你要想提高效率，应该遵守“一次只处理一件事，绝不重复处理同一事件”的时间管理原则。文件或公文应分为待阅、已阅及暂缓三个类别，使自己和别人都能一目了然。若是太忙，或工作时间不固定，也该运用特定时间专心处理文件。能用电话解决的事情，就不要用文件，使用传真也可以省时省力。文件无论放在哪儿，都要让别人也能轻易找到。如果能够做到定期整理环境更好，公司的总务部门可以硬性要求员工每三个月清仓倒柜一次，以便把所有该扔的都扔掉。档案包括公文、证明、信函、账册、奖状、史料、报表、照片、印刷品等。凡是要成为档案的材料，必须依照档案管理制度及办法整理保存，否则时间一长，就免不了杂乱无章，愈积愈多，仿佛垃圾一般令人烦恼。文件、资料管理与时间管理的关系因此十分密切，无论你职位高低，都得注意它的存在。如果处理不当，它就会成为管理的绊脚石，你不得不慎重。
为了让文件、档案不成为你的累赘，以下的方法可供你参考：
（1）采用中央式管理。
中央档案系统是指将组织的各种档案交由档案室或资料室统一管理，而非各部门自己管理，这样才能有效率地归类。
（2）汰旧换新。
新的资料来了，就要与旧的对照一下，以确定是否取代旧的资料。但需要考虑：是否要将每份新文件都与旧的对照，是否要将每张名片注明获得的日期及地点，以便收存整理。还有旧的杂志、过期的报纸，不要堆积如山，要尽快处理。
（3）注意调卷、调案程序。
想借阅一些资料，要填写借阅单，要签名，要依时限交还。而一般的企业里，这项工作就做得比较马虎，同事之间拍拍肩膀就可以借调，借完大家就会忘掉。
（4）正确分类。
如果你有足够的专业知识，就能够选用正确的分类法，如日期法、地域法、部首法、颜色法。没有专业档案管理经验的人，很可能在一开始就弄得乱七八糟。
（5）设置档案名称。
如果没有专门的人员管理档案，很容易让档案杂乱无章。现在你用计算机存档时更要注意设置正确的文件名，以方便别人查找。
（6）善用档案管理工具。
如果进行名片的保管，名片夹，还是名片簿？如果用档案夹，要用哪一种，用硬壳的还是软式的？用悬吊式的还是滚筒式的？这样都可依情况而定。
（7）尽量不用纸张。
时间等于空间。能用电子文档取代的表格、公文、报告等，就尽可能地不使用纸张，可以用磁盘等储存。
（8）制定标准化的格式。
无论书信、公文都应采用最简单的格式，让人填写的东西愈少愈好，审核程序也以不超过三步为宜，以便争取时效。
（9）制定档案时效。
一般档案分为永久保存、十年保存、三年保存及一年保存四种。办公室里80%的档案都只保存一年即可。
（10）善用档案管理人才。
档案管理非常重要，如果能善用档案管理人才，会使许多工作事半功倍。
（11）尽量定期整理。
你每隔三个月要将办公室大清理一次，以便把平常随手一塞的东西翻出来，不要的就扔掉，要保留的就立即归档，这样做至少能把1/5的东西扔掉了。要保持充足空间，否则，只会在搜寻资料上浪费时间。
