出感兴趣的态度,他也会信任你,使双方之间的隔阂消失,相处融洽。正因为如此,领导者在听下属说话时应该专心注视对方,随声附和,脸上保持着笑容等丰富表情。不过,太过于夸张的表情、反应,反而给人很虚假的印象,怎样掌握适中是很值得注意的。
2.表现出很有兴趣地听下去。
“啊,原来如此!这么说的话,究竟是什么呢”,“那真的很有趣”,就像这样,听对方说,也提出自己的疑问。但是,觉得有错误的地方,也要提出像“那个,应该不对吧”的疑问。
这样一来,“善于倾听的人”,在无形中也渐渐地影响着对方,至少,降低了下属对你的排斥感。当你再向下属传达一些意见的时候就会遇到较少的阻碍。
但如果只是“哦!哦”地听着,并没有付诸行动,会使讲话者失望。这种情形只要持续几次,相信下属就会放弃进言的机会。因此,领导者在倾听时必须要做的就是及时给讲话者以积极的回应。下面列出几种倾听时的反应方法:
(1)对下属所提的问题,能当场回答的即刻回答,否则定个期限,且在期限之内回答。若无法施行,必须说明理由,让对方了解。
(2)领导者除了聆听下属的意见之外,必须加入自己的意见。如果一点意见都没有,会减低他的兴致。如能提出让人料想不到的意见最好,可刺激对方提出更好的意见。
(3)下属所提的意见之中,若有提到和自己有关的问题,则应加以采纳吸收,一方面他会认为你了解他的意思而感到满足,另一方面也解决了自己的问题,一举两得。如果没能发现问题,这是自己能力不足的缘故。而即使发现仍视若无睹,就会让对方产生坏印象而怏怏离去。
3.注重自己倾听时的态度。
说话者的说话会受到听者态度的影响。如果感到“和他好难说话”,“很难向他表达”时,那表示听者的态度有问题。
下面是几种不好的听话态度:(1)闭目养神;(2)无动于衷;(3)咧嘴傻笑;(4)不管讲得好坏,都非常满意;(5)认为听讲是施给说者的恩惠;(6)急躁不安两眼直瞪着说话者;(7)心不在焉;(8)一副不以为然的表情。这些听讲的态度,会惹恼说话者,最后丧失自信再也不敢说话了。
4.不要让个人好恶支配你。
有时你可能不喜欢某人接受你的那种方式,或是不喜欢某人的说话声音。这些偏见可能使你不去听正确的意见。做为领导者,你需要正确地理解意见交流中的真正内容,不应该让个人好恶妨碍你注意别人在说什么。
5.努力理解对方言词及其含意。
仅仅懂得事实还不够。既要用耳朵去听,还要用心去听,这样才能明白别人真正的含义。
例如,一名下属可能对你说他想辞掉或调动一下工作,原因是他不想干现在的工作。当你分析他想调往的部门和所要干的工作时,你会发现那个工作与他现在干的是一样的。因此,他讲话的真正意思可能是他与同事们合不来,或是他认为你分配工作时不公平。要努力去理解讲话的整个内容——字面的意思和潜在的意思。
6.努力理解难懂的想法或材料,不要回避难以领会的东西。
7.提问题不要犹豫。
要确保自己理解他人正在说的话。不要因外部干扰(如机器噪音,电话铃声,或别人向你打招呼)而漏过了什么意思。当这种分心的事情确实打扰了你的时候,不要怕问问题。下属往往觉得与你谈话非常重要,因此,他们欢迎你表示兴趣和关心。
8.不要轻易下结论。
听取并接受别人所讲的话,要用心去听别人的言语和想法,不要轻易下结论或者准备反驳。
正确处理下属的报怨
作为一名领导者,被下属抱怨是一件很正常的事,因为一个领导者往往要领导很多下属,不可能面面俱到,一时疏忽,就难免会招致来自下属的抱怨。
听取每一个下属的抱怨和诉苦是居于领导位置的每位管理者的义不容辞的责任,同时也是他们获得下属理解和支持的一个好方法。
工作中,下属最普遍的抱怨形式就是唠唠叨叨把自己的一肚子不满倾倒出来,对此,作为领导者绝不能装作听不见。相反,你一定要做下属的听众。
获得卓越驾驭能力的最快捷、最容易的方法之一就是用同情的心理,竖起耳朵倾听他们的烦恼和报怨。要正确处理好下属的报怨,你必须做到以下几点:
