公务文书礼仪
公务文书指机关、团体在处理各种工作时所形成的格式规范、内容系统的各类书面材料，而公务文书礼仪，即代表国家行政机关和组织机构写作处理公务文书时，所必须遵循的有关规范和惯例。
公文写作基本要求
严谨、规范、准确是公文写作的三大要求，具体地讲有以下几方面要求：
格式规范公文有其特定的格式，一般包括：标题、主发机关、正文、附件、发送机关、发出日期、报送单位、公文编号、机密等级、缓急程度、阅读范围等部分。公文如果不讲格式，随意乱造，会有损公文的严肃性，也是对收交者和阅读者的不尊重。
用词准确，行文严谨公文写作中，遣词造句一定要严密准确，不能产生歧义。同时，应尽量避免在公文中使用语气词、感叹词和其他一些富于描绘性、形象性和感情色彩的词。公文还排斥口语词汇和方言词汇，以保证公文表意的准确性。
名称一致，数字精确同一篇公文中多次出现同一名称时，必须前后统一；凡外国国名、重要的或常见的地名、人名及党派、新闻机构、政府机构的译名等，均应以新华社的译名为准；公文中应尽量避免使用难懂的术语、行话；文稿中第一次出现的市县、区等地区前，应加上所属的省或地区名。
公文中的时间概念要准确，要用年月日的具体日期，尽量避免使用时间代名词。文中出现我国各朝代年号时，应另注公历年分。
公文中不能混用基数、序数、分数、倍数、确数、概数；引用统计数字要反复核实，确保准确。
公文礼仪拟行公文时，一定要遵守法定的分类。按照《国家行政机关公文处理办法》里所作的有关规定，国家行政机关主要所行的公文共分10个大类、15个文种。不同种类的公文，在实践中不仅有着不同的适用范围与适用对象，而且功能作用也是不同的。如果对此不予重视，拟行公文时随意使用，张冠李戴、胡乱套用，不仅影响到公文作用的正确发挥，损害行文机关和组织的威信和形象，也是对收文单位的不尊重，因此是违反礼仪规范的。
上行公文的行文礼仪
上行公文指党政机关或社会团体中的下级组织向上级机关报告情况或请求就某项工作做出指示或批复时上报的书面文件，如报告、请示等。
①上行公文一般应按照隶属关系进行请示和报告，一般情况下，不要越级行文，以免打乱正常的领导关系。如因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。
②请示应限于必须向上级请示的问题，事无巨细，样样都向上级请示，决不是“尊重上级”的表现。在请示中要把需要上级机关审批的问题写清楚并做出具体的分析，然后提出自己的看法或处理意见。而且阐述事实要实事求是，引用数据要准确无误，提出的看法或处理意见要具体明确、切实可行。此外，请示的结尾要正确使用习惯用语，如“以上意见当否，请批示”、“是否妥当，请指示”、“当否，请复示”等等，这既是请示，又是一种礼貌的表示。
③报告要目的明确，重点突出，有点有面，有分析有综合，简明扼要，言简意赅，不要罗列现象，更不要敷衍塞责，空话连篇，言之无物，否则既浪费领导的时间和精力，又是对上级领导不尊重、不礼貌的表现。
下行公文的礼仪
下行公文指党政机关或社会团体中的上级组织向其下级组织所发的文件。包括命令、指令、决定、决议、指示、通告、通报、公告、批复等。它的礼仪要求是：
要尊重下级各种下行公文在行文（包括格式、结构、语言）上要为受文单位着想，给阅读者提供方便。如标题要明确；发文字号和成文日期要准确；叙述事实要把时间、地点、人物、数据、事例和背景交代清楚；指示要切实可行；通知要具体明确；通报要准确无误，防止给下级机关造成不必要的麻烦；对下级请示应根据政策规定和实际情况及时准确地作出批复。此外，下行公文常常用条文结构，以便下级在执行时逐项贯彻落实。
要遵守行文规则向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。同时，撰写下行公文还应注意：不是隶属关系的不应以隶属关系的身分行文；未经会议讨论通过并要求下级贯彻执行的事项，不能擅自使用“决议”的名称，对所有决议的问题，都要作出结论式的判断和决议，要求收文者照章执行。
