登记是收文件中最重要的环节之一。登记时，按照收文登记簿中所列的内容，逐项登记，并在收进每份文件首页贴上“来文处理单”，并将“来文处理单”上的有关内容，如来文单位、来文标题、来文字号、缓急程度、密级、份数、日期等填好，然后转入下一道程序处理。
4．分类
对信件进行迅速分类，将信件或文件分为急件、要件、例行公事、密件、私人件5类，分别归人5个规格一致但颜色不同的专用文件夹内，分送各主管上司处理。
（二）处理文件的规则
文件处理的好与坏，很容易影响到公司的业务开展，因此，要细心应对与处理。主要通则如下：
不可积压，要尽快做出适当处理。
需要核对的可以先行过滤，如估价单、申请书、请款单……如有差误，可先行追查。
若上司有要求，在呈送信件前应先阅读后用黄笔（若需要复印，黄色不会在复印件上显现）将公文要点勾画出，方便上司阅读，如公司名称、日期、产品名称、数量、价格等。
如有附加资料或需要加添参考资料，一并附于公文、信函后。
重要公文信函交予上司的同时，可以用口头说明要点；如果上司不在，就改用书面说明，让上司能迅速掌握要点。
需要上司亲自拆阅的信函，要迅速呈交。如果上司不在，可用卷宗或透明夹标上日期，放在上司办公桌上。
需要回函的一般信件，可自行处理，如果不懂可以向较资深的同事请教。自己没有充分把握的回函，可以向上司口头请示，记下要点，草拟内容后，再请上司过目签核。
公文处理完毕后，应存档留底。
如果公文需要有协办单位，应迅速移交相关单位或人员。
若是较无参考价值的资料可转交其他单位，如：产品说明书交给业务开发单位，广告宣传交企划部，书籍等出版物交给资料室。一般物品采购订单也可交给相关单位，由他们自行决定是否订购。如书籍出版物订购单，可以交给企划部、美术设计部、资料室等。
如果有重要函件，但上司无暇拆阅，可以利用空档，用口头提醒上司，将内容作简略说明。
（三）寄发文件注意事项
代上司寄发文件时，要把自己当作上司，也代表公司，切勿粗心马虎。主要事项有：
文字要准确，文笔要流畅，字体要工整。
写好以后要检查一次，特别是收信人和收信地址一定要正确。
检查附件，即检查信函的附件是否放进邮件，附件是否齐全。
要选择大小、格式适当的封套。如中式信函不可使用西式信封；大型文件或书籍，不要用太薄的封套等。
非印刷品类要密封。
大宗邮件要使用印有“印刷品”、“国内邮资已付”的封套。
用特殊方式邮寄时，要盖上“限时专送”、“挂号”、“特快专递”等印戳，方便公司邮务处理。
装入特殊物件时要在封套上注明，如“内有相片，请勿折叠”等提醒邮递员留意，以保护物件。
选择适当邮寄方式，如极重要信函用“挂号”，紧急邮件用“限时专送”或“特快专递”，大批邮件用“国内邮资已付的大宗邮件”，现金用“汇票”或开列即期支票，再用“挂号”寄出。
近距离的紧急函件，可以利用“快递”，请人专程送收。
在交寄前别忘了检查须由领导签名寄发的邮件是否签署。
最后记入收发簿中，以留作日后查核。
如早上司不在，作为秘书或下级处理文件或邮件可以参考以下方法：
如果你的上司习惯每一天给办公室打电话，你应该把公司信件和外来信件分开，同时把每封邮件的内容大致记录一下，以便于随时向上司汇报。
如果上司没有每天给办公室打电话的习惯，你应该主动打电话把需要上司亲自处理的邮件告诉他，或者传真一份给他。
如果你的上司离开不止一天，应把所有邮件通知给他。
尽可能多处理一些文件，这样你可以在给上司汇报时说清楚主题，或者把邮件交给公司有权处理的人回复。