1.不要忽视。
不要认为如果你对出现的困境不加理睬,它就会自行消失。不要认为如果你对下属奉承几句,他就会忘掉不满,会过得快快活活。事情并非如此。
没有得到解决的不满将在下属心中不断发热,直至沸点。他会向他的朋友和同事发牢骚,他们可能会赞同他。这就是你遇到麻烦的时候——你忽视小问题,结果让它恶化成大问题。
2.多多留心。
不要对提建议(可能是好意的)的下属不加理睬,这样他或她可能就没有理由报怨了。
3.承认错误。
消除产生报怨的条件,承认自己的错误,并做出道歉。
4.不要讥笑。
不要对报怨置之一笑,这样下属可能会从报怨转变为愤恨不平。这会严重影响到他们工作时的心情。
5.严肃对待。
绝不能以“那有什么呢”的态度加以漠视。即使你认为没有理由报怨,但下属也可以认为有。如果下属认为它是那样重要,应该引起你的注意,那么你就应该把它作为重要的问题去处理。
6.认真倾听。
认真地倾听下属的报怨,不仅表明你尊重下属,而且还能使你有可能发现究竟是什么激怒了他。例如,一位打字员可能报怨他的打字机不好,而他真正的报怨是档案员打扰了他,使他经常出错。因此,要认真地听人家说些什么,要听弦外之音。
7.不要发火。
当你心绪烦乱时,你会失去控制。你无法清醒地思考。你可能会轻率地做出反应。因此,要保持镇静。如果你觉得自己要发火了,就把谈话推迟一会儿。
8.掌握事实。
即使你可能感觉到要你迅速做出决定的压力,你也要在对事实进行了充分调查之后再对报怨做出答复。要掌握事实——全部事实。要把事实了解透了,才做出决定。只有这样你才能做出完善的决定。“急着决定,事后后悔”。记住,小小的报怨加上你的匆忙决定可能变成大的冲突。
9.别兜圈子。
在你答复一项报怨时,要触及问题的核心。要正面回答报怨。不要为了避免不愉快而绕过问题,不把问题明说出来。你的答复要具体而明确。这样做,你的真意才不会被人误解。
10.解释原因。
无论你赞同雇员与否,都要解释你为什么会采取这样的立场。如果你不能解释,在你下达决定之前最好再考虑考虑。
11.表示信任。
并非所有报怨都是对下属有利的。回答“是”时,你不会遇到麻烦,回答“否”时,你就需要利用你的所有管理技能,使雇员能理解并且心情愉快地接受你的决定。
在你向他们解释过你的决定之后,你应该表示相信他们将会接受。求助于他们的推理能力,求助于他们对公平处事的认识和同等对待的信任,努力使他们搞清你所作那个决定的理由,使他们同意试一试。
12.不偏不倚。
掌握事实,掂量事实,然后做出不偏不倚的公正的决定。做出决定前要弄清楚下属的观点。如果你对报怨有了真正的了解,或许你就能够做出支持雇员的决定。在有事实依据、需要改变自己的看法时,不要犹豫,不要讨价还价,要爽快。
13.敞开大门。
不要怕听报怨。“小洞不补,大洞吃苦”,这句话用于说明在萌芽阶段就阻止报怨是再恰当不过了。要永远敞开大门,要让下属总能找得到你。
批评下属要学会“看人下菜碟”
批评与其他领导方法一样,也是领导开展工作的手段之一。其目的就是为了限制、制止或纠正下属的一些不正确的行为。“真诚的赞美使人愉悦,真诚的批评则能够催人奋进”。领导者要管理好自己的下属,就要掌握正确的批评艺术。其中需要掌握的一个重要原则就是批评人要懂得因人而宜,针对不同的下属,采取适宜的方法,这样既可以达到批评的效果,又不至于伤了领导者和下属之间的和气。
具体而言,领导者在批评下属时,应当分清不同类型的下属,因人而异,才能取得满意的效果。
1.职业情况。
不同行业有不同行业的批评要求;同一行业,不同工种、不同职务级别有不同的批评艺术。对工作成熟和初学者,对担任领导工作的下属和一般工作人员的批评也是不一样的。一般说来,随着下属工作熟练程度和行政级别的提高,要求应该越来越严格,虽然方式各有不同。