平行公文的礼仪
平行公文是向同级或不相隶属的机关、单位递送的文件，也叫公函或函。
函又分为问函和复函两种。问函是为了商洽工作、询问事项、提出请求等主动给其他机关发出的函。这种公函，内容应专一集中，最好是一事一函，而且要把商请的原委、询问的问题、请求的事项写清楚，以便对方回复。复函是被动地答复相应商请的公函。写作时务必注意针对来函作明确的答复。不管是问函还是复函，都要求语言得体，用语要有分寸，不要用命令、指示性语言。
办理公文应做到准确、及时、安全。任何一件公文，从其形成、运转、生效直至终止，都是一个连续的动态过程。依照国家有关法规的明文解释：“公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。”这个过程中，不仅涉及几个办事部门、多个办事人员，而且是有严格流转程序和相应手续的。只有严格按法定程序和手续办理公文，操作规范、严密才是合乎礼仪的。
名片的礼仪
名片的使用礼仪
在现代社会，名片不仅有进行自我介绍和保持联络的作用，而且还有其他多种用途：
（1）它可以替代便函。用来对友人表示祝贺、感谢、介绍、辞行、慰问、馈赠以至吊唁等多种礼节。
为了表示不同的礼节，可以在名片左下角用小写字母写上国际通用的法文缩写，如敬贺P.f，谨谢P.r，介绍P.P，辞行P.P.c，谨唁P.c，恭贺新年P.f.n.a，也可以写上祝贺或问候短语寄给对方。假如祝贺名片上只有几行冷冰冰的字，会让人觉得您是敷衍了事的。寄祝贺名片给朋友，如对方已非单身，收件人应为夫妇两人，只给一方会显得很不礼貌。
（2）可以替代礼单。向友人寄送或托送礼物或鲜花时，可在礼品或花束中附上名片并写上祝贺短语，自己收到友人的礼品，可立即复一张名片，左角下用铅笔写上P.r，以表示感谢。
（3）可作“介绍信”。如一位大使想把使馆新来的参赞介绍给当地外交团的朋友，可在自己名片的左下角用铅笔写上p.p，然后把新参赞的名片附在后面一并送去。
（4）可代替请柬。在非正式邀请中，可用名片代替请柬（如朋友小聚、非正式家宴），并写明时间、地点和内容。
（5）用于通报和留言。拜访友人时，若被访人系尊长，可在名片的姓名下方写上“求见”、“拜谒”字样，转行顶格起写上对方姓名称谓。若被访者不在家，可留下一张名片，上面写一句“很遗憾，未能一见！”或“很遗憾，来访未晤！”等，也是很友善的表示。
（6）用于业务宣传。在进行业务往来时，名片是公司的招牌，具有类似广告的作用，可使对方了解你所从事的业务。
（7）用于通知变更。一旦调任、迁居或更换电话号码，送给至亲好友一张注明上述变动的名片，等于及时而又礼貌地打了招呼。名片的递接礼仪
交换名片是人们交往中常用的一种介绍方式。正常情况下，名片是一个人身分、地位的象征，也是使用者要求社会认同、获得社会尊重的一种方式，对于商务人员来说，它还是所在组织形象的一个缩影。所以名片交换应重视其礼仪效应，恰到好处地使用名片，会给人一种文明、现代、彬彬有礼的感觉。
交换名片是建立人际关系的第一步，一般宜在与人初识时，自我介绍或经他人介绍之后进行。递送名片的先后没有太严格的讲究，一般是地位低的人先向地位高的人递名片，男性先向女性递名片。出于公务和商务活动的需要，女性也可主动向男性递名片。当对方不止一人时，应先将名片递给职务较高或年龄较大的人，如分不清职务高低和年龄大小时，则可依照座次递名片，应给对方在场的人每人一张，以免厚此薄彼。如果自己这一方人较多，则让地位高者先向对方递送名片。递送名片时，应面带微笑，正视对方，将名片的正面朝着对方，恭敬地用双手的拇指和食指分别捏住名片上端的两角送到对方胸前。如果是坐着，应起身或欠身递送，递送时可以说一些“我叫XXX，这是我的名片，请笑纳！”或“请多关照！”之类的客气话。如同外宾交换名片，可先留意对方是用单手还是双手递接名片，随后再跟着摹仿。因为欧美人、阿拉伯人和印度人惯于用一只手与人交换名片；日本人则喜欢用右手送自己的名片，左手接对方的名片，另外，要注意不要用名片盒发名片，这样给人你不注重自己的内在价值，名片发不出去的感觉。