把寄给上司的邮包连续编号，如3～1，3～2，3～3，这样就会知道是否全部寄出了。如果你的上司此次外出不止一地，在邮包上编号就更为重要了。
如果你的上司正在度假，并且不让你转交邮件时，你可以先把需要上司亲自处理的邮件保存下来，并在通知发件人已收到的信中告诉对方何时给予回复。
把积压的邮件分别装入纸袋，标上“需要签字的邮件”、“需要某某处理的邮件”、“需要阅读的邮件”、“报告”、“一般阅读材料”等说明字样。
四、汇报的礼仪
作为办公室工作人员，不仅要熟知一般人际交往礼仪，而且要熟知工作常规礼仪。出于工作的需要，上级要经常听取汇报，作为下级，还要经常利用机会向上级、客人汇报各种情况。如果只顾埋头工作，一直到最后期限，才把结果告诉上级，这样一旦出现误差，往往会错失弥补的机会，因此，学会沟通汇报就很重要了。
（一）随时汇报
要有随时会被上级询问的心理准备，以免到时候手忙脚乱，含糊其辞。
如果工作中有确实自己无法解决的问题，一定要尽快向上级反映。不过，反映并不意味着把问题丢出去，应试着去面对，然后把处理过程中的遭遇状况，向上级汇报。
如果上级指示的工作比较复杂或需要较长的完成时间，自己就要试着把工作分成几个阶段，再做成流程表，呈报给上级，然后把每一阶段的工作进度让上级知道。
碰到重大问题，应把决策权交给上级，不要擅自作主张，除非经过上级授权。
向上级汇报时，一定要做充分的准备，在报告过程中，不管上级询问什么，神色一定要镇定，声调要有自信。
把工作中的困难向上级反映的时候，也要提出解决问题的可能性办法，以免让上级觉得棘手。
（二）汇报前的准备工作
了解上级或负责人的特质。上级、负责人是汇报的接受对象，有的人喜欢处理过程的细节；有的只要知道结果；有的只要口头报告；有的习惯透过一些设备了解，例如投影、幻灯片等；有的却是喜欢看简明的条例式大纲。了解对方的习性，是报告前最重要的准备工作。
汇报的功能决定汇报的形式。有的是应该马上办，立即就要知道结果的事，只需要口头汇报；有的必须留下档案记录的，就需要书面汇报；有的必须做两三次汇报，就可以利用投影片，幻灯片甚至大型海报做说明。了解汇报的功能，才能做出适当的准备工作。
事前了解汇报的内容，不但增加汇报时的信心，同时，上级质问时，也可以适当说明。
不管哪一种形式的报告，都要留下文字记录。如果我们是用书面或投影等作报告，当然会留下记录；如果是口头报告，也一定要在报告后，做成记录存入部门或个人资料档案里，以供日后参考查证。
（三）正式汇报时应遵循的礼仪
一般说，汇报有口头和公文（书面）两种。公文汇报，是以文件的形式或书面语言的形式，向对方汇报所需情况。口头汇报则是以口头语言的形式进行汇报。一般说，无论是何种汇报，都要遵守下述礼仪：
1．遵守时间，不能失约
这是很重要的礼貌。特别是在现代社会，人们的生活节奏普遍加快了，更需要我们有极强的恪守时间的观念。下级向上级汇报工作，务必准时按约定的时间到达。过早到达，会让领导因准备不充分而显得难堪；姗姗来迟，则又会因领导等候过久而失礼。万一因故不能赴约，要尽可能有礼貌地及早告知领导，并以适当方式表示歉意。
2．掌握好时机，把握好时间
在上级最想了解情况的时候，作适当的报告，对工作的进行才会有帮助，因为很可能上级会依照报告，制订下一步的计划。临时汇报时，如果上级正处于百忙之中，可以客气打断上级的工作，把结果用几句话说明。如果汇报需要较长的时间，可以与上级取得协议，预约时间，进行详细说明。此时，不妨先主动提出适当的时间让上级参考。
3．敲门后等有人应声才可进门
到领导的办公室去汇报工作，千万不能急于破门而入，而应该先轻轻地敲门，等听到招呼后再进去。即使在夏天，办公室的门是敞开着的，也不要冒然闯入，而应以适当的方式让领导知道有人来了。汇报期间，应该注意自己的仪表、姿态，要站有站相，坐有坐相，做到文雅大方，彬彬有礼。向领导敬烟时，最好将开口的烟盒递上让领导自己取，然后再自己取用。烟灰和烟头不能随便撒在地上，应该弹放在烟灰缸内。在标有“无烟室”字样的办公室内，则不能抽烟。
4．口头汇报要做到用语准确，句子简练
口头汇报的语言不像书面文章那样讲究，但原则上要做到准确、简练。用词不当，词序不妥，语言结构残缺甚至混乱，就不可能清楚明白地表达自己的观点和思想感情。语言应力求自然朴实，做到言简意赅。先汇报工作结果，有必要时，才附上说明经过和理由，当然也要简洁。切忌不顾实际，信口开河，华而不实。像“口头禅”，如“嗯”、“这么”、“那个”等都应避免，因为这样会使领导心烦，并认为你汇报的内容贫乏。
5．汇报时应做到语速适中、音量适度
汇报工作，一定要让领导听清楚，并能随时领悟你汇报的内容。因此，说话不能太快。对一些次要问题可以说得稍微快些，但在重要问题上一定要慢，必要时还应重复，以便让领导记录和领会你的意思。但应注意，整个汇报速度也不宜太慢，因为这容易让对方精力分散。要把握好音量，若音量太大，像是作报告，缺乏交流感情的气氛，会让领导感到不舒服；音量太低，容易被认为惧怕、胆怯，会影响汇报的说服力。
6．汇报时间不宜太长
因为领导工作很忙，时间有限，所以汇报的时间务必要尽力压缩，最好限定在半小时内，若15分钟就更好。因为从人的精力集中角度看，超过半小时，效果就不是很好。而且最好留有时间，让领导提问，你还会摸到领导注意或感兴趣的问题所在，领导也会感到你是个很懂礼貌的人。
7．汇报要准确
汇报时加入个人的推测和意见，不但影响其客观性，也会给上级留下不良的印象。如果自己有意见，不妨加上：“依我个人的意见……请您（大家）参考。”
写书面报告时，要先列结果，再加说明，内容复杂时，最好用图来显现，再配合自己的口头说明。
五、做好保密工作
信息保密是所有员工基本的和重要的职责之一，是保证国家、组织利益的起码要求。
从保密载体上讲，信息的安全及保密工作通常包括：口头信息的安全及保密工作；纸面信息的安全及保密工作；电子信息的安全及保密工作。如果办公室工作人员缺乏保密意识，那么，有时会造成不可弥补的损失。对于信息的保密，不同的载体应采取不同的措施：
（一）做好口头信息的保密工作
在员工心目中应该形成不要在组织内部或外部谈论有关单位的保密信息的定势心理，包括对其他工作人员、客户、自己的朋友或亲属。
在没有确认对方身份之前或未知对方是否被授予获知信息的权利之前，不要通过电话、手机、答录机等通讯设备给出保密信息。
向来访者提供信息时，更要注意，只向来访者提供组织允许的信息，若超出范围，应向上司汇报。
严格遵照会议的要求传达信息，不要加入个人的理解。
（二）做好纸面信息的安全
纸面信息包括用纸张、各种胶片等物质作为载体的文字、表格、图形等信息。做好纸面信息的安全，可以采用以下几点方法：
接受保密文件、资料等都要签收并登记。
文件或其他保密信息只发给或传阅到被授权阅读的人员手中，并要签收。