接受他人名片时，应起身或欠身，面带微笑，恭敬地用双手的拇指和食指捏住名片的下方两角，并轻声说“谢谢！”或“能得到您的名片十分荣幸！”如对方地位较高或有一定知名度，则可道一句“久仰大名”之类的赞美之辞。对接到的名片要十分珍惜，并当着对方的面，用30秒钟以上的时间，仔细把对方的名片看一遍，随后当着对方的面郑重其事地将他的名片放入自己携带的名片盒或名片夹之中，千万不要随意乱放，以防污损。如果接过他人名片后一眼不看，或漫不经心地随手向口袋或手袋里一塞，这是对人失敬的一种表现。倘若一次同许多人交换名片，而且双方又都是初交，那么最好依照座次来交换，并记好对方的姓名，以防搞错。在公共场合如欲索取他人名片，可以婉转地说：“以后怎样向您请教？”或“以后怎样同您保持联系？”如自己无意送人名片时，可婉转地说：“对不起，名片未带。”
为了查找和使用方便，宜分类收藏他人的名片。对个人名片可按姓氏笔画分类，也可依据不同的交际关系分类。要留心他人职务、职业、住址、电话等情况的变动，并及时记下有关的变化，以便通过名片掌握每位客户、每个朋友的真实情况。
还可把对对方的了解，譬如他的爱好、擅长等记在名片上。待下次与这个人见面时，不但能一下子说出他的名字，还能随口以他的爱好和擅长为话题，这样，对方必然会感到意外，对你自然有好感。
握手的礼仪
在见面或分别时，人们通常以握手表示尊重、高兴、留恋、遗憾之情，在国内外交往中，握手是最为普通的会见礼节。
握手虽是一种最为常见的礼节，但也有一些事项需要讲究。
握手时，应面带微笑，目视对方；用右手，把手掌伸开，四指并拢，握住对方；握手时的轻重与松紧要根据具体情况而定，一般情况不轻不重让对方觉得贴着手就可以了。如果握住太紧力度太大，时间又长，会使人觉得不自然，尤其与女人握手时不要过分用力。但是如你只用手指轻轻碰对方手一下，则又显得太敷衍了事或态度冷淡，是缺乏礼貌的表现，但老朋友久别重逢时，长时间紧紧地握住对方是完全可以理解的。初次见面的朋友，稍微一握，两三秒钟也就可以了。在美国、日本等国家，轻轻无力地握手常被人理解为无诚意，尤其是与政界人士打交道要特别注意这一点。
握手要讲究先后次序。握手次序要依据双方所处的社会地位、身分、性别及其他条件来确定。一般来说，长辈在先，上级在先，主人在先，女士在先。客人、男士、下级、晚辈，应该先问候对方，见对方伸出手后，立即与之相握。在上级、长辈面前不可贸然伸手。如果对方人多，应该先上级，后下级；先长辈，后晚辈；先主人，后客人；先女士，后男士。宾主之间的握手较为特殊，正确的做法是：来宾抵达时，主人应首先伸手，以示欢迎。来宾告辞时，则应由来宾首先伸手握别，以示请主人就此留步。
男士戴着帽子和手套同他人握手，用左手去同他人仓促握手，交叉握手，拿着香烟握手还有长久地握住异性的手不放，握手时心不在焉，这些都是欠缺礼貌的。女士在与他人握手时可不必脱去帽子和手套。军人在与他人握手时，也不必脱去军帽，最为标准的做法是，先行军礼再握手。在特殊情况下以左手与人相握应当说明并道歉。如戴着墨镜，则要在握手前摘去墨镜，否则有防人之嫌。用双手与人握手只有在熟人之间才适用，与初识之人握手，尤其当对方是一位异性时，两手紧握对方的一只手，更有失礼貌，另外，不宜以脏手、湿手、病手与人相握。
握手时，还要注意，多人同时握手，不要交叉，待别人握完再握。如果几个人同时在场时，切忌只同一个人握手，而对其他人视而不见。