在传阅文件的时候，要放在文件夹、盒中携带，以防失密或散落丢失。
所有保密的文件应该归类于专用文件夹中，并清楚标明：“机密”，保存在带锁的、防火的柜子里。
离开办公室时，不把机密信息和文件留在办公桌上，应锁入抽屉或柜子，并锁好门窗。
用邮件发送保密信息，信封要贴封口，并标记：“秘密”或“保密”。
为了确保安全，高密级信息可以由工作人员亲自送交收件人。
复印完后，应将保密原件、复印件带走，不要留下。
传真保密文件时，需要使用具有保密功能的接受设备或要求接受人等在传真机旁即时收取。
极为重要的但不常用的纸面保密信息可以制成微缩胶片，保存到保险柜里。
不再需要的保密文档要粉碎。
（三）做好电子信息的保密安全
计算机显示器应该放在他人看不到屏幕的地方，如果来访者走近，应迅速滚动页面或关小亮度，或保存你的信息关闭显示器。
计算机打印保密材料要人不离机，负责保存和传递。
在提交电子信息给他人之前，应交予领导核对，不能给未授权的人。
每一个使用者应该有自己的识别码，密码必须保密，经常更换。
应该使用密码来保护计算机数据，并定期更换。
计算机必须经常进行查毒、杀毒，并为了安全，不要安装借来的程序。
重要的文件要做备份，并储存在安全、加锁的地方。
有保密信息的软盘不应该带出单位，以防止数据落到不应该得到这些信息的人手上。
有可能的话计算机应该安装报警系统，防止信息被盗。
（四）相关知识
如果你是单位的秘书，你更应该做好保密工作，这是你的重要职责，也只有这样做，你才值得领导信赖。
1、秘书的保密工作还要注意几个方面
文件保密：因为秘书经常要跟各种文件、资料、图表打交道，这是秘书工作的一大特点。秘书要有很强的保密意识，对保密文件、资料，应自觉做好接收、传递、保管等方面的工作，并且要注意，该看的看，不该看的坚决不看，不该说的坚决不说。
会议保密：秘书经常要参加各种会议，而且是有不少的领导层参与的会议。这些会议内容中常有不少信息需要保密，是否公开，何时公开，向谁公开都由主管领导决定，秘书不得随意扩散和泄露，要严格按照会议要求做好保密工作。
科技保密：任何组织开展经营活动都需要科学技术以及研发创新等方面工作做支持，可以说，它是企业的生命线。因此，相关的资料、情况都需要保密。秘书的工作性质决定其得与各种人接触，包括客户、同行、媒体、政府部门等，做好保密工作是非常重要的。
2、秘书应做好特定信息的保密工作
秘书在工作中都会接触到一些特定的信息，如：人事信息、财务信息、产品信息、客户信息等，做好这些特定的信息保密工作极为重要，如果不注意它的安全，让不该得到它的人得到，会给组织带来极大的影响和损失。
比如，秘书将正在酝酿的晋升信息公开，会引起员工之间的不稳定、不团结；如果将招聘信息公开，可能会被同行挖墙脚；如果财务信息失密，会引起股票价格的波动；企业有关新产品开发、市场活动和价格调动等信息被同行知道，可能会使组织蒙受巨大的经济损失。
所以，总的来说，作为一个办公室工作人员或秘书，要注意管住自己的“嘴”和“手”。管住“嘴”，就是知密而不泄密，管住“手”，就是保证经手的纸面信息和电子信息的安全。
电话使用的礼仪具有特殊性，那就是：只靠声音和语言与对方进行沟通，打电话往往是人与人之间往来的第一关，印象的好坏对个人及公司影响深远。因此，应充分了解电话礼仪，运用说话技巧，真诚、热情地与人沟通，这样在接、打电话时才能自然从容应对。
一、接听电话的礼仪
（一）接电话的方法
1．“铃响不过三”原则